Mają Państwo obowiązek żądać od pracowników podania właściwego dla nich identyfikatora podatkowego. Ponieważ przepisy nie wskazują na formę takiego żądania, zarówno Państwo, jak i podatnik mogą zrobić to w każdy dostępny sposób, również ustnie. Za podany przez pracownika niewłaściwy identyfikator podatkowy nie ponoszą Państwo odpowiedzialności. Szczegóły w uzasadnieniu.
Pracodawcy (jako płatnicy) są zobowiązani żądać od pracowników podania identyfikatora podatkowego, jakim się posługują. Pracownicy mają obowiązek podać go płatnikowi. Ustawodawca nie określa jednak, czy płatnik może żądać od podatnika pisemnego oświadczenia w tym zakresie. Jako dowód można zatem dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej). Za najłatwiejsze uznaje się pisemne poświadczenie tego faktu zarówno przez płatnika, jak i podatnika. Przepisy nie zobowiązują jednak do pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę żądania skierowanego do pracownika i jego wykonania przez tę osobę.
PRZYKŁAD
Marcin Z. jest zatrudniony na umowę o pracę. Ponieważ prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą (o czym poinformował pracodawcę), nie złożył oświadczenia na formularzu PIT-2. Pracodawca na tej podstawie uznał, że identyfikatorem podatkowym tej osoby jest NIP. Postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.
Płatnik nie może zatem ponosić odpowiedzialności za przekazanie przez pracownika nieprawidłowej informacji o rodzaju identyfikatora podatkowego, jakim się posługuje.
W odpowiedzi na pytanie naszej redakcji o ewentualne konsekwencje związane z podaniem przez płatników niewłaściwego identyfikatora podatkowego w informacji PIT-11, Ministerstwo Finansów w piśmie z 9 lutego 2012 r. stwierdziło, że „(...) ustawa z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 z późn. zm.) nie przewiduje sankcji karnych za (...) podanie przez płatnika identyfikatora podatkowego podatnika, który jest niezgodny ze stanem rzeczywistym (tj. numeru PESEL zamiast NIP lub NIP zamiast numeru PESEL). Mając na uwadze (...) także praktyczne i racjonalne względy, w tym brak skutecznej możliwości weryfikacji przez płatnika aktualności identyfikatora podatkowego osoby, wobec której płatnik ma obowiązek wystawić informację PIT-11 (zakłady o dużej liczebności i rotacji pracowników oraz zleceniobiorców, ustanie stosunku pracy przed wejściem w życie zmian przedmiotowych przepisów prawa, podjęcie działalności gospodarczej przez byłego pracownika lub przed wystawieniem PIT-11), w ocenie Ministerstwa Finansów należy przyjąć, że płatnik może żądać podania identyfikatora podatkowego (nie może badać statusu podatkowo-płatniczego pracowników, warunki spełniania tego statusu mogą mieć jedynie charakter pomocniczo-informacyjny dla pracownika). Podany przez pracownika jego numer PESEL płatnik może podać jako identyfikator podatkowy pracownika w PIT-11. Jeżeli płatnik nie zna numeru PESEL pracownika, to może wskazać jego NIP – zgodnie z informacją przekazaną mu przez podatnika (...) albo zwraca się do podatnika z żądaniem podania identyfikatora podatkowego (numer PESEL albo NIP) (...)”.
Korzyści (+)
Płatnik nie ponosi odpowiedzialności za przekazanie przez pracownika nieprawidłowej informacji o rodzaju identyfikatora podatkowego, jakim się posługuje.
Od 1 września 2011 r. identyfikatorem podatkowym jest (art. 3 ust. 1 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników):
- PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT;
- NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu (chodzi o osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu, o inne podmioty, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, oraz o płatników podatków, jak również podmioty będące, na podstawie odrębnych ustaw, płatnikami składek ZUS.
Podatnicy są zobowiązani do podawania identyfikatora podatkowego na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są zobowiązane organy podatkowe lub celne. W sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych podatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy m.in. na żądanie płatników. Płatnicy są zaś zobowiązani żądać od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych (art. 11 ust. 1, ust. 2 pkt 6, ust. 3 ustawy o ewidencji i identyfikacji...). A zatem NIP jako identyfikator podatkowy powinni podawać pracownicy, którzy jednocześnie prowadzą działalność gospodarczą lub są zarejestrowani jako podatnicy VAT.
Podstawa prawna:
- art. 3 ust. 1, art. 11 ust. 1–3 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 ze zm.),
- art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej.