Rezygnacja z tworzenia funduszu socjalnego

Pracodawcy prywatni zobowiązani do tworzenia zfśs mogą zwolnić się z tego obowiązku nie tylko 1 stycznia danego roku, ale także w trakcie roku. Okres, na jaki pracodawca chce dokonać zawieszenia funduszu lub całkowitej jego likwidacji, powinien zostać precyzyjnie określony w aktach wewnątrzzakładowych obowiązujących w firmie. Takiej możliwości nie mają jednostki sektora finansów publicznych, które tworzą fundusz obowiązkowo.

Rezygnacja z działalności socjalnej nie może nastąpić z dnia na dzień. W takim przypadku obowiązuje bowiem określona procedura wprowadzania zmian, która zależy od tego, czy w zakładzie funkcjonuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania.

Rezygnacja z zfśs w dokumentach wewnątrzzakładowych

Jeżeli pracownicy są objęci układem zbiorowym pracy, decyzję o nieutworzeniu funduszu wprowadza się do układu w drodze protokołów dodatkowych, do których należy stosować przepisy dotyczące układu zbiorowego pracy (art. 241⁹ § 1 Kodeksu pracy). Aby jednak była możliwa zmiana układu w zakresie tworzenia zfśs, wymagana jest zgoda związków zawodowych. Jeżeli organizacje związkowe przychylą się do decyzji pracodawcy, protokół zawierający postanowienie o rezygnacji z funduszu po zarejestrowaniu przez okręgowego inspektora pracy wchodzi w życie w terminie ustalonym w protokole, jednak nie wcześniej niż z dniem zarejestrowania.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u którego nie funkcjonują organizacje związkowe, a który jest zobowiązany do opracowania regulaminu wynagradzania, decyzję o rezygnacji z zfśs wprowadza w drodze aneksu do tego regulaminu. Zmiany do regulaminu wynagradzania dotyczące zfśs taki pracodawca może wprowadzić po uprzednim ich uzgodnieniu z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 w związku z art. 4 ustawy o zfśs). Jeżeli u pracodawcy działają związki zawodowe, to zmiany do regulaminu wynagradzania dotyczące zfśs pracodawca uzgadnia z organizacją związkową. Aneks wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 104³ § 1 Kodeksu pracy). Brak zgody związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników na proponowaną zmianę regulaminu wynagradzania powoduje, że zmiany w regulaminie, dotyczące rezygnacji z zfśs w trakcie roku, nie wejdą w życie.

Firmy niezobowiązane do opracowania regulaminu wynagradzania, zatrudniające mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u których funkcjonuje zfśs, decyzję o rezygnacji z funduszu podejmują samodzielnie, bez konsultacji z pracownikami. Muszą jednak o tym poinformować pracowników do 31 stycznia danego roku. Zatem likwidacja zfśs w późniejszym terminie będzie niemożliwa.

We wszystkich wymienionych przypadkach rezygnacja z zfśs może być zarówno bezterminowa, jak i dotyczyć ściśle wyznaczonego okresu.

Proporcjonalny odpis na zfśs

Pracodawca, który zdecydował o odstąpieniu od tworzenia zfśs w trakcie roku, powinien ustalić i przekazać na rachunek funduszu odpis ustalony w wysokości proporcjonalnej do okresu funkcjonowania zfśs. Rezygnacja z zfśs w trakcie roku, mimo że nie wynika wprost z ustawy o zfśs, jest możliwa na podstawie § 3 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zfśs. Zgodnie z tym przepisem, sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy. Oznacza to, że przepisy przewidują możliwość naliczenia odpisu niższego niż całoroczny.

WAŻNE!

W przypadku rezygnacji z zfśs w trakcie roku pracodawca powinien odprowadzić na rachunek funduszu odpis w wysokości proporcjonalnej do okresu prowadzenia zfśs.

W 2012 r. podstawą do naliczenia odpisu na zfśs jest ta sama kwota bazowa, która obowiązywała w 2011 r., tj. 2917,14 zł (art. 1 ustawy z 22 grudnia 2011 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej).

Pracodawcy, którzy początkowo utworzyli zfśs, a następnie podjęli decyzję o rezygnacji z funduszu, w pierwszej kolejności powinni ustalić wysokość całorocznego odpisu według planowanej liczby zatrudnionych, a następnie ponownie przeliczyć odpis z uwzględnieniem okresu prowadzenia funduszu.

Niewykorzystane środki zfśs

W przypadku rezygnacji z funduszu w trakcie roku niewykorzystane środki zgromadzone na rachunku bankowym należy nadal wykorzystywać zgodnie z ich przeznaczeniem, czyli wyłącznie na działalność socjalną określoną w regulaminie funduszu. Rezygnacja z zfśs w trakcie roku nie uprawnia pracodawcy do dowolności w dysponowaniu pozostałymi środkami zfśs. Niezgodne z przepisami ustawy o zfśs byłoby przekazanie niewykorzystanych odpisów np. na spłatę zaległości wobec kontrahentów.

Podstawa prawna:

• art. 1 ust. 1, art. 3, art. 4, art. 8, art. 11, art. 12 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.),
• § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349),
• art. 1 ustawy z 22 grudnia 2011 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej (Dz.U. Nr 291, poz. 1707),
• obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. (M.P. Nr 15, poz. 156),
• art. 77², art. 241⁹ § 1, art. 241¹¹ § 1, art. 241¹² § 1 Kodeksu pracy.