Zmiany te zostały wprowadzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Wydanie nowego rozporządzenia regulującego dokumentowanie prawa do świadczeń chorobowych było spowodowane koniecznością uwzględnienia zmian wprowadzonych do Kodeksu pracy, w ramach których rozszerzono możliwości ubiegania się o zasiłek macierzyński. Obecne przepisy przewidują prawo do dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlopu ojcowskiego. Konieczność wprowadzenia zmian wynikła także z wprowadzenia nowych przepisów dotyczących identyfikacji podatników i płatników, na mocy której ubezpieczeni – osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami posługują się w postępowaniach przed ZUS identyfikatorem numerycznym PESEL, zamiast dotychczasowymi dwoma identyfikatorami (NIP i PESEL). Dlatego w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę do przyznawania zasiłków wprowadzono nowe formularze wniosków.
Nowe zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3b
Największą zmianą, jaką wprowadza nowelizacja, jest utworzenie nowego zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3b, które jest uproszczoną wersją zaświadczenia ZUS-Z-3a. Jest ono przeznaczone dla ubezpieczonych będących:
- osobami wykonującymi pozarolniczą działalność,
- osobami z nimi współpracującymi oraz
- duchownymi.
Druk ten jest podstawą do ubiegania się w ZUS o wypłatę zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku macierzyńskiego i zasiłku opiekuńczego. Uproszczenie w druku polega na tym, że obecnie ubezpieczony nie wykazuje okresu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu lub wypadkowemu oraz kwoty stanowiącej podstawę wymiaru zasiłku. W każdym przypadku osobom prowadzącym pozarolniczą działalność, osobom z nimi współpracującym i duchownym będącym płatnikami składek na własne ubezpieczenie – a więc osobom podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu dobrowolnie, zasiłek chorobowy wypłaca ZUS. Przed podjęciem wypłaty należnego świadczenia dokonywana jest przez ZUS dokładna analiza w sprawie podlegania temu ubezpieczeniu na dzień powstania niezdolności do pracy, dlatego ZUS we własnym zakresie potwierdzi zarówno okres podlegania ubezpieczeniu chorobowemu/wypadkowemu, jak i przychód uwzględniany w podstawie wymiaru.
WAŻNE!
W ZUS Z-3b nie wykazuje sie okresu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu oraz wysokości podstawy wymiaru składek.
Zgodnie z nowymi przepisami, dowodem do przyznania i wypłaty przez ZUS świadczeń chorobowych ubezpieczonemu jest zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku:
- ZUS Z-3 – w przypadku ubezpieczonych będących pracownikami,
- ZUS Z-3a – w przypadku ubezpieczonych niebędących pracownikami, z wyłączeniem osób wymienionych w następnym punkcie,
- ZUS Z-3b – w przypadku ubezpieczonych wykonujących pozarolniczą działalność, ubezpieczonych współpracujących w prowadzeniu pozarolniczej działalności oraz duchownych (§ 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia).
W przypadku nieprzerwanej niezdolności do pracy ubezpieczeni będący osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, osobami współpracującymi z osobami wykonującymi pozarolniczą działalność oraz duchownymi, którzy dostarczają do ZUS kolejne zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA – nie muszą składać poświadczenia, że tytuł ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego trwa nadal.
Zmiana w ZUS Z-3
W zaświadczeniu płatnika składek ZUS Z-3 w wyniku nowelizacji wprowadzono niewielkie zmiany, tj. został dodany punkt 10. W punkcie tym płatnik zasiłku podaje okres udzielonego:
- urlopu macierzyńskiego,
- urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- dodatkowego urlopu macierzyńskiego,
- dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- urlopu ojcowskiego.
W konsekwencji tych zmian, w przypadkach udzielenia wyżej wymienionych urlopów pracodawca nie będzie musiał składać odrębnego zaświadczenie o udzieleniu tych urlopów.
Dokumentowanie prawa do zasiłku macierzyńskiego w razie urodzenia dziecka lub przyjęcia na wychowanie
Istotnym udogodnieniem przewidzianym w nowych przepisach jest możliwość udokumentowania prawa do zasiłku macierzyńskiego skróconym odpisem aktu urodzenia dziecka lub jego kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez płatnika zasiłku (§ 9 ust. 2 rozporządzenia).
W przypadku przyjęcia dziecka na wychowanie w ramach rodziny zastępczej dowodem stanowiącym podstawę do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego jest:
- prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej albo umowa cywilnoprawna zawarta między rodziną zastępczą a starostą,
- dokument potwierdzający wiek dziecka.
WAŻNE!
Skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem stanowią dowód do przyznania zasiłku macierzyńskiego.
