W przypadku niezdolności pracownika do pracy podstawą do wypłaty wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego jest zaświadczenie lekarskie (ZUS ZLA) wystawione przez lekarza. Pracownik jest zobowiązany dostarczyć pracodawcy zwolnienie nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. Jednak w razie pobytu pracownika w szpitalu i przedłużenia się jego trwania, nie zawsze będzie to możliwe. Obliczanie wynagrodzenia pracownika w miesiącu, kiedy przebywał on w szpitalu, a pracodawca nie otrzymał zwolnienia, będzie przebiegać inaczej.
Pobyt w szpitalu a dostarczenie zwolnienia lekarskiego
Dowodem stwierdzającym czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, a co za tym idzie podstawą do wypłaty wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, jest wyłącznie zaświadczenie lekarskie wystawione na druku ZUS ZLA przez lekarza, lekarza dentystę, felczera i starszego felczera, upoważnionych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych do wystawiania zaświadczeń. Zawiadamiając pracodawcę o pobycie w szpitalu, bez dostarczenia zaświadczenia ZUS ZLA, pracownik nie będzie miał prawa do otrzymania za ten okres wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego. Świadczenia te pracodawca wypłaci dopiero po doręczeniu zwolnienia.
Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS, zaświadczenie lekarskie stwierdzające okres pobytu ubezpieczonego w szpitalu wystawia się nie później niż w dniu wypisania ubezpieczonego ze szpitala. W razie dłuższego niż 14 dni pobytu ubezpieczonego w szpitalu zaświadczenie lekarskie wystawia się co 14 dni, w celu umożliwienia wypłaty świadczeń chorobowych.
WAŻNE!
Zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu wynosi 70% podstawy wymiaru. Jednak, gdy zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zasiłek chorobowy wynosi 100%, również za okres pobytu w szpitalu.
Jeżeli pracownik, który ukończył 50. rok życia, przebywa w szpitalu w okresie od 15. do 33. dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, podczas którego wypłacany jest mu zasiłek chorobowy, wynagrodzenie to za okres pobytu w szpitalu przysługuje w wysokości 80% (albo 100% w przypadkach wskazanych w art. 11 ust. 2 ww. ustawy).
Przykład
Jeden z pracowników poinformował pracodawcę, że 19 listopada udaje się do szpitala na operację i nie wie, jak długo będzie tam przebywał. Jest to pierwsza niezdolność do pracy pracownika w tym roku. Pracodawca sporządza listę płac 28. dnia miesiąca, przelewy wynagrodzeń na konta pracowników ma wykonać 29 listopada. Na dzień sporządzenia listy płac pracodawca nie otrzymał zwolnienia lekarskiego od pracownika, który nadal przebywał w szpitalu. Pracownik ma opuścić szpital 30 listopada i zwolnienie pracodawcy może dostarczyć najwcześniej 3 grudnia. Jak pracodawca powinien obliczyć wynagrodzenie tego pracownika za listopad?
Jeżeli w momencie sporządzania listy płac pracodawca nie posiada zaświadczenia ZUS ZLA, bo pracownik z powodu przebywania w szpitalu nie dostarczył go (od przyjęcia do szpitala nie minęło jeszcze 14 dni i pracownik nie otrzymał zwolnienia), to za ten czas pracodawca nie powinien naliczać wynagrodzenia (w tym przypadku będzie to wynagrodzenie chorobowe, bo jest to pierwsza niezdolność pracownika w tym roku) i wykazać ten okres w dokumentach rozliczeniowych jako nieobecność usprawiedliwioną bez prawa do wynagrodzenia i zasiłku z kodem 151. Następnie, gdy pracownik dostarczy zwolnienie lekarskie, pracodawca powinien skorygować dokumentację i wypłacić wynagrodzenie chorobowe za czas pobytu w szpitalu.
Pracodawca powinien więc obliczyć wynagrodzenie pracownika za czas przepracowany od 1 do 18 listopada i wypłacić je 29 listopada. Za okres od 19 do 30 listopada pracodawca będzie musiał skorygować dokumentację płacową i wypłacić pracownikowi wynagrodzenie chorobowe po dostarczeniu przez niego zaświadczenia lekarskiego.
Pracownik pobiera wynagrodzenie miesięczne w stałej wysokości 4200 zł oraz 15% premii regulaminowej (630 zł). Premia regulaminowa jest pomniejszana proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
W omawianym przykładzie, mimo że pracodawca nie otrzymał zwolnienia od pracownika, to posiada informację, że przebywa on w szpitalu i po zakończeniu hospitalizacji dostarczy zwolnienie.
1. Obliczenie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca:
- Ustalenie stawki za 1 dzień niezdolności do pracy:
4200 zł : 30 = 140 zł
- Ustalenie potrącenia za dni niezdolności do pracy:
Otrzymaną wyżej kwotę należy pomnożyć przez liczbę dni choroby pracownika, a następnie odjąć od wynagrodzenia miesięcznego:
140 zł x 12 = 1680 zł
- Ustalenie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca:
– wynagrodzenie zasadnicze: 4200 zł – 1680 zł = 2520 zł,
– premia regulaminowa: 2520 zł x 15% = 378 zł.
Kwota 2898 zł (2520 zł + 378 zł) jest kwotą wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za okres od 1 do 18 listopada, którą pracodawca wypłaci 29 listopada.
2. Po otrzymaniu zwolnienia lekarskiego pracodawca obliczy wynagrodzenie chorobowe za czas pobytu w szpitalu (od 19 do 30 listopada).
Przez cały okres, z którego wynagrodzenia jest uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego (od listopada 2011 r. do października 2012 r.), pracownik otrzymywał wynagrodzenie stałe w wysokości 4200 zł i 15% premię regulaminową. Jest to pierwsza niezdolność pracownika do pracy od chwili zatrudnienia w 2010 r.
- Ustalamy podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego:
4830 zł (4200 zł + 630 zł) x 13,71% (składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika) = 662,19 zł,
4830 zł – 662,19 zł = 4167,81 zł,
4167,81 zł x 80% = 3334,25 zł,
3334,25 zł : 30 = 111,14 zł.
- Otrzymaną kwotę mnożymy przez liczbę dni niezdolności do pracy:
111,14 zł x 12 = 1333,68 zł
Za 12 dni pobytu w szpitalu pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie chorobowe w wysokości 1333,68 zł.
Podstawa prawna:
- art. 11, art. 36, art. 62 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.),
- § 2, § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 65, poz. 741 ze zm.).