Nasza spółka prowadzi działalność w zakresie udzielania krótkoterminowych pożyczek. Zatrudniamy 16 pracowników pełnoetatowych i ponad 700 agentów wykonujących swoje obowiązki na podstawie umów cywilnoprawnych. Otrzymaliśmy z ZUS zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Jako przewidywany czas trwania kontroli inspektor ZUS wskazał 48 dni, które przepisy przewidują dla dużych przedsiębiorców. Tymczasem, naszym zdaniem, kontrola w spółce nie powinna przekroczyć 18 dni. Co prawda, obrót firmy przekracza kryteria wskazane dla średnich przedsiębiorców, ale zatrudnienie sytuuje nas w sektorze małych przedsiębiorstw. Kto ma rację i co możemy zrobić, aby przeciwstawić się zbyt długiej, naszym zdaniem, kontroli z ZUS?
Czas trwania zapowiedzianej u Państwa kontroli ZUS nie może przekroczyć 48 dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Państwa spółka nie jest bowiem małym przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej. Spełniają Państwo tylko jedno z kryteriów zaliczenia do grupy małych przedsiębiorców (kryterium średniorocznego zatrudnienia). Aby zostać zaliczonym do tej grupy, trzeba spełnić oba warunki łącznie – zarówno w odniesieniu do stanu zatrudnienia, jak i do wielkości obrotu.
Maksymalny roczny limit czasu trwania kontroli danego organu wynosi w danym roku kalendarzowym:
- 12 dni roboczych – u mikroprzedsiębiorców,
- 18 dni roboczych – u małych przedsiębiorców,
- 24 dni robocze – u średnich przedsiębiorców,
- 48 dni roboczych – u wszystkich pozostałych przedsiębiorców (art. 83 ustawy o działalności gospodarczej; dalej: sdg).
Ograniczenia czasu trwania kontroli mają chronić przedsiębiorców przed dezorganizacją, do której mogą doprowadzić nasilone, długotrwałe, częste kontrole poszczególnych organów. Dlatego ZUS, po wykorzystaniu limitu kontroli w danym roku kalendarzowym, może wszcząć ponowną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym tylko w przypadku stwierdzenia w trakcie poprzedniego postępowania rażących nieprawidłowości. Łączny czas takiej „dodatkowej” kontroli nie może przekroczyć 7 dni (w tym przypadku ustawa nie wskazuje, że chodzi o dni robocze). Tego czasu nie wlicza się do liczby dni kontroli, które zostały wyznaczone dla poszczególnych grup przedsiębiorców.
Planowany termin zakończenia kontroli powinien zostać wskazany najpóźniej w dniu wszczęcia postępowania i przekazania płatnikowi upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (art. 89 ust. 1a pkt 6 ustawy systemowej). Przedłużenie czasu trwania kontroli poza termin wskazany w upoważnieniu jest możliwe tylko z przyczyn niezależnych od organu kontroli i zawsze wymaga uzasadnienia na piśmie. Uzasadnienie jest doręczane przedsiębiorcy i wpisywane do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych. Nawet w przypadku uzasadnionego przedłużenia postępowania łączny czas kontroli nie może przekroczyć granicznych terminów wskazanych w ustawie o sdg.
Aby przedsiębiorca mógł zostać zaliczony do danej grupy (mikro-, małych lub średnich przedsiębiorstw), muszą być spełnione łącznie obydwa ustawowe kryteria, tj. skala średniorocznego zatrudnienia oraz kryterium obrotowe/aktywów bilansu. Przedsiębiorstwa, które nie mieszczą się w żadnej z grup wskazanych w przepisach ustawy o sdg, zostają zaliczone do grupy „pozostałych” przedsiębiorców, co oznacza, że w tej grupie nie muszą mieścić się wyłącznie najwięksi płatnicy.
W Państwa firmie kryterium zatrudnienia sytuowałoby przedsiębiorstwo w sektorze małych przedsiębiorstw, ale tylko w sytuacji, gdyby równocześnie było spełnione kryterium obrotowe. Zatrudniają Państwo, co prawda, ponad 700 osób, lecz średnioroczne zatrudnienie, w przeliczeniu na pełne etaty, wynosi zaledwie 16 osób. Pozostałe osoby są agentami, którzy wykonują pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Przepisy o swobodzie działalności gospodarczej wskazują, że przy ustalaniu średniorocznego stanu zatrudnienia u przedsiębiorcy chodzi o zatrudnienie w ramach stosunku pracy. Taka interpretacja wynika z art. 109 ustawy o sdg, który stanowi że „średnioroczne zatrudnienie określa się w przeliczeniu na pełne etaty”. Ponadto przy obliczaniu średniorocznego zatrudnienia nie uwzględnia się pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych, a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego (art. 109 ust. 2 ustawy o sdg). Wskazane w tym przepisie typowe uprawnienia pracownicze (urlop macierzyński i wychowawczy) również potwierdzają, że oceniając wielkość zatrudnienia u przedsiębiorcy, należy uwzględniać tylko zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
Jednak spełnienie jednego tylko kryterium dla danej grupy przedsiębiorców nