Aby obliczyć kwotę, która powinna znaleźć się na rachunku zfśs, w pierwszej kolejności należy wyznaczyć średnie planowane zatrudnienie na dany rok, a następnie stan faktycznego zatrudnienia na koniec roku.
W przepisach dotyczących zfśs nie określono sposobu obliczania stanu zatrudnienia w danym miesiącu do celów ustalenia wysokości odpisu na fundusz.
Metody ustalania przeciętnego zatrudnienia
Za najbardziej odpowiednie sposoby obliczania stanu zatrudnienia na potrzeby odpisu na zfśs uznaje się metody statystyczne, o których mowa w objaśnieniach do formularzy sprawozdawczych stosowanych w badaniach statystycznych (np. Z-03 czy Z-06).
Metody ustalania przeciętnego zatrudnienia
| Rodzaj metody | Na czym polega | Gdzie ma zastosowanie |
| Średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu | polega na zsumowaniu stanów zatrudnienia z każdego dnia (w przeliczeniu na pełne etaty), a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez liczbę dni miesiąca. Stosując tę metodę, do stanów dziennych nie należy wliczać osób przebywających w danym dniu na urlopie bezpłatnym. Wynika to z tego, że okresu urlopu bezpłatnego nie wliczamy do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, a odmienne uregulowania w tym zakresie mogą wynikać jedynie z przepisów szczególnych (art. 174 § 2 i § 4 Kodeksu pracy). Nie dotyczy to urlopu bezpłatnego udzielonego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 1741 Kodeksu pracy) | przy dużej płynności kadr lub w warunkach natężenia zjawiska udzielania urlopów bezpłatnych |
| Uproszczona | polega na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2; wykorzystując tę metodę nie należy uwzględniać osób, które korzystały z urlopów bezpłatnych w wymiarze powyżej 14 dni | w warunkach stabilnej sytuacji kadrowej |
| Średniej chronologicznej | polega na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca oraz podzieleniu otrzymanej wartości przez 2 | jak wyżej |
PRZYKŁAD
W listopadzie 2012 r. liczba osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełne etaty kształtowała się następująco:
- w okresie od 1 do 16 listopada 2012 r. – 72 osoby,
- w okresie od 17 do 20 listopada 2012 r. – 70,5 pełnych etatów,
- w okresie od 21 do 30 listopada 2012 r. – 75 osób.
Średni stan zatrudnienia wyliczony według każdej z 3 metod statystycznych wyniesie:
- metodą średniej arytmetycznej: 2184 (16 dni x 72 os. + 4 dni x 70,5 etatów + 10 dni x 75 os.) : 30 dni = 72,80 pełnych etatów;
- metodą uproszczoną: 72 + 75 = 147;
147 : 2 = 73,5 pełnych etatów;
- metodą średniej chronologicznej: (36 + 37,5 + 72) : 2 = 72,75 pełnych etatów.
Przeliczenie na pełne etaty
Przeliczenia osób zatrudnionych na niepełne etaty dokonuje się przez podzielenie liczby godzin pracy w tygodniu osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat, a następnie przez pomnożenie otrzymanego współczynnika przez liczbę osób pracujących w danym niepełnym wymiarze czasu pracy. Wynik należy zaokrąglić do dwóch miejsc po przecinku.
PRZYKŁAD
Hurtownia spożywcza zatrudnia 10 osób na 1/4 etatu, 20 osób na 1/2 etatu oraz 4 osoby na 3/4 etatu. Przeliczenie na pełne etaty powinno wyglądać następująco:
| Liczba osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze | Wymiar etatu | Tygodniowa liczba godzin pracy | Współczynnik przeliczeniowy | Liczba osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze po przeliczeniu na pełne etaty |
| 10 | 1/4 | 10 | 10: 40 = 0,25 | 0,25 x 10 = 2,5 |
| 20 | 1/2 | 20 | 20: 40 = 0,5 | 0,5 x 20 = 10 |
| 4 | 3/4 | 30 | 30: 40 = 0,75 | 4 x 0,75 = 3 |
| Suma: 34 |
| Suma: 15,5 | ||
Korekta odpisu
Po wyznaczeniu średniego zatrudnienia w danym roku należy porównać planowany stan zatrudnienia ze stanem faktycznym.
Jeżeli:
- średnia rzeczywista liczba zatrudnionych okazała się wyższa od zaplanowanej – do 31 grudnia należy odprowadzić na konto funduszu powstałą niedopłatę,
- przeciętna liczba zatrudnionych okazała się niższa niż planowana – można wycofać nadpłatę z rachunku funduszu lub przeznaczyć ją na działalność socjalną w przyszłym roku, zmniejszając tym samym wysokość odpisu na zfśs w tym roku, jeżeli pracodawca zamierza kontynuować działalność socjalną (nie dotyczy jednostek sfery budżetowej).
