Celem potrąceń jest pokrycie własnej wierzytelności przysługującej pracodawcy ze strony pracownika albo przeznaczenie tych kwot na pokrycie innych należności, które dochodzone są od pracownika w postępowaniu egzekucyjnym (sądowym lub administracyjnym).
Potrącenia nie mogą być wykonywane dowolnie, ale w odpowiedniej kolejności. Jedyne możliwe potrącenia przewidziane są w art. 87 k.p. Przed przystąpieniem do potrąceń należy odliczyć z wynagrodzenia składki na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
W drugiej kolejności dokonuje się potrąceń następujących należności:
- sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
- sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
- zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;
- kar pieniężnych przewidzianych za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy (art. 108 k.p.).
Określone są również granice potrąceń. Mogą być one dokonywane do wysokości 3/5 wynagrodzenia w przypadku świadczeń alimentacyjnych, natomiast do 1/2 wynagrodzenia w przypadku innych należności, łącznie z potrąceniami zaliczek pieniężnych. Niezależnie od ww. potrąceń odliczeniu podlegają również kary pieniężne. Nie może być ona wyższa niż jednodniowe wynagrodzenie pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przekroczyć 1/10 wynagrodzenia już po odliczeniu innych potrąceń (art. 108 § 3 k.p.).
W pełnej wysokości potrąceniu podlegają następujące składniki wynagrodzenia:
- nagroda z zakładowego funduszu nagród,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne,
- należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej,
- kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
Pierwsze trzy składniki podlegają egzekucji w pełnej wysokości tylko na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych (art. 87 § 5 k.p.). Każde inne potrącenie z wynagrodzenia za pracę poza egzekwowanymi na podstawie tytułów wykonawczych lub kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia wymagają zgody pracownika wyrażonej na piśmie.
Przy rozpatrywaniu zasad, według których dokonuje się potrąceń, warta podkreślenia jest kwestia kwot wolnych od potrąceń (art. 871 k.p.). Tutaj granica potrąceń wynika głównie z procentowego ujęcia wynagrodzenia pracownika.
I tak, wolne od potrąceń jest:
w minimalne wynagrodzenie za pracę (po odliczeniu wymaganych składek ubezpieczeniowych oraz zaliczek na podatek) przy potrąceniu sum z innych tytułów wykonawczych niż świadczenia alimentacyjne,
- 75% ww. wynagrodzenia przy potrąceniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
- 90% ww. wynagrodzenia przy potrąceniu kar przewidzianych w art. 108 k.p.
Powyższych wyliczeń używa się w stosunku do pracownika, który jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. W przypadku gdy osoba pracuje w niepełnym wymiarze czasu pracy, to ww. wartości ulegają obniżeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w jakim pracują.
Potrącenia na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych pracodawca dokonuje bez postępowania egzekucyjnego. Wyjątkiem, kiedy postępowanie egzekucyjne jest wskazane, to sytuacja gdy:
- świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli,
- gdy wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.