Nasz pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową (został wysłany
jako przedstawiciel firmy na międzynarodową konferencję) miał
zapewnione śniadania w hotelu, w którym był zakwaterowany. Dodatkowo w
ramach konferencji, która odbywała się codziennie w godz. od 9.00 do
17.00, uczestnicy mieli zapewniony lunch (od 13.00 do 14.00). Jak w
takiej sytuacji rozliczyć się z pracownikiem? Czy należą mu się diety
obniżone jedynie o śniadania, czy lunch także obniża dietę?
RADA
Jeżeli lunch był pełnym posiłkiem, obniża on dietę przysługującą Państwa pracownikowi w ramach zagranicznej podróży służbowej o 30%. Jeśli jednak był to niewielki lekki posiłek, nie ma podstaw do obniżenia diety.
UZASADNIENIE
Nie we wszystkich krajach obowiązuje podobne nazewnictwo posiłków jak w Polsce. Ponadto w niektórych państwach obowiązuje trochę inny rozkład posiłków spożywanych podczas dnia niż w naszym kraju.
Lunch to na ogół lekki posiłek o charakterze zbliżonym do polskiego drugiego śniadania. Bywa także, że lunch jest w rzeczywistości obiadem.
Całodzienny charakter konferencji, w której brał udział Państwa pracownik, wskazuje, że najprawdopodobniej lunch zapewniony uczestnikom w jej trakcie miał charakter zbliżony do obiadu. W tej sytuacji należy zweryfikować to przypuszczenie pytając o to pracownika.
Jeżeli pracownik potwierdzi, że lunch był posiłkiem o charakterze obiadu, powinni Państwo uzyskać od niego pisemne oświadczenie w tej sprawie, które należy dołączyć do dokumentacji dotyczącej rozliczenia podróży służbowej.
Treść oświadczenia pracownika może wyglądać następująco:
„Niniejszym oświadczam, że lunch, który miałem zapewniony w czasie uczestnictwa w konferencji w ……… w dniach ……, był posiłkiem o charakterze obiadu.”
Lekki lunch, np. w postaci kanapki i ciastka z kawą, nie jest posiłkiem, który obniża przysługującą pracownikowi dietę. Natomiast pełny posiłek o charakterze obiadu, spożywany w południe lub wczesnym popołudniem, obniża dietę o 30% niezależnie od nazwy, jaką przyjęto na jego określenie.
Program konferencji, z którego wynika, że uczestnikom przysługiwał lunch, i oświadczenie pracownika są dokumentacją upoważniającą pracodawcę do obniżenia przysługującej pracownikowi diety o 30%. Będzie tak niezależnie od faktu, czy pracownik po konferencji spożył już danego dnia tylko jeden posiłek, czy dwa.
Dodatkowo dieta będzie obniżona o 15% w związku z tym, że w hotelu, w którym pracownik był zakwaterowany, otrzymywał śniadania. Pracownikowi będzie więc przysługiwała refundacja w wysokości 55% [100% – (30% + 15%)] diety przysługującej za podróż do danego kraju. Na ten zwrot będzie się składać część przeznaczona na kolację (30%) i na inne wydatki (25%).
WAŻNE!
Nie ma żadnych podstaw, by dzielić wskazane w rozporządzeniu wartości procentowe refundacji za poszczególne posiłki i obniżać o nie przysługującą pracownikowi dietę, gdy miał zapewnione dodatkowe „drobne” posiłki.
Przykład:
Pracownik w zagranicznej podróży służbowej miał zapewniony podwieczorek. W związku z tym pracodawca obniżył przysługującą mu dietę o 15%. Swoje postępowanie tłumaczył tym, że pracownik nie potrzebuje już 30% zwrotu za kolację, gdyż udostępniono mu wcześniej drobny posiłek. Takie postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe.
Podstawa prawna:
• § 5 ust. 2 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).