W sytuacji stwierdzenia wypłaty nienależnego zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego konieczne będzie:
- skorygowanie imiennych raportów ZUS RSA oraz ZUS RCA za lipiec i sierpień,
- opłacenie przez płatnika zaległych składek na ubezpieczenia społeczne powstałych na skutek zaliczenia w ich ciężar 100% zasiłku wypadkowego oraz zapłata składki zdrowotnej należnej od wynagrodzenia chorobowego za 1 dzień sierpnia.
Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego przysługuje od pierwszego dnia niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, bez względu na długość okresu uprzedniego podlegania ubezpieczeniu chorobowemu (art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, dalej ustawa wypadkowa). Aby zasiłek ten był należny, zdarzenie, w wyniku którego pracownik doznał obrażeń, musi zostać uznane za wypadek przy pracy. Oprócz tego w protokole powypadkowym nie mogą zostać stwierdzone okoliczności, które odbierają ubezpieczonemu prawo do świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, w tym do zasiłku. Zasiłek nie przysługuje bowiem poszkodowanemu, który będąc w stanie nietrzeźwości, pod wpływem środków odurzających lub substancji psychotropowych, przyczynił się w znacznym stopniu do spowodowania wypadku.
W opisanym przez Państwa przypadku zespół nie stwierdził u pracownika stanu świadczącego o zażyciu środków odurzających (narkotyków, dopalaczy, środków psychotropowych itp.). Jeżeli jednak z czasem pojawiły się nowe informacje mające wpływ na kwalifikację zdarzenia, należało ponownie rozpatrzyć sprawę. Pracownik przyznał się, że stosuje niedozwolone środki, które mogły spowodować utratę kontroli nad zachowaniem podczas wykonywania pracy, a w konsekwencji znacznie przyczynić się do wypadku. Ten fakt zespół powypadkowy musi jednak udowodnić, jeżeli miałoby to skutkować cofnięciem prawa do świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. Samo znajdowanie się pod wpływem substancji odurzających nie wyklucza jeszcze uznania zdarzenia jako wypadku przy pracy ani nie pozbawia pracownika prawa do świadczeń chorobowych. Do zespołu powypadkowego należy wykazanie, że pracownik pod wpływem środków odurzających w znacznym stopniu przyczynił się do powstania wypadku.
Jeżeli rzeczywiście nowe dochodzenie ujawni związek między powstaniem wypadku a zażyciem środków odurzających, zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego nie przysługuje.
W takiej sytuacji należy ustalić, czy pracownik może w zamian skorzystać ze świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, a także wynagrodzenia chorobowego. Osoba, która podlega ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo, nabywa prawo do zasiłku oraz wynagrodzenia chorobowego dopiero po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Do okresów wyczekiwania zalicza się poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego.
W przedstawionym przypadku pracownikowi będzie przysługiwać wynagrodzenie chorobowe, ale tylko za 1 dzień zwolnienia lekarskiego, tj. za 3 sierpnia. Państwa pracownik nie miał wymaganego przepisami okresu wyczekiwania na prawo do zasiłku z ubezpieczenia chorobowego, a jednocześnie może zostać mu cofnięte prawo do zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego. Okres wyczekiwania na zasiłek w przypadku tego pracownika skończył się 2 sierpnia (ostatni dzień). Zatem w okresie od 20 lipca do 2 sierpnia br. nie będzie mu również przysługiwać świadczenie z ubezpieczenia chorobowego.
Korekty dokumentów przesłanych do ZUS należy dokonać zgodnie z poniższym schematem:
Krok 1. Kwotę zasiłku wypadkowego za jeden dzień (3 sierpnia) należy zamienić na kwotę wynagrodzenia chorobowego:
● 3600 zł – 13,71% (składki w części finansowanej przez pracownika) = 3106,44 zł, jest to podstawa wymiaru świadczenia (zarówno zasiłku, jak i wynagrodzenia chorobowego),
● 3106,44 zł : 30 = 103,55 zł, jest to kwota dziennego świadczenia 100%,
● 103,55 zł x 80% = 82,84 zł, jest to kwota dziennego świadczenia 80%.
Krok 2. Korekta dokumentacji rozliczeniowej za lipiec:
● w raporcie korygującym ZUS RSA za lipiec należy zmienić kod świadczenia/przerwy z 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego) na 151 – okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku, przypadający od 20 do 22 lipca i od 25 do 29 lipca,
● w raporcie korygującym ZUS RCA należy skorygować podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
● raporty należy przesłać do ZUS razem ze zbiorczą deklaracją korygującą ZUS DRA.
