Pracodawca, wypłacając pracownikowi wynagrodzenie co miesiąc, sporządza listę płac, potwierdzającą naliczenie wynagrodzenia wraz ze wszystkimi obciążeniami publiczno-prawnymi płaconymi zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.
Jednak po jej sporządzeniu i wypłacie wynagrodzenia mogą nastąpić różne zdarzenia, powodujące zmianę wysokości należnego wynagrodzenia, np. niezdolność do pracy. Jeżeli takie zdarzenie będzie miało miejsce pod koniec miesiąca i pracownik dostarczy zaświadczenie lekarskie za okres, za który wypłacono pełne wynagrodzenie, to czy pracodawca powinien korygować listę płac?
Krótkotrwała niezdolność do pracy
Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną (art. 80 k.p.). Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Jednym z takich przypadków, gdy pracownik nie wykonuje pracy, ale ma prawo do wynagrodzenia, jest niezdolność do pracy z powodu choroby lub innych okoliczności, o których mowa w art. 92 § 1 k.p.
Za czas niezdolności do pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. Świadczenia te wynoszą 80% lub 100% wynagrodzenia, są inaczej naliczane niż wynagrodzenie za pracę, inaczej wykazuje się je również w dokumentach rozliczeniowych. W związku z tym po stronie pracownika może powstać nadpłata wynagrodzenia lub po stronie pracodawcy niedopłata wynagrodzenia. Dlatego, gdy np. pracownik stanie się niezdolny do pracy pod koniec miesiąca, za który wypłacono już pełne wynagrodzenie za pracę albo gdy dostarczy zaświadczenie lekarskie z opóźnieniem w następnym miesiącu, metoda działania związana z korektą listy płac będzie uzależniona od tego, jaki charakter będzie miała nieobecność pracownika – krótko- czy długotrwały.
W przypadku gdy niezdolność do pracy jest krótkotrwała, pracodawca nie musi korygować listy płac, a nadpłacone wynagrodzenie będzie mógł odliczyć w najbliższym terminie wypłaty. Będzie tego mógł dokonać bez zgody pracownika, gdyż zgodnie z art. 87 § 7 k.p. z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
PRZYKŁAD 1
Pracodawca wypłacił pracownikom wynagrodzenie za pracę 27 stycznia 2013 r. 28 stycznia jeden z pracowników dostarczył zwolnienie lekarskie za okres od 21 stycznia do 31 stycznia. Za czas niezdolności do pracy pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie chorobowe.
Nadpłacone wynagrodzenie pracodawca będzie mógł potrącić z wynagrodzenia wypłacanego w lutym. W tym przypadku nie jest wymagana korekta listy płac.
Istota „odliczenia” przewidzianego w art. 87 § 7 k.p. polega na możliwości zmniejszenia przez zakład pracy kwoty wynagrodzenia pracownika podlegającej wypłaceniu w danym miesiącu o wynagrodzenie wypłacone w poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie nie przysługuje (wyrok SN z 4 października 1994 r.).
Składki ZUS
W sytuacji krótkotrwałej niezdolności do pracy i braku konieczności korygowania listy płac (sytuacja opisana w przykładzie 1) dokumenty rozliczeniowe przekazywane do ZUS należy sporządzić zgodnie ze stanem faktycznym, tj. zgodnie z kwotami z listy płac i naliczyć składki od całego przychodu.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne w raporcie ZUS RCA składanym w sytuacji opisanej w przykładzie powinno stanowić pełne wynagrodzenie wypłacone przez pracodawcę za ten miesiąc.
PRZYKŁAD 2
W sytuacji opisanej w przykładzie pierwszym pracodawca powinien styczniową niezdolność do pracy rozliczyć w raportach za luty. W takiej sytuacji w imiennym raporcie ZUS RSA za luty, w bloku III. B „rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek i zestawienie wypłaconych świadczeń/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej” pracodawca powinien wpisać kod świadczenia/przerwy: 331 (wynagrodzenie chorobowe), okres od 21 do 31 stycznia, liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat (11 dni) i kwotę wynagrodzenia chorobowego.
W raporcie ZUS RCA składanym za luty podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne powinna być pomniejszona o kwotę nadpłaconego w styczniu wynagrodzenia, którą pracodawca potrącił pracownikowi w lutym.
Długotrwała niezdolność do pracy
W przypadku długotrwałej niezdolności do pracy pracodawca powinien skorygować listę płac i dokumentację rozliczeniową (raporty RCA i RSA), jeśli przekazał ją już do ZUS. Jeżeli dokumenty rozliczeniowe nie zostały jeszcze przekazane do ZUS, ich korekta nie będzie konieczna.
PRZYKŁAD 3
Zakładamy, że dostarczone 28 stycznia 2013 r. przez pracownika z przykładu pierwszego zwolnienie lekarskie obejmuje okres od 21 stycznia 2013 r. do 8 marca 2013 r. Pracodawca wypłacił pełne wynagrodzenie za pracę 27 stycznia 2013 r.
W takiej sytuacji pracodawca powinien skorygować listę płac. W pierwszej kolejności powinien obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część stycznia i wynagrodzenie chorobowe za 11 dni niezdolności do pracy.
Po stronie pracownika powstanie nadpłata (otrzymał pełne wynagrodzenie za pracę, a powinien otrzymać wynagrodzenie za pracę i wynagrodzenie chorobowe). Jednak pracodawca nie może dokonać jej potrącenia z wynagrodzenia za luty bez zgody pracownika. W lutym pracodawca wypłaci bowiem pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, a możliwość odliczenia nadpłaty od wynagrodzenia bez zgody pracownika dotyczy tylko wynagrodzenia za pracę (art. 87 § 7 k.p.). Zgoda pracownika na dokonanie potrącenia powinna być wyrażona na piśmie.
Należy pamiętać, że w przypadku gdy pracodawca na podstawie poprawionej listy płac naliczy prawidłowo zaliczkę na podatek dochodowy i składki ubezpieczeniowe, które opłaci w następnym miesiącu po powstaniu nieobecności, nie będzie nadpłaty w stosunku do ZUS i urzędu skarbowego i nie będzie musiał dokonywać korekt. Jeżeli jednak pracodawca opłacił już składki do ZUS, to nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek (art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Podstawa prawna:
- art. 80, art. 87 § 7, art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 2),
- art. 24 ust. 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585, ost. zm. DzU z 2012 r. poz. 1548).
Orzecznictwo:
- wyrok SN z 4 października 1994 r. (I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89).