Jak wyliczyć należności za krajową podróż służbową

Pracownik zatrudniony w Warszawie był w podróży służbowej w Poznaniu od godziny 7.10 rano 8 lutego 2007 r. do godziny 13.35 11 lutego 2007 r. (wyjazd i powrót pociągiem), za bilety zapłacił łącznie 162 zł. Zapewniono mu 2 noclegi w hotelu (po 120 zł). Jedną noc pracownik spędził u swojej rodziny. W hotelu miał zapewnione dwie kolacje i dwa śniadania. W Poznaniu poruszał się komunikacją miejską (nie przedstawił biletów). Zakupił mapę Poznania, aby łatwiej mu było poruszać się po mieście (przedstawił rachunek na 12,50 zł). Przed podróża otrzymał zaliczkę w wysokości 400 zł. W jakiej wysokości przysługują mu należności z tytułu tej podróży?

RADA
Pracownik będzie miał prawo do 3,5 diety (tj. 80,50 zł), zwrotu kosztów noclegu (274,50 zł) oraz zwrot kosztów przejazdu (180,40 zł) i ewentualnie zwrot kosztów zakupu mapy (12,50 zł). Należy mu wypłacić 147,90 zł, tj. nalezności z tego tytułu pomniejszone o wypłaconą wcześniej zaliczkę.

UZASADNIENIE

Pracownikowi, który został wysłany w podróż służbową, przysługują z tego tytułu diety oraz zwrot kosztów poniesionych na przejazdy i noclegi, a także zwrot innych kosztów poniesionych w związku z tą podróżą.

Diety

Łącznie podróż służbowa trwała 3 dni, 6 godzin i 25 minut. Jest to podróż trwająca ponad dobę, więc za rozpoczętą, ale niepełną dobę poniżej 8 godzin pracownikowi przysługuje połowa diety. Jeżeli czwarta, niepełna doba podróży wynosiłaby więcej niż 8 godzin, pracownikowi należałaby się pełna dieta także za czwartą dobę podróży. Pracownikowi w tym przypadku należy wypłacić 3,5 diety.

Wysokość diety nie może być niższa niż dieta przysługująca pracownikom zatrudnionym w państwowych lub samorządowych jednostkach budżetowych.

Pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie. Nie spowoduje to obniżenia należnej mu diety. W podróżach krajowych można w ogóle nie wypłacać diety, jeżeli pracownikowi zapewniono całodzienne bezpłatne wyżywienie. Nie można jej natomiast obniżyć ze względu na zapewnienie częściowego wyżywienia, co jest zasadą przy zagranicznych podróżach służbowych.

Wysokość diety od 1 stycznia 2007 r. wynosi 23 zł, pracownikowi z tego tytułu przysługuje więc: 3,5 × 23 zł = 80,50 zł.

Noclegi

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu za dwie noce spędzone w hotelu, w wysokości udokumentowanej rachunkiem, łącznie 240 zł (dwie noce × 120 zł).

Za trzecią noc należy mu wypłacić ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, czyli 34,50 zł (23 zł × 150%).

Łącznie za noclegi należy pracownikowi wypłacić: 240 zł + 34,50 zł = 274,50 zł.

Przejazdy, dojazdy i inne wydatki

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie: 162 zł (cena biletów PKP w obie strony).

Jeżeli pracownik ponosił koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej, należy mu także wypłacić ryczałt na pokrycie tych kosztów (pracownik nie przedstawił biletów potwierdzających faktycznie poniesione koszty).

Przysługuje mu 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży. W tym przypadku są to 4 doby, czyli:

4 × 20% × 23 zł = 18,40 zł.

Łącznie pracownikowi przysługuje:

162 zł + 18,40 zł = 180,40 zł.

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi inne poniesione wydatki stosownie do uzasadnionych potrzeb. Jeżeli pracodawca uzna, że zakup planu Poznania był uzasadniony, to powinien zwrócić pracownikowi także koszt tego wydatku na podstawie rachunku, czyli 12,50 zł.

Należności razem

Pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej przysługują łącznie następujące należności:

80,50 zł (diety) + 274,50 zł (noclegi) + 180,40 zł (przejazdy) + 12,50 zł (mapa) = 547,90 zł.

Pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 400 zł, należy mu zatem wypłacić:

547,90 zł – 400 zł = 147,90 zł.

Podstawa prawna:• § 3–7 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).