Bardzo często spotykane są sytuacje, gdy pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy poza miejscem pracy określonym w umowie o pracę. W przypadku gdy taka praca trwa przez dłuższy czas (w kraju lub za granicą), pojawia się wątpliwość, czy jest to podróż służbowa (delegacja) czy oddelegowanie. Przepisy prawa pracy nie definiują pojęcia „oddelegowanie”, jedynie określają, czym jest podróż służbowa. Prawidłowe rozróżnienie jest bardzo istotne ze względu na konsekwencje podatkowe.
Podróż służbowa
Zgodnie z art. 775 § 1 k.p. podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Pracownik ma prawo do diet i zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej, np. wydatki na przejazd czy noclegi. Są one zwolnione z opodatkowania (art. 21 ust. 16a updof). Żadne przepisy nie określają maksymalnej długości podróży służbowej, w praktyce przyjmuje się, że może trwać ona około 3 miesięcy. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, gdy podróż będzie trwała dłużej.
Ruchome miejsce pracy
Miejsce pracy można określić w umowie przez podanie obszaru pod warunkiem, że wynika to z charakteru (rodzaju) świadczonej pracy. Jest to dopuszczalne przy wykonywaniu pracy w przeważającej mierze „w terenie”, a nie wyłącznie na obszarze zakładu pracy czy w siedzibie pracodawcy, np. przedstawiciele handlowi, serwisanci, kierowcy. Poruszanie się przez pracownika w obrębie tego obszaru nie jest podróżą służbową.
Przykład
Wyjazd przedstawiciela handlowego, którego miejsce świadczenia pracy wskazano w umowie o pracę jako „województwo mazowieckie”, do obsługiwanych placówek na obszarze tego województwa, nie stanowi podróży służbowej. Będzie nią wyjazd do miejscowości położonych poza tym województwem.
Natomiast określenie „szerokiego” miejsca dla pracownika „stacjonarnego”, np. biurowego czy produkcji, nie odpowiada rzeczywistości i nie jest uzasadnione rodzajem świadczonej pracy. Pracodawca nie może uznać, że wyjazd takiego pracownika do innej miejscowości na terenie tego samego województwa nie jest wyjazdem poza stałe miejsce pracy, a przez co nie jest podróżą służbową.
Oddelegowanie
Przy kwalifikowaniu wyjazdu pracownika jako podróż służbowa czy oddelegowanie decydujące znaczenie ma określenie miejsca pracy w umowie o pracę z danym pracownikiem. Rozróżniając delegację od oddelegowania, należy rozumieć, że podróż służbowa wiąże się z wykonywaniem zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. O oddelegowaniu natomiast mówimy wówczas, gdy zmieniono miejsce wykonywania pracy wskazane w umowie o pracę. W tym celu pracodawca i pracownik zawierają porozumienie zmieniające. W praktyce oddelegowanie trwa dłużej niż 3 miesiące. Oddelegowany nie znajduje się w podróży służbowej, gdyż wykonuje pracę w określonym w umowie miejscu pracy. Nie przysługują mu diety i zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej.
Dla pracownika zatrudnionego na zagranicznej budowie o stałej lokalizacji miejsca wykonywania pracy podróżą służbową jest delegowanie do innej miejscowości w kraju zatrudnienia za granicą, w celu załatwienia spraw związanych z realizacją tej budowy (wyrok SN z 11 lutego 1999 r., II UKN 466/98, OSNAP 2000/7/289).
Przykład
Pracownik został oddelegowany do pracy we Francji. Aneksem do umowy o pracę ustalono, że stałym miejscem wykonywania pracy jest Lyon. Pracownik nie przebywa w podróży służbowej, nie przysługują mu diety i inne świadczenia związane z podróżami służbowymi. Przepisy wewnętrzne obowiązujące u danego pracodawcy (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) mogą przewidywać jednak pewne świadczenia (np. dodatek za rozłąkę czy premię za pobyt za granicą). Gdyby pracownik został wysłany z Lyonu np. do Paryża, wówczas byłaby to podróż służbowa i pracownik miałby prawo do świadczeń z tego tytułu.
Pracodawcy często wypłacają delegowanym pracownikom zwrot kosztów dojazdu, odpowiednik diet, czy dodatkowe wynagrodzenie. Stanowi to przychód pracownika, podlegający opodatkowaniu. W przypadku oddelegowania na terytorium RP wypłacone kwoty otrzymane przez pracownika podlegają w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Natomiast przy oddelegowaniu poza granice RP zwolnione z podatku dochodowego są dochody pracownika w wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty 30% diety z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju - zgodnie z art. 21 ust. 20 updof.
Podobnie będzie z zapewnieniem pracownikowi mieszkania w miejscu oddelegowania (miejscu wykonywania pracy). Zwolnione z opodatkowania są jedynie hotele robotnicze oraz kwatery prywatne wynajmowane na cele zbiorowego zakwaterowania do limitu 500 zł (art. 21 ust. 19 updof).
Dodatek za rozłąkę
W państwowych przedsiębiorstwach budowlano-montażowych oraz zakładach, które stosowały w tym zakresie układ zbiorowy pracy dla budownictwa, stosuje się zarządzenie MPiPS z 14 sierpnia 1990 r. w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (MP nr 32, poz. 258 ze zm.). Zarządzenie obowiązuje do czasu objęcia pracowników, których dotyczą jego przepisy, postanowieniami układu zbiorowego pracy lub innymi przepisami prawa pracy. Pozostali pracodawcy mogą postanowienia zarządzenia lub podobne wprowadzić do swoich przepisów płacowych. Zgodnie z zarządzeniem czasowo przeniesionym jest pracownik, który wyraził zgodę na okresowe przeniesienie do pracy na inny teren poza miejscowość stałego zamieszkania i utracił możność codziennego powrotu do miejscowości stałego zamieszkania. Takiemu pracownikowi przysługuje: zwrot kosztów przejazdu do miejsca czasowego przeniesienia i z powrotem; dodatek za rozłąkę za każdy dzień pobytu w miejscowości czasowego przeniesienia, łącznie z dniami podróży w związku z rozpoczęciem i zakończeniem czasowego przeniesienia; po każdych 14 dniach czasowego przeniesienia zwrot kosztów przejazdu do miejsca stałego zamieszkania i z powrotem najtańszym publicznym środkiem lokomocji w związku z odwiedzeniem rodziny w dniach wolnych od pracy oraz bezpłatne zakwaterowanie, a w razie jego braku, zwrot kosztów zakwaterowania w wysokości stwierdzonej rachunkiem; ryczałt za nocleg w wysokości 150% dodatku za rozłąkę. Od 1 kwietnia 1995 r. wysokość dodatku za rozłąkę wynosi 6,30 zł, jednak pracodawcy mogą ustalić wyższą kwotę, np. w wysokości diety za czas podróży służbowej. Dodatek jest wolny od podatku do wysokości diet za czas podróży służbowej pracowników.
Ewa Drzewiecka