Dokumentowanie prawa do zasiłku w razie likwidacji lub ogłoszenia upadłości pracodawcy
Kolejna zmiana dotyczy przyznania i wypłaty zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego przysługującego w razie rozwiązania z pracownicą stosunku pracy w okresie ciąży z powodu likwidacji lub ogłoszenia upadłości pracodawcy i niemożności zapewnienia innego zatrudnienia. Zgodnie z dotychczasowymi rozwiązaniami, ubezpieczona miała obowiązek przedstawić m.in. zaświadczenie powiatowego urzędu pracy o braku możliwości innego zatrudnienia. Natomiast nowe rozwiązania przewidują konieczność złożenia oświadczenia ubezpieczonej, że nie zapewniono jej innego zatrudnienia (§ 13 ust. 3 rozporządzenia).
Rezygnacja przez ubezpieczoną z zasiłku macierzyńskiego
W przypadku rezygnacji ubezpieczonej z urlopu macierzyńskiego dotychczas jednym z wymaganych dokumentów było zaświadczenie pracodawcy ojca dziecka potwierdzające termin rozpoczęcia przez niego urlopu macierzyńskiego. Nowe zasady dokumentowania prawa do zasiłku zastępują dotychczasowe zaświadczenie możliwością złożenia przez ubezpieczoną własnoręcznego oświadczenia, od kiedy ubezpieczony ojciec dziecka będzie korzystał z uprawnień do zasiłku macierzyńskiego (§ 14 ust. 1 i § 17 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia). Takie oświadczenie jest obecnie również wymagane w celu przerwania wypłaty zasiłku macierzyńskiego przysługującego ubezpieczonej matce dziecka za okres jej pobytu w szpitalu.
Urodzenie dziecka za granicą
Nowe przepisy doprecyzowują także zasady dokumentowania prawa do zasiłku macierzyńskiego z tytułu urodzenia dziecka podczas pobytu za granicą. Dowodem do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego będzie w takim przypadku:
- zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza stwierdzającego przewidywaną datę porodu, spełniające warunki określone rozporządzeniem (zawierające nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, opatrzone datą wystawienia) – za okres przed porodem,
- skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub zagraniczny akt urodzenia dziecka, lub ich kopia potwierdzona przez płatnika za zgodność z oryginałem – za okres po porodzie.
Ubieganie się o zasiłek opiekuńczy
W przypadku ubiegania się o zasiłek opiekuńczy nad zdrowym dzieckiem w wieku do 8 lat z powodu porodu, choroby lub pobytu w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej małżonka stale opiekującego się dzieckiem – wymagane jest zaświadczenie lekarskie. Obecne nowe rozporządzenie określa dane, które powinno zawierać zaświadczenie, tj.:
- imię i nazwisko małżonka stale opiekującego się dzieckiem,
- okres i przyczynę konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem,
- imię i nazwisko dziecka, nad którym ma być sprawowana opieka,
- pieczątkę i podpis wystawiającego zaświadczenie.
Ponadto, w razie ubiegania się o zasiłek opiekuńczy – osoba ubezpieczona nie będzie składała jak do tej pory wniosku, tylko oświadczenie.
We wszystkich wzorach druków został usunięty numer NIP ubezpieczonego oraz dodatkowo wprowadzono numer rachunku bankowego, który płatnik składek może podać w przypadku, gdy pracownik wyraził wolę otrzymywania zasiłku na rachunek bankowy. Przed zmianą w zakresie dokumentacji ubezpieczony musiał osobiście wnioskować o wypłatę zasiłku na konto bankowe i poświadczyć to własnoręcznym podpisem.
Ubieganie się o świadczenie rehabilitacyjne
Osoby ubiegające się o świadczenie rehabilitacyjne będą zobowiązane wypełnić oświadczenie zamiast dotychczas obowiązującego wniosku. Dodatkowo oświadczenie do celów świadczenia rehabilitacyjnego zostało rozszerzone o informację o ubezpieczeniu, w której płatnik składek musi wskazać okres, od kiedy pracownik jest zatrudniony, a w przypadku wygaśnięcia umowy – kiedy zatrudnienie ustało.
Zmiany druków
W nowych przepisach wykonawczych zrezygnowano ze stosowania druków:
- zastępczej asygnaty zasiłkowej ZUS Z-7,
- karty zasiłkowej ZUS Z-17,
- listy płatniczej ZUS Z-19.
Obecnie obowiązują następujące druki:
- zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3,
- zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3a,
- zaświadczenie płatnika składek ZU Z-3b,
- oświadczenie ZUS Z-10,
- oświadczenie do celów świadczenia rehabilitacyjnego ZUS Np-7,
- oświadczenie do celów wypłaty zasiłku opiekuńczego ZUS Z-15.
Wprowadzenie nowych druków nie spowodowało zaprzestania wypełniania dotychczas obowiązujących formularzy. Stare druki będą mogły być wykorzystywane do wyczerpania zapasów, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2012 r.
Podstawa prawna
- art. 59 ust. 15, art. 61 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2012 r. poz. 444),
- art. 74 ustawy z 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 171, poz. 1016).