Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie można udzielić pożyczki na wydatki o charakterze zdrowotnym, co nie wyklucza możliwości przyznania na ten cel materialnej pomocy bezzwrotnej w formie finansowej zapomogi. Jednak taką możliwość musi przewidywać regulamin zfśs.
Katalog wydatków zaliczanych do działalności socjalnej, finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, określają przepisy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Działalność socjalna pracodawcy obejmuje m.in. udzielanie pomocy w formie pożyczki, jednak wyłącznie na cele mieszkaniowe, tj. związane z pozyskaniem lub utrzymaniem mieszkania (art. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm. - zwana dalej ustawą o zfśs). Usługi w zakresie opieki zdrowotnej nie są działalnością socjalną pracodawcy w rozumieniu ustawy o zfśs. W związku z tym z zfśs nie można udzielać pożyczek na sfinansowanie wydatków pracownika uzasadnionych jego sytuacją zdrowotną.
Nie oznacza to jednak, że ze środków funduszu nie można udzielić pracownikowi zapomogi na ten cel. Taką możliwość jednak powinien przewidywać regulamin zfśs. Co do zasady, taka pomoc ma charakter bezzwrotny. Jest to forma doraźnej pomocy finansowej lub rzeczowej (zapomoga), uzasadnionej określonymi potrzebami życiowymi, rodzinnymi, a przede wszystkim trudną sytuacją materialną pracownika, niepozwalającą samodzielnie rozwiązywać pojawiających się problemów socjalnych.
Zasady podziału środków zfśs na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, w tym także zasady i warunki korzystania z pomocy socjalnej, pracodawca określa w regulaminie.
Wszystkie świadczenia socjalne, w tym zapomogi, mają charakter uznaniowy, gdyż decyzja o ich przyznaniu i wysokości jest zawsze uzależniona wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (dochód na osobę w rodzinie) osoby uprawnionej ubiegającej się o świadczenie. W praktyce oznacza to, że pracownik mimo posiadanego ustawowego uprawnienia do korzystania z zfśs może żadnych świadczeń nie otrzymać.
Niektóre zapomogi, ze względu na szczególne okoliczności ich przyznawania oraz ich przeznaczenie, są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych do łącznej wysokości 2280 zł w roku podatkowym.
Są to zapomogi otrzymane w przypadku:
• indywidualnych zdarzeń losowych,
• klęsk żywiołowych,
• długotrwałej choroby lub śmierci (art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
Limit tego zwolnienia nie dotyczy wyłącznie zfśs. Obejmuje on zapomogi bez względu na źródło ich finansowania. Podatnik (pracownik bądź emeryt) powinien legitymować się dokumentami, które uprawdopodobnią np. długotrwającą chorobę powodującą dodatkowe wydatki (konieczność zakupu lekarstw, sprzętu medycznego, płatnych badań i innych usług medycznych lub rehabilitacyjnych, niezbędnych w procesie leczenia, np. trudno dostępnych w publicznej służbie zdrowia). Przewlekłość leczenia może być także potwierdzona przez lekarza rodzinnego lub prowadzącego.
Od zapomóg wypłaconych z zfśs, podobnie jak i od innych świadczeń finansowanych z tego funduszu, nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, bez względu na wartość tych zapomóg (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).