Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczenia społecznego należy ustalać z uwzględnieniem wynagrodzenia pracownika osiągniętego za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Jedynie wtedy, gdy okres zatrudnienia jest krótszy niż 12 miesięcy, podstawą wymiaru tych świadczeń jest wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia (art. 36 ust. 1 i 2 ustawy zasiłkowej).
Wynagrodzenie, o którym mowa, to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika (w łącznej wysokości 13,71%, jeżeli pracownik nie przekroczył rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). W podstawie tej uwzględnia się składniki wynagrodzenia, które łącznie spełniają następujące warunki:
- została od nich opłacona składka na ubezpieczenie chorobowe oraz
- nie przysługują za czas niezdolności do pracy.
W podstawie wymiaru nie należy zatem uwzględniać składników wynagrodzenia wypłacanych niezależnie od okresów absencji chorobowej (typu: premie, nagrody i dodatki niepomniejszane za czas choroby), jak również różnego rodzaju świadczeń, od których wprawdzie została opłacona składka na ubezpieczenie chorobowe, ale które są przyznawane niezależnie od oceny pracy pracownika, na których przyznanie i wypłatę okres pobierania zasiłku nie ma wpływu (np. przychód z tytułu szczepienia przeciwko grypie finansowanego przez pracodawcę, przychód z tytułu udostępnienia pracownikowi lokalu mieszkalnego itp.).
Wynagrodzenie za urlop wliczane jak wynagrodzenie za pracę
Do celów zasiłkowych na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego oraz inne dni nieobecności w pracy (z wyjątkiem absencji chorobowej), za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. W związku z tym wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy należy traktować do celów zasiłkowych na równi z wynagrodzeniem za pracę i uwzględniać je w podstawie wymiaru świadczeń za czas niezdolności do pracy. Jeśli w danym miesiącu pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę i wynagrodzenie za czas urlopu, podstawą wymiaru zasiłku jest suma tych wynagrodzeń.
Pomijamy świadczenie urlopowe oraz dopłaty do wypoczynku
Świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jak również wszelkie dopłaty do wypoczynku pracownika finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (w tym chorobowe). Wyklucza to automatycznie możliwość uwzględnienia ich w podstawie wymiaru zasiłku.
WAŻNE!
W podstawie wymiaru zasiłku nie należy uwzględniać żadnych świadczeń wypłaconych z zfśs, gdyż są one zwolnione ze składek i przysługują niezależnie od oceny pracy pracownika.
Jeżeli pracodawca dofinansuje wypoczynek pracownika ze środków obrotowych firmy, kwota tego dofinansowania stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Jednak i w tym przypadku, mimo naliczenia składki na ubezpieczenie chorobowe od kwoty dofinansowania, nie należy jej uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków. Licząc podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, należy pomijać te składniki wynagrodzenia, które są przyznawane niezależnie od oceny pracy pracownika, na których przyznanie i wypłatę nie ma wpływu okres pobierania zasiłku (gdy pracownik otrzymuje dany składnik wynagrodzenia mimo pobierania zasiłku).
Jak uzupełnić wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik był na urlopie
W przypadku gdy pracownik w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru zasiłku, nie przepracował pełnych miesięcy z powodów usprawiedliwionych i w związku z tym otrzymał niższe wynagrodzenie za pracę, zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej należy:
- przyjąć uzupełnioną wysokość wynagrodzenia – jeśli przepracował w danym miesiącu co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy,
- pominąć dany miesiąc w obliczeniach – jeśli przepracował w tym miesiącu mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy.
WAŻNE!
Wynagrodzenie nie podlega uzupełnieniu za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
W żadnym przypadku nie należy również uzupełniać:
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
- dodatku za pracę w porze nocnej oraz
- dodatków, premii, nagród pomniejszanych za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy w sposób inny niż proporcjonalny.
Wymienione składniki wynagrodzenia przyjmujemy w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych w kwocie faktycznie wypłaconej, tj. bez uzupełniania.
Uzupełnienie składników wynagrodzenia zależy od tego, czy uzupełniamy składnik stały czy zmienny.
Uzupełnienie wynagrodzenia stałego (stała płaca miesięczna, stawka godzinowa) polega na przyjęciu do podstawy wymiaru zasiłku wynagrodzenia miesięcznego określonego w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy.
