Jeżeli mimo braku uprawnień do wypłaty zasiłków wypłacili Państwo pracownicy świadczenie, powinni Państwo poinformować o tym ZUS i wystąpić z wnioskiem o uznanie wypłaty. Nie należy żądać od pracownicy zwrotu wypłaconego świadczenia. Jeżeli świadczenie zostało wypłacone w zawyżonej wysokości, ZUS zażąda od Państwa korekty dokumentów rozliczeniowych oraz dopłaty składek. Gdy świadczenie zostało wypłacone w zaniżonej wysokości, nie należy dokonywać korekty dokumentów. Wówczas ZUS dokona wyrównania świadczenia.
Płatnicy składek, którzy na 30 listopada poprzedniego roku zgłaszali do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 ubezpieczonych, są zobowiązani do ustalenia prawa do świadczeń chorobowych oraz ich wysokości i do dokonywania ich wypłaty. Natomiast płatnicy, którzy na ten dzień zgłaszali do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, powinni przekazywać wypłatę świadczeń chorobowych do ZUS (art. 61 ustawy zasiłkowej).
Jeżeli płatnik składek, przez pomyłkę lub nieuwagę, mimo braku uprawnienia sam wypłaci zasiłek chorobowy, powinien o tym poinformować ZUS oraz wystąpić z wnioskiem o uznanie tej wypłaty. Do wniosku płatnik powinien dołączyć wszelkie dokumenty, na podstawie których ZUS ustali, czy zasiłek należy się pracownikowi oraz w jakiej wysokości powinien być wypłacony. Zatem pracodawca powinien wraz z wnioskiem o uznanie wypłaty świadczenia przekazać m.in.:
- oryginał zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA,
- dokumentację niezbędną do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń (ZUS Z-3, listy wypłat wynagrodzeń itp.),
- kartę zasiłkową – jeżeli taka była prowadzona,
- regulamin wynagradzania, premiowania – jeżeli są ustanowione w zakładzie pracy,
- dokumentację potwierdzającą dokonanie wypłaty zasiłków,
- inne dokumenty, których może zażądać ZUS (np. wniosek ZUS Z-15, jeżeli wypłata dotyczyła zasiłku opiekuńczego).
Jeżeli ZUS ustali, że zasiłek jest zasadny, informuje płatnika, w jakiej wysokości powinien być wypłacony. Taką informację ZUS zawsze przekazuje płatnikowi składek niezależnie od tego, czy świadczenie zostało wypłacone w zawyżonej, zaniżonej czy prawidłowej wysokości. Jeżeli okaże się, że płatnik dokonał wypłaty w nieprawidłowej wysokości, ZUS nakaże płatnikowi dokonać korekty rozliczeniowej oraz przedłożyć cały komplet dokumentów rozliczeniowych, czyli ZUS RCA, ZUS RSA oraz ZUS DRA, a także w przypadku wypłacenia zawyżonej wysokości zasiłku dopłacić składki na ubezpieczenia społeczne.
Jeśli po przeanalizowaniu przedłożonych dokumentów ZUS stwierdzi, że płatnik składek w sposób prawidłowy ustalił uprawnienia do zasiłków oraz wypłacił świadczenie w prawidłowej wysokości, wówczas może uznać wypłacone zasiłki jako należne i podlegające rozliczeniu w ciężar składek w deklaracji ZUS DRA. ZUS podejmuje tę decyzję, gdy po przeanalizowaniu przedstawionej przez płatnika składek dokumentacji wynagrodzeniowej okaże się, że w podstawie wymiaru zasiłku zostały uwzględnione odpowiednie składniki wynagrodzenia w prawidłowej wysokości.
W sytuacji gdy nieuprawniony do wypłaty świadczeń płatnik składek zawyży wysokość świadczeń chorobowych, ZUS na podstawie przedłożonych dokumentów obliczy wysokość świadczenia i poda płatnikowi poprawne wartości tych świadczeń, a także zażąda złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych oraz dopłaty składek na ubezpieczenia społeczne.
WAŻNE!
Jeżeli płatnik składek wypłaci świadczenie chorobowe w zawyżonej wysokości, ZUS po przeliczeniu poda płatnikowi prawidłową wartość świadczenia oraz zażąda korekty dokumentów i dopłaty składek.
Pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu nadwyżki ponad kwotę należnego zasiłku wypłaconą z winy płatnika – pracodawcy lub ZUS, chyba że pracownik wyrazi zgodę na potrącenie. Zasiłek taki jest uznawany za świadczenie wypłacone bezpodstawnie. Rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne nie podlegają kwoty zasiłków wypłaconych bezpodstawnie (art. 46 ust. 2 ustawy systemowej). Płatnik musi jednak złożyć dokumenty rozliczeniowe za okres, którego dotyczy bezpodstawna wypłata, ale w dokumentach tych nie powinien wykazywać bezpodstawnie wypłaconych kwot zasiłków.
Jeżeli płatnik składek zaniży wartość zasiłku, ZUS po przeanalizowaniu złożonych przez pracodawcę dokumentów wynagrodzeniowych dokona wyrównania wypłaty świadczenia między kwotą należną a wypłaconą przez płatnika składek.
ZUS może zdecydować o przejęciu wypłaty zasiłków i nakazać płatnikowi składek skorygowanie dokumentów rozliczeniowych oraz uregulowanie odliczonych na poczet wypłaconych zasiłków składek (art. 46 ust. 2 ustawy systemowej). Jednak w praktyce ZUS bardzo rzadko korzysta z takiej możliwości.
Podstawa prawna:
- art. 53, art. 61, art. 63 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
- art. 46 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).