Jeśli w chwili dokonywania korekty nie ma pieniędzy na koncie funduszu, wówczas wystąpi na nim saldo ujemne. W takiej sytuacji nie ma podstaw do pomniejszenia odpisu ustalanego na następny rok, a pracodawca nie ma możliwości odzyskania środków wykorzystanych ponad odpis wynikający z rzeczywistego poziomu zatrudnienia.
WAŻNE!
Jeżeli w chwili dokonywania korekty nie ma pieniędzy na rachunku zfśs, pracodawca nie ma możliwości odzyskania środków wykorzystanych ponad odpis wynikający z rzeczywistego poziomu zatrudnienia.
W przypadku gdy zakładany na początku roku przeciętny stan zatrudnienia nie uległ zmianie w kolejnych miesiącach danego roku, odpisu na fundusz nie należy korygować.
Jeżeli w trakcie roku pracodawca będzie miał pewność, że planowany na początku roku stan zatrudnienia ulegnie zmianie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wstępnie skorygował wysokość odpisów na fundusz jeszcze przed planowanymi wpłatami na wyodrębniony rachunek zfśs. Natomiast ostatecznej korekty powinien dokonać najpóźniej 31 grudnia.
PRZYKŁAD
W lutym 2012 r. firma produkcyjna ze stabilną sytuacją kadrową, wykorzystując metodę uproszczoną przy ustalaniu przeciętnego zatrudnienia, zaplanowała, że miesięczne, przeciętne zatrudnienie wyniesie w tym roku 115 osób, w tym:
- 88 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, 10 pracowników na 1/2 etatu oraz 2 osoby na 3/4 etatu (wszyscy wykonują pracę w normalnych warunkach),
- 15 pracowników pełnoetatowych zatrudnionych w uciążliwych warunkach.
Ustalenie odpisu należnego za 2012 r. (przy założeniu, że pracodawca dokonuje odpisu na zfśs w ustawowej wysokości) powinno wyglądać następująco:
Krok 1. Wstępne naliczenie odpisu na podstawie planu ze stycznia br.
- pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach: 1093,93 zł x 94,50 etatu (88 etatów + 10 x 0,5 etatu + 2 x 0,75 etatu) = 103 376,39 zł,
- pracownicy zatrudnieni w warunkach uciążliwych: 1458,57 zł x 15 etatów = 21 878,55 zł.
Łączna wysokość odpisu wyniosła: 125 254,94 zł (zapłacona w maju i we wrześniu br.).
Krok 2. Obliczenie odpisu na podstawie faktycznej przeciętnej liczby pracowników w grudniu br.
Pod koniec grudnia okazało się, że przeciętne zatrudnienie wyniosło:
- 91 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, 8 pracowników na 1/2 etatu oraz 5 pracowników na 3/4 etatu (wszyscy wykonują pracę w normalnych warunkach),
- 16 pracowników pełnoetatowych zatrudnionych w warunkach uciążliwych.
Na tej podstawie należy ponownie przeliczyć wysokość odpisu:
- pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach: 1093,93 zł x 98,75 etatu, tj. 91 etatów + (8 x 0,5 etatu) + (5 x 0,75 etatu) = 108 025,59 zł,
- pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych: 1458,57 zł x 16 etatów = 23 337,12 zł.
Łączna wysokość odpisu wyniosła: 131 362,71 zł.
Krok 3. Porównanie wysokości odpisu z początku i końca roku
Ponieważ rzeczywista przeciętna liczba zatrudnionych okazała się wyższa od zaplanowanej, pracodawca ma obowiązek uzupełnić środki zfśs o kwotę 6107,77 zł (131 362,71 zł – 125 254,94 zł).
Sankcje za nieskorygowanie odpisu
Za niedopełnienie obowiązków ciążących na pracodawcy w związku z zarządzaniem i gospodarowaniem środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym również za zaniechania lub nieprawidłowości w czynnościach związanych z corocznym korygowaniem odpisów, przepisy przewidują karę grzywny do 2 tys. złotych (art. 12a ustawy o zfśs). W tych sprawach sąd orzeka na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu, tj. Państwowej Inspekcji Pracy, w trybie określonym w przepisach Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.
Podstawa prawna:
- art. 5–5a, art. 6, art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),
- § 1, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349),
- obwieszczenie Prezesa GUS z 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. (M.P. Nr 15, poz. 156),
- art. 174 § 2 i § 4, art. 1741 Kodeksu pracy.