Inaczej należy uzupełniać wynagrodzenie o charakterze zmiennym (akordowe, prowizyjne, a także zmienne premie – jeśli są pomniejszane proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bowiem premie pomniejszane w sposób inny niż proporcjonalny – np. procentowo – nie podlegają uzupełnieniu). Aby uzupełnić wynagrodzenie zmienne, należy:
- podzielić wynagrodzenie osiągnięte przez pracownika za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożyć wynik (z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku) przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek przepracować w tym miesiącu – jeżeli przepracował choćby 1 dzień,
- przyjąć kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek – jeżeli pracownik nie osiągnął żadnego wynagrodzenia.
Jeżeli pracownik otrzymuje zarówno wynagrodzenie stałe, jak i zmienne (tzw. mieszane), to wynagrodzenie za dany miesiąc należy uzupełniać odpowiednio, tj. wynagrodzenie stałe metodą właściwą dla uzupełniania wynagrodzenia stałego, natomiast wynagrodzenie zmienne metodą właściwą dla wynagrodzenia zmiennego.
PRZYKŁAD
Pracownik, który zachorował w sierpniu 2011 r., jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Otrzymuje wynagrodzenie godzinowe oraz dodatek za pracę w porze nocnej, premię zadaniową pomniejszaną proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy (za czas choroby, urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego itp.), a czasami również wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.
W marcu 2011 r. (z którego wynagrodzenie wchodzi do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za sierpień br.) pracownik powinien przepracować 16 dni, tj. 184 godziny (14 dni po 12 godzin i 2 dni po 8 godzin), a przepracował 14 dni, tj. 164 godziny (13 dni x 12 godzin + 1 dzień x 8 godzin = 164 godziny) w nominalnym czasie pracy.
Ponadto otrzymał wynagrodzenie chorobowe za 4 dni kalendarzowe (2 dni robocze, tj. 20 godzin). Stawka godzinowa tego pracownika wynosiła w marcu 12,40 zł. Pracownik za marzec br. otrzymał:
● wynagrodzenie za pracę wynikające ze stawki godzinowej: 12,40 zł x 164 godz. = 2033,60 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 1754,79 zł),
● premię zadaniową pomniejszoną proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy: 523 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 451,30 zł),
● wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej w łącznej wysokości: 381,92 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 329,56 zł).
Wynagrodzenie należy uzupełnić, łącząc dwie metody uzupełniania: wynagrodzenie stałe określone stawką godzinową należy uzupełnić stosując metodę właściwą dla uzupełniania wynagrodzenia stałego, natomiast premię zadaniową pomniejszaną proporcjonalnie za czas niezdolności do pracy należy uzupełnić stosując metodę właściwą dla wynagrodzenia zmiennego:
● wynagrodzenie za pracę:
12,40 zł (stawka godzinowa) x 184 godz. (liczba godzin nominalnych do przepracowania w marcu br.) = 2281,60 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 1968,79 zł),
● premia zadaniowa:
451,30 zł : 14 (dni przepracowane) = 32,24 zł,
32,24 zł x 16 (dni wynikające z obowiązku pracy) = 515,84 zł.
Uzupełnione wynagrodzenie za marzec br. stanowiące podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego: 1968,79 zł + 515,84 zł (premia po uzupełnieniu) + 329,56 zł (wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne – przyjmowane bez uzupełnienia w kwocie faktycznie wypłaconej) = 2814,19 zł.
Wątpliwości powstają w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje jednocześnie wynagrodzenie stałe i zmienne, które są proporcjonalnie zmniejszane za czas niezdolności do pracy (np. jest wynagradzany stawką godzinową i otrzymuje premię lub prowizję), a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, dodatkowo pracownik otrzymał wynagrodzenie za urlop. Przepisy ustawy zasiłkowej nie określają bowiem zasad uzupełniania wynagrodzenia w takiej sytuacji. Prawidłowe jest jednak stosowanie do całości wynagrodzenia, w tym także do składników stałych, zasad uzupełniania obowiązujących dla składników zmiennych.
