W takiej sytuacji można zawrzeć porozumienie o zawieszeniu wypłaty premii (odpowiednio nagrody uznaniowej) na czas określony w porozumieniu, nie dłuższy jednak niż 3 lata. Takie porozumienie powinno zawrzeć się z organizacją związkową lub – w przypadku jej braku – z przedstawicielstwem pracowników. Innym rozwiązaniem jest zmiana regulaminu wynagradzania polegająca na likwidacji premii i nagród. Jednak to rozwiązanie wymaga czasu na wdrożenie.
Niewypłacone premie stają się zaległymi świadczeniami ze stosunku pracy, co do których roszczenie przedawnia się z upływem 3 lat od daty, kiedy stało się wymagalne. Ponadto pracownikom będą przysługiwały odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty zaległych składników wynagrodzenia. Wątpliwości budzi tylko obowiązek wypłaty nagród uznaniowych. Co do zasady świadczenie o takiej nazwie jest składnikiem wynagrodzenia, które nie ma charakteru roszczeniowego, zależy bowiem wyłącznie od uznania pracodawcy. Jeżeli jednak w Państwa przypadku nagrody uznaniowe mają charakter roszczeniowy, to będą w stosunku do nich obowiązywały identyczne zasady jak te dotyczące premii regulaminowej.
W opisanej sytuacji pierwszym rozwiązaniem, jakie można zastosować, jest zmiana regulaminu wynagradzania polegająca na likwidacji premii i nagród. Ponieważ jest to regulacja mniej korzystna dla pracowników, należy ją wprowadzić w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę (art. 772 § 5 i art. 24113 k.p.). Przy czym przy wypowiadaniu dotychczasowych warunków umowy o pracę nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy, co oznacza, że żaden z pracowników nie jest chroniony przed takim wypowiedzeniem zmieniającym.
Dokonując wypowiedzeń zmieniających, trzeba pamiętać, że do wypowiedzenia warunków pracy lub płacy stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę (art. 42 § 1 k.p.). Należy więc uwzględniać te regulacje, które odnoszą się do wypowiedzenia definitywnego (m.in. zachowanie formy pisemnej, podanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie – w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony, przeprowadzenie konsultacji związkowej – w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony i jednocześnie reprezentowanych przez organizację związkową, podanie informacji o prawie i terminie odwołania się do sądu pracy).
Postanowienia mniej korzystne można również wprowadzić w trybie porozumień stron zmieniających dotychczasowe warunki zatrudnienia. Warunkiem zawarcia porozumienia będzie zgoda pracownika na dokonanie zmiany w tym trybie. Taka sama procedura obowiązuje w odniesieniu do świadczeń pozapłacowych (np. pakietów medycznych, polis ubezpieczeniowych, programów sportowych), jeżeli prawo do nich wynikało z treści zmienionego regulaminu wynagradzania. Pogląd taki podziela m.in. Główny Inspektorat Pracy (GPP-471–4560–22/09/PE/RP).
Odnosząc się do powyższych uregulowań, można stwierdzić, że zmiana regulaminu wynagradzania i wprowadzenie postanowień mniej korzystnych od dotychczasowych jest długotrwałym procesem, który może okazać się mało skutecznym rozwiązaniem dla pracodawcy, który ma kłopoty finansowe. Dla takich okoliczności ustawodawca przewidział inne rozwiązanie, pozwalające na większą elastyczność i szybsze dostosowanie się pracodawcy do jego zmieniającej się sytuacji ekonomicznej.
Pracodawca może zdecydować się na zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, jeżeli jest to uzasadnione jego trudną sytuacją finansową. Nie dotyczy to jednak przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów innych ustaw i aktów wykonawczych, co oznacza, że nie można zawiesić stosowania przepisów wynikających z ustawowych źródeł prawa pracy. Porozumienie może zatem dotyczyć postanowień wynikających z wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy (np. z regulaminu wynagradzania). Porozumienie takie można zawrzeć z reprezentującą pracowników organizacją związkową, a w przypadku jej braku – z przedstawicielstwem pracowników. Przedstawicielstwo pracowników powinno zostać wyłonione w trybie przyjętym w firmie (może to być jedna lub więcej osób). Jednocześnie trzeba pamiętać, że zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy nie może trwać dłużej niż 3 lata. Ponadto istnieje obowiązek przekazania właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy porozumienia o zawieszeniu. Nie ma to jednak wpływu na treść tego porozumienia lub jego wejście w życie.
W zakresie i przez czas określony w porozumieniu nie stosuje się z mocy prawa wynikających z regulaminu wynagradzania warunków umów o pracę (art. 91 § 3 i art. 24127 § 3 k.p.). Regulacja ta oznacza, że nie stosuje się zawieszonych postanowień bez konieczności dokonywania wypowiedzeń zmieniających czy zawierania porozumień zmieniających. A zatem zawieszenie wypłacania premii (odpowiednio nagród) będzie obowiązywało od daty określonej w porozumieniu, bez konieczności przeprowadzania dodatkowych procedur.