Przy rozliczaniu wyjazdów służbowych często pojawiają się problemy, jak zgodnie z prawem naliczać diety, gdy część podróży służbowej przypada na terenie kraju, a część za granicą.
Kiedy zaczyna się zagraniczna podróż służbowa
Rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.) wskazuje, że czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się w różny sposób w zależności od rodzaju środka komunikacji.
Przy podróży odbywanej środkami komunikacji:
• lądowej - czas podróży liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej - czas podróży liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej - czas podróży liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
Taki sposób liczenia czasu podróży zagranicznej pracownika powoduje, że znaczna część z tych podróży będzie poprzedzana i kończona czasem podróży służbowej na terenie kraju.
Przykład
Janusz P. pracuje i mieszka w Warszawie. Pracodawca nakazał mu odbycie podróży służbowej do Berlina. Jako środek transportu pracodawca wskazał pociąg. W ten sposób podróż służbowa Janusza P. będzie się składała z 3 części - dwóch krajowych (z Warszawy do granicy polsko-niemieckiej i w drodze powrotnej od granicy do Warszawy) i zagranicznej - na terenie Niemiec.
Gdyby pracodawca jako środek właściwy do odbycia podróży służbowej wskazał samolot, to całość podróży byłaby rozliczana jako zagraniczna podróż służbowa (pod warunkiem że samolot nie miałby międzylądowań w Polsce).
Sumowanie krajowych odcinków podróży
Fakt, że pracownik w ramach jednego wyjazdu służbowego odbywa zarówno podróż krajową, jak i zagraniczną, komplikuje naliczenie takiemu pracownikowi diet. Obydwa rozporządzenia o podróżach służbowych zawierają różne sposoby naliczania diety. Najwięcej problemów budzi sposób liczenia w takim przypadku czasu krajowej podróży służbowej. Czy w przypadku zagranicznego wyjazdu służbowego, który jest poprzedzony i zakończony podróżą krajową, mamy do czynienia z jedną krajową podróżą służbową rozdzieloną przez część zagraniczną czy też z dwoma podróżami krajowymi (pierwsza z miejscowości jej rozpoczęcia do granicy i druga od granicy do miejscowości jej zakończenia)? Stwierdzenie, czy mamy w takim przypadku do czynienia z jedną czy z dwiema krajowymi podróżami służbowymi, będzie częstokroć decydowało o prawie pracownika do diety. Przyjęcie, że pracownik odbywa w tej sytuacji dwie krajowe podróże służbowe, byłoby najczęściej bardziej korzystne dla pracodawcy, który niejednokrotnie mógłby uniknąć płacenia diety. Dwie podróże krajowe liczone oddzielnie mogą się okazać zbyt krótkie, aby pracownik nabył prawo do diety, która w krajowej podróży służbowej przysługuje tylko wówczas, gdy podróż trwa co najmniej 8 godzin (§ 4 ust. 2 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.; zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie diet na terenie kraju). Taki sposób liczenia jest jednak nieprawidłowy.
Przykład
Pracownik na stałe zatrudniony w Poznaniu wyruszył służbowym samochodem w podróż służbową do Sztokholmu. Z Poznania wyjechał 12 maja o godz. 8.00. Do Świnoujścia pracownik dotarł tego samego dnia o godz. 11.45. O godz. 13.45 odpłynął ze Świnoujścia promem do Ystad. W drodze powrotnej przypłynął do Świnoujścia 15 maja o godz. 16.00, a do Poznania dotarł tego samego dnia o godz. 19.50.
Przyjęcie, że pracownik odbył w tej sytuacji 2 krajowe podróże służbowe, prowadziłoby do uznania, że pracownikowi nie przysługuje dieta za część podróży odbytej na terytorium kraju. Poszczególne części tej podróży mają bowiem mniej niż 8 godzin (odpowiednio: 5 godzin 45 minut i 3 godziny 50 minut). Takie liczenie powoduje pokrzywdzenie pracownika, który w ramach podróży służbowej do Szwecji miał 9 godzin i 35 minut podróży służbowej po terytorium kraju - nabył więc prawo do połowy diety (11,50 zł).
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca (§ 2 rozporządzenia w sprawie diet na terenie kraju). Pracodawca, który określił jako miejscowość docelową podróży służbowej miasto zagraniczne, zadecydował o odbyciu jednej podróży służbowej. Przepisy o podróżach służbowych nakazują oddzielne liczenie diet dla jej części zagranicznej i krajowej. Nie dają jednak prawa do uznania, że odbyły się dwie krajowe podróże służbowe. Przy naliczaniu prawa do diety 2 odcinki tej podróży należy więc zsumować.
WaŻne!
Przy ustalaniu prawa do diety krajowe części podróży służbowej, której miejscowość docelowa leży poza granicami kraju, należy traktować jako jedną podróż służbową.
Niekiedy pracownik traci
Należność z tytułu diet na obszarze kraju oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:
• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
- ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Określenie w przepisach takiego sposobu naliczania diet w krajowej podróży służbowej może powodować, że sumowanie dwóch odcinków krajowej podróży służbowej, łączących się z podróżą zagraniczną będzie w niektórych przypadkach niekorzystne dla pracownika. Takie przypadki będą jednak dość rzadkie, gdyż poszczególne części krajowej podróży służbowej musiałyby przekraczać 12 godzin.
Arkadiusz Mika