PRZYKŁAD
Pracownik z poprzedniego przykładu w marcu 2011 r. (z którego wynagrodzenie wchodzi do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za sierpień br.) powinien przepracować 16 dni, tj. 184 godziny (14 dni po 12 godzin i 2 dni po 8 godzin), a przepracował 12 dni, tj. 140 godzin (11dni x 12 godzin + 1 dzień x 8 godzin = 140 godzin) w nominalnym czasie pracy. Przez 2 dni (2 dni x 12 godzin = 24 godziny) przebywał na urlopie wypoczynkowym. Przysługujące mu wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy jest obliczane z okresu 3 miesięcy poprzedzających, zarówno ze stałych, jak i ze zmiennych składników wynagrodzenia (tj. z wynagrodzenia za godziny przepracowane w nominalnym czasie pracy, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz nocne, z premii zadaniowej). Ponadto otrzymał w marcu 2011 r. wynagrodzenie chorobowe za 4 dni kalendarzowe (2 dni robocze, tj. 20 godzin). Stawka godzinowa tego pracownika wynosiła w marcu 12,40 zł. Pracownik za marzec br. otrzymał:
● wynagrodzenie za pracę wynikające ze stawki godzinowej: 12,40 zł x 140 godz. = 1736 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 1497,99 zł),
● wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy wyliczone z okresu 3 miesięcy poprzedzających: 348,60 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 300,81 zł),
● premię zadaniową pomniejszoną proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy: 523 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 451,30 zł),
● wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej w łącznej wysokości: 381,92 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 329,56 zł).
Ponieważ pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe (stawka godzinowa) oraz zmienne (premia zmniejszana proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy), a za marzec br. dodatkowo zostało mu wypłacone wynagrodzenie za urlop wyliczone z okresu 3 miesięcy poprzedzających, całość wynagrodzenia powinna zostać potraktowana jak wynagrodzenie zmienne i uzupełniona według metody właściwej dla uzupełniania wynagrodzenia zmiennego w następujący sposób:
● uzupełniamy wynagrodzenie za pracę, urlop i premię zadaniową:
1497,99 zł (wynagrodzenie za godziny przepracowane) + 300,81 zł (wynagrodzenie za urlop) + 451,30 zł (premia zadaniowa) = 2250,10 zł,
2250,10 zł : 14 (dni przepracowane + dni urlopu) = 160,72 zł,
160,72 zł x 16 (dni wynikające z obowiązku pracy) = 2571,52 zł;
● dodajemy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne – bez uzupełniania:
2571,52 zł + 329,56 zł (wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne – przyjmowane bez uzupełnienia w kwocie faktycznie wypłaconej) = 2901,08 zł.
Uzupełnione wynagrodzenie za marzec br. stanowiące podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi 2901,08 zł.
Jeszcze inaczej wygląda uzupełnienie wynagrodzenia w sytuacji, gdy pracownik otrzymał wprawdzie wynagrodzenie za urlop w miesiącu wymagającym uzupełnienia, ale nie otrzymuje on żadnego zmiennego składnika wynagrodzenia.
PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym, wynagradzany stawką godzinową, otrzymuje ponadto dodatek za pracę w porze nocnej, a czasami również wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Nie otrzymuje żadnego zmiennego składnika wynagrodzenia. Przysługujące mu wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy jest obliczane z okresu 3 miesięcy poprzedzających urlop (z wynagrodzenia za godziny przepracowane w nominalnym czasie pracy, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz nocne). Zgodnie ze stanowiskiem ZUS, w tym przypadku wynagrodzenie za urlop należy traktować jak wynagrodzenie stałe, mimo że jest obliczone z uwzględnieniem składników zmiennych.
Pracownik zachorował w sierpniu 2011 r. W marcu 2011 r., z którego wynagrodzenie jest uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, pracownik powinien przepracować 16 dni, tj. 184 godziny (14 dni po 12 godzin i 2 dni po 8 godzin), a przepracował 12 dni (11 dni x 12 godzin + 1 dzień x 8 godzin = 140 godzin) w nominalnym czasie pracy. Przez 2 dni marca (2 dni x 12 godzin = 24 godziny) przebywał na urlopie wypoczynkowym, za co otrzymał wynagrodzenie urlopowe. Ponadto otrzymał wynagrodzenie chorobowe za 4 dni kalendarzowe choroby w tym miesiącu (2 dni robocze, tj. 20 godzin). Stawka godzinowa za pracę w marcu wynosiła 12,40 zł. Za marzec br. pracownik otrzymał:
● wynagrodzenie za pracę wynikające ze stawki godzinowej: 12,40 zł x 140 godz. = 1736 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 1497,99 zł),
● wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy wyliczone z okresu 3 miesięcy poprzedzających: 325,60 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 280,96 zł),
● wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej w łącznej wysokości: 381,92 zł (po pomniejszeniu o składki ZUS – 329,56 zł).