Krok 3. Korekta dokumentacji rozliczeniowej za sierpień:
● w raporcie ZUS RSA za sierpień należy wypełnić za pracownika dwie pozycje:
● w jednej – zmiana kodu świadczenia/przerwy z 314 na 151, obejmująca okres od 1 do 2 sierpnia,
● w drugiej – zmiana kodu z 314 na 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy), obejmująca okres od 3 do 3 sierpnia,
● w raporcie korygującym ZUS RCA trzeba zwiększyć podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne o wynagrodzenie chorobowe za 1 dzień (od którego należna jest składka zdrowotna),
● raporty należy przesłać do ZUS razem ze zbiorczą deklaracją korygującą ZUS DRA.
Jeśli pracownik otrzymał 100% zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego zaliczony w deklaracji ZUS DRA za lipiec i sierpień w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, w wyniku sporządzenia korekt powstaną:
● za lipiec – niedopłata w składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
● za sierpień – nadpłata w składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Płatnik składek powinien zapłacić zaległość wraz z odsetkami za zwłokę (chyba że nie przekraczają kwoty 6,60 zł), gdyż rozliczeniu w poczet składek nie podlegają zasiłki wypłacone bezpodstawnie. Składkę zdrowotną powinien zwrócić pracodawcy pracownik, gdyż jest to składka finansowana w całości przez ubezpieczonego.
Od zasiłku wypadkowego została pobrana zaliczka na podatek dochodowy. W związku z tym pracownik, który zwróci niesłusznie wypłacony zasiłek w kwocie brutto i zwróci pracodawcy niedopłaconą składkę zdrowotną (czyli sfinansuje ją z własnych środków), będzie mógł:
● odliczyć składkę zdrowotną w zeznaniu rocznym od podatku dochodowego (nie więcej niż 7,75%),
● odliczyć kwotę zwróconego zasiłku od dochodu, jeżeli pracodawca nie zrobił tego w trakcie roku podatkowego przy poborze zaliczki w miesiącu dokonania zwrotu.
Zasady obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca w sytuacji, gdy pracownik nie miał prawa do świadczeń chorobowych ze względu na brak wymaganego okresu wyczekiwania, nie są jednoznacznie określone w obowiązujących przepisach. Zgodnie ze stanowiskiem, które 21 października br. zajęło Biuro Prasowe MPiPS w odpowiedzi na pytanie naszej redakcji, wynagrodzenie takie oblicza się:
● mnożąc stawkę godzinową przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika – gdy jest wynagradzany stawką godzinową,
● dzieląc stawkę miesięczną wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a uzyskaną stawkę godzinową mnożąc przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika – gdy jest wynagradzany stawką miesięczną.
Przychód za lipiec (przed zwrotem zasiłku):
1. Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca – 1988,57 zł (w lipcu pracownik zaczął pracę od 4. dnia, a 20. dnia zachorował, zatem wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca należy obliczyć łącząc dwie metody – do obliczania wynagrodzenia w przypadku zatrudnienia w trakcie miesiąca oraz w przypadku niezdolności do pracy, za którą przysługiwał zasiłek):
● 3600 zł : 168 godz. (czas pracy w lipcu) x 8 godz. (nieprzepracowanych 1 lipca) = 171,43 zł,
● 3600 zł – 171,43 zł = 3428,57 zł (wynagrodzenie za lipiec, gdyby pracownik przepracował cały miesiąc),
● 3600 zł : 30 = 120 zł (potrącenie za 1 dzień niezdolności do pracy); 120 zł x 12 dni = 1440 zł (potrącenie za 12 dni niezdolności do pracy),
● 3428,57 zł – 1440 zł = 1988,57 zł.
2. Zasiłek wypadkowy za 12 dni:
● 3600 zł – 13,71% = 3106,44 zł : 30 dni = 103,55 zł,
● 103,55 zł x 12 dni = 1242,60 zł.
Rozliczenie podatkowo-składkowe przed korektą:
● 1988,57 zł – 13,71% = 1715,94 zł – podstawa składki zdrowotnej,
● 1715,94 zł x 9% = 154,43 zł – składka zdrowotna wpłacona do ZUS,
● 1715,94 zł x 7,75% = 132,99 zł – składka do odliczenia od podatku dochodowego,
● 1715,94 zł – 111,25 zł = 1604,69 zł + 1242,60 zł = 2847,29 zł; po zaokrągleniu 2847 zł – podstawa opodatkowania (wynagrodzenie i zasiłek),
● (2847 zł x 18%) – 46,33 zł = 466,13 zł – 132,99 zł = 333,14 zł; po zaokrągleniu 333 zł – zaliczka na podatek dochodowy.
Przychód za lipiec (po zwrocie zasiłku):
1. Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – 2228,72 zł;
● 3600 zł : 168 godz. = 21,43 zł/godz.; 21,43 zł x 104 godz., tj. przepracowany okres od 1 do 19 lipca br. (13 dni x 8 godz.) = 2228,72 zł.
2. 8 dni usprawiedliwionej nieobecności niepłatnej (od 20 do 22 lipca i od 25 do 29 lipca br.) – 0 zł.
