Zwrot wydatków za używanie prywatnego telefonu przez pracownika do celów służbowych, do wysokości wynikającej z billingu rozmów dotyczących firmy, jest zwolniony z podatku jako ekwiwalent pieniężny za używanie przez niego własnego sprzętu. Natomiast zwrot wydatków na abonament należy zaliczyć do opodatkowanych przychodów pracownika ze stosunku pracy i do podstawy wymiaru składek. Przyznanie pracownikowi stałego ryczałtu nie zwalnia z obowiązku obliczenia na podstawie billingu kwoty objętej zwolnieniem.
UZASADNIENIE
Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika i wartość nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof).
Takim przychodem jest m.in. zwrot wydatków, jaki chcą Państwo wypłacać pracownikowi w związku z tym, że ponosi on te wydatki w celach służbowych.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewidują wprost zwolnienia z podatku zwracanych pracownikowi wydatków używania prywatnego telefonu do celów firmowych. Zwolnienie z podatku wynika z art. 21 ust. 1 pkt 13 tej ustawy – na tej podstawie nie opłaca się podatku od ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Telefon w tym przypadku spełnia rolę sprzętu używanego na potrzeby pracy. Dlatego wydatki zwracane pracownikowi za używanie telefonu są zwolnione z podatku – ale tylko w tej części, w której wydatki te zostały poczynione na potrzeby firmy. Zwolnienie obejmuje bowiem zwrot ustalony jako ekwiwalent pieniężny. Zatem ustalając wysokość zwrotu, która będzie podlegać zwolnieniu z podatku, należy analizować billing rozmów i ustalić koszt rozmów poniesionych w interesie pracodawcy.
Takie stanowisko zajęła m.in. Izba Skarbowa w Warszawie z 19 grudnia 2008 r. (sygn. IPPB2/415-1412/08-2/MK). Według Izby: „W przypadku, gdy zakład pracy zwraca pracownikowi wydatki poniesione przez niego w związku z używaniem prywatnego telefonu do celów służbowych, u pracownika powstaje przychód. Przychód ten na mocy art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta ze zwolnienia od opodatkowania, jeżeli zwrócony wydatek stanowi ekwiwalent pieniężny. Zgodnie bowiem z powołanym przepisem wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.”.
WAŻNE!
Zwolnienie z podatku nie obejmuje zwrotu kosztów używania prywatnego telefonu w części przekraczającej koszty rozmów służbowych. Według interpretacji Izby Skarbowej w
Warszawie z 9 lutego 2009 r. (sygn. IPPB2/415-1553/08-2/MK), do celów zwolnienia z podatku zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika muszą zostać spełnione następujące warunki:
- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Jeżeli zatem będą spełnione te warunki, to kwota wypłaconego ekwiwalentu za używanie prywatnego telefonu pracownika będzie zwolniona z podatku. Należy mieć jednak na uwadze, że zwrot ten jest zwolniony z podatku do wysokości udokumentowanych kosztów rozmów telefonicznych wykonanych na potrzeby firmy. Zasadniczo należy je udokumentować billingiem rozmów telefonicznych. Takie stanowisko zajął m.in. Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w postanowieniu z 23 maja 2005 r. (sygn. 1472/RPŁ/415-24/05/KAR): „W przypadku, gdy zakład pracy dokonuje wypłaty ekwiwalentu za używanie przez pracownika telefonu komórkowego będącego jego własnością w celach związanych z wykonywaną pracą i jako płatnik podatku dochodowego uznaje ten ekwiwalent za zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof – musi posiadać dowody potwierdzające fakt używania przez pracownika tego telefonu do celów służbowych. Takim dokumentem może być np. wydruk rozmów telefonicznych (billing) zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów – umożliwiający podzielenie przeprowadzonych rozmów na rozmowy związane z pracą i rozmowy prywatne. Jeżeli wydatki poniesione przez pracownika, udokumentowane rachunkiem i wydrukiem „wykazu połączeń telefonicznych” dotyczą rozmów służbowych związanych z wykonywaną pracą – to zwrot tych wydatków przez pracodawcę można uznać za ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy telefonu komórkowego, stanowiące jego własność – podlegający zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof.”
PRZYKŁAD
Pracownikowi został przyznany ryczałt w wysokości 50 zł miesięcznie na korzystanie przez niego z telefonu firmowego na cele firmowe. Z billingu wynika jednak, że w marcu 2010 r. wydatki na rozmowy służbowe wyniosły niewiele ponad 20 zł. W związku z tym tylko ta kwota będzie objęta zwolnieniem z podatku. Natomiast pozostała część ryczałtu powinna zostać zaliczana do jego przychodów ze stosunku pracy za marzec br.
Podstawa wymiaru składek
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w myśl przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Ze składek zwolnione są jednak, podobnie jak w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych, ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika (§ 2 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Zatem zwrot kosztów za używanie telefonu pracownika do firmowych celów nie będzie zaliczany do podstawy wymiaru składek po spełnieniu warunków, które umożliwiają zwolnienie z podatku dochodowego.
Zwrot wydatków na abonament telefoniczny
Jeżeli chodzi natomiast o zwrot wydatków na abonament, jaki pracownik opłaca z tytułu użytkowania telefonu komórkowego, to jest on płacony niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z telefonu do celów pracodawcy, czy nie. Z założenia prywatny telefon pracownika służy przede wszystkim jego prywatnym celom. Nieuzasadnione byłoby w tym przypadku zaliczenie go do ekwiwalentu za używanie telefonu do celów pracodawcy. Ewentualny zwrot wydatków na abonament należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy. Będzie on również zaliczany do podstawy wymiaru składek, bowiem taki zwrot nie stanowi ekwiwalentu za używanie telefonu pracownika na potrzeby pracodawcy. Nie ma zatem w tym przypadku zastosowania wyłączenie z podstawy wymiaru tych składek.
Podstawa prawna
- art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
- § 1, § 2 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).