Uzupełnienie wynagrodzenia w tym przypadku polega na przyjęciu kwoty z umowy o pracę oraz doliczeniu wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej (kwot pomniejszonych o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika). Nie należy natomiast uwzględniać wynagrodzenia za urlop.
Zatem w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego za sierpień br. należy uwzględnić wynagrodzenie za marzec br. w wysokości sumy:
● wynagrodzenia za pracę:
12,40 zł x 184 godz. (nominalny czas pracy w marcu 2011 r.) = 2281,60 zł (po pomniejszeniu o składki ZUS – 1968,79 zł) oraz
● wynagrodzenia za godziny nadliczbowe i nocne w kwocie faktycznie wypłaconej (329,56 zł), tj.:
1968,79 zł + 329,56 zł = 2298,35 zł.
Wpływ niezdolności do pracy na trwający lub planowany urlop
Co do zasady, urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Kodeks pracy zezwala jednak na odstąpienie od tworzenia planu urlopów (jeśli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, to musi ona wyrazić zgodę na to odstąpienie). W razie rezygnacji z planu urlopów pracodawca samodzielnie ustala ich termin w porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego sugestie oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy zakładu.
W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy tuż przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego albo w jego trakcie pracownik zachoruje lub wystąpi inna okoliczność usprawiedliwiająca nieobecność w pracy.
Jeżeli wystąpią przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy (np. choroba), które uniemożliwiają mu rozpoczęcie urlopu w uzgodnionym terminie, to urlop nie rozpoczyna się, a pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165 Kodeksu pracy). Za przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy uznaje się zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy (§ 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy). Przyczyną usprawiedliwiającą nieobecność w pracy jest m.in.:
- choroba pracownika,
- urlop okolicznościowy (np. w związku ze ślubem pracownika, urodzeniem się jego dziecka, śmiercią i pogrzebem osób z bliskiego kręgu rodziny itp.),
- niemożność świadczenia pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny itp.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku, gdy urlop już się rozpoczął i podczas jego trwania wystąpi przyczyna usprawiedliwiająca nieobecność w pracy. Rozpoczęty urlop wypoczynkowy przerywają wyłącznie okoliczności przewidziane w art. 166 Kodeksu pracy, a mianowicie:
- czasowa niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- odbywanie ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyński.
Zatem przyczyny powodujące przerwanie już trwającego urlopu stanowią katalog zamknięty i nie mogą być rozszerzane. Tym samym urlop nie ulega przerwaniu z innych przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy.
WAŻNE!
Konieczność sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny nie przerywa urlopu wypoczynkowego.
PRZYKŁAD
Podczas trwającego urlopu wypoczynkowego zachorowało dziecko pracownika i przedstawił on pracodawcy zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad tym dzieckiem. Jednocześnie pracownik wystąpił z wnioskiem o wypłatę zasiłku opiekuńczego na 3 dni i o przedłużenie mu urlopu wypoczynkowego o taki sam okres. Pracodawca nie wyraził zgody na przedłużenie urlopu i nie wypłacił pracownikowi zasiłku opiekuńczego, tylko wynagrodzenie za urlop.
Dziecko innego pracownika zachorowało w dzień poprzedzający rozpoczęcie urlopu i pracodawca wypłacił pracownikowi zasiłek opiekuńczy oraz przedłużył urlop o okres pobierania zasiłku opiekuńczego.
W obydwu przypadkach pracodawca postąpił prawidłowo. W przypadku pierwszego pracownika wynika to z faktu, że konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem w czasie trwającego już urlopu nie jest okolicznością upoważniającą jego przerwanie. Natomiast w przypadku drugiego pracownika ma zastosowanie art. 165 Kodeksu pracy – ponieważ dziecko zachorowało przed rozpoczęciem urlopu. Przyczyny uzasadniające przesunięcie urlopu wymienione w tym przepisie nie stanowią katalogu zamkniętego i można do nich zaliczyć sytuację, w której pracownik nie rozpoczął urlopu z powodu uzyskania uprawnienia do zasiłku opiekuńczego.
Podstawa prawna
- art. 36, art. 37, art. 38 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
- art. 163, art. 165, art. 166 Kodeksu pracy.