Podczas podróży służbowej pracodawca obowiązany jest do zapewnienia pracownikowi noclegów lub zwrotu kosztów noclegów poniesionych przez pracownika.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Szczegółowe zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny być uregulowane w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie wynagradzania, albo w umowie o pracę.
Jeżeli żaden z powyższych aktów nie zawiera regulacji w tym zakresie, pracodawca spoza sfery budżetowej może stosować następujące akty prawne:
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.) albo
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Zgodnie z powyższymi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej na podstawie przedstawionego rachunku za nocleg. Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu, pracownikowi przysługuje ryczałt za każdy nocleg. Wysokość ryczałtu to 150% diety, czyli 34,50 zł. Warunkiem wypłaty ryczałtu jest zachowanie wymaganego przedziału czasowego, w którym pracownik z takiego noclegu musi skorzystać. Ryczałt przysługuje tylko wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między 21.00 a 7.00. Pracownikowi nie przysługuje prawo do zwrotu kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg za czas podróży, gdy pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. W przepisach nie zostały określone ani standardy hotelu, jaki ma zapewnić pracodawca, ani maksymalne kwoty, jakie może zapłacić za nocleg pracownik (gdy przedkłada rachunek, bo pracodawca mu noclegu nie zapewnił). Jednak kwestie te powinny być rozstrzygane na podstawie kryteriów związanych ze stanowiskiem pracy danego pracownika, jak również art. 8 k.p., który stanowi, że nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego.
Natomiast w przypadku podróży służbowych poza granice kraju za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia (podane 109 państw świata). W razie nieprzedłużenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym jest mowa w załączniku do rozporządzenia. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzony rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w załączniku do rozporządzenia. Przepisów o limitach na nocleg nie stosuje się jednak w przypadku, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg. Kwestie standardu hotelu, z którego korzysta pracownik, powinny być rozstrzygane według stanowiska, jakie dany pracownik pełni w zakładzie pracy oraz z uwzględnieniem zasad współżycia społecznego.