Rozliczenie podatkowo-składkowe po korekcie:
● 2228,72 zł – 13,71% = 1923,16 zł – podstawa składki zdrowotnej,
● 1923,16 zł x 9% = 173,08 zł – składka zdrowotna wpłacona do ZUS,
● 1923,16 zł x 7,75% = 149,04 zł – składka do odliczenia od podatku dochodowego,
● 1923,16 zł – 111,25 zł = 1811,91 zł; po zaokrągleniu 1812 zł – podstawa opodatkowania (bez zasiłku),
● (1812 zł x 18%) – 46,33 zł = 279,83 zł – 149,04 zł = 130,79 zł; po zaokrągleniu 131 zł – zaliczka na podatek dochodowy,
● 333 zł – 131 zł = 202 zł – nadwyżka w zaliczce na podatek dochodowy.
Przychód za sierpień (przed zwrotem zasiłku):
1. Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca – 3240 zł:
● 3600 zł : 30 = 120 zł x 3 dni = 360 zł,
● 3600 zł – 360 zł = 3240 zł.
2. Zasiłek wypadkowy za 3 dni – 310,65 zł:
103,55 zł x 3 dni = 310,65 zł.
Rozliczenie podatkowo-składkowe przed korektą:
● 3240 zł – 13,71% = 2795,80 zł – podstawa składki zdrowotnej,
● 2795,80 zł x 9% = 251,62 zł – składka zdrowotna wpłacona do ZUS,
● 2795,80 zł x 7,75% = 216,67 zł – składka odliczona od podatku dochodowego,
● 2795,80 zł – 111,25 zł = 2684,55 zł + 310,65 zł = 2995,20 zł; po zaokrągleniu 2995 zł,
● (2995 zł x 18%) – 46,33 zł = 492,77 zł – 216,67 zł = 276,10 zł; po zaokrągleniu 276 zł – zaliczka do urzędu skarbowego.
Przychód za sierpień (po zwrocie zasiłku):
1. Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca – 2988,40 zł (3108,40 zł – 120 zł), zgodnie z poniższym wyliczeniem:
● wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca: 3600 zł : 176 godz. (nominalny czas pracy w sierpniu br.) = 20,45 zł/1 godz.; 20,45 zł x 152 godz. (przepracowany okres od 4 do 31 sierpnia br.) = 3108,40 zł,
● potrącenie za 1 dzień niezdolności do pracy: 3600 zł : 30 = 120 zł; 120 zł x 1 dzień (liczba dni zwolnienia lekarskiego, za które przysługuje wynagrodzenie) = 120 zł.
2. Wynagrodzenie chorobowe za 1 dzień – 82,84 zł:
● 3600 zł – 13,71% = 3106,44 zł,
● 3106,44 zł : 30 dni = 103,55 zł x 80% = 82,84 zł – kwota dziennego świadczenia 80%.
3. 2 dni usprawiedliwionej nieobecności niepłatnej (od 1 do 2 sierpnia br.) – 0 zł.
Rozliczenie podatkowo-składkowe po korekcie:
● 2988,40 zł – 13,71% = 2578,69 zł – podstawa składki zdrowotnej z wynagrodzenia,
● 2578,69 zł + 82,84 zł = 2661,53 zł – podstawa składki zdrowotnej,
● 2661,53 zł x 9% = 239,54 zł – składka zdrowotna wpłacona do ZUS,
● 2661,53 zł x 7,75% = 206,27 zł – składka do odliczenia od podatku dochodowego,
● 2661,53 zł – 111,25 zł = 2550,28 zł; po zaokrągleniu 2550 zł – podstawa opodatkowania,
● (2550 zł x 18%) – 46,33 zł = 412,67 zł – 206,27 zł = 206,40 zł; po zaokrągleniu 206 zł – należna zaliczka do urzędu skarbowego.
W wyniku dokonanych korekt powstaną:
● nadwyżka w zaliczce na podatek dochodowy – 70 zł (276 zł – 206 zł),
● niedopłata składki zdrowotnej do zwrotu pracodawcy – 12,08 zł (251,62 zł – 239,54 zł); do odliczenia od podatku – 10,40 zł (różnica między składkami 7,75%).
Kwota zwróconego zasiłku do odliczenia od dochodu w zeznaniu rocznym (przez podatnika) lub od dochodu przy obliczaniu zaliczki w miesiącu dokonania zwrotu (przez płatnika):
(1242,60 zł + 310,65 zł) – 82,84 zł = 1470,41 zł.
Podstawa prawna
- art. 92 § 1 Kodeksu pracy,
- art. 20, art. 26 ust. 1 pkt 5, art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b, art. 32, art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.),
- art. 3 ust. 3, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8, art. 21 ust. 2 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 ze zm.),
- art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
- art. 23 ust. 1, ust. 1a, art. 46 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odprawo, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289 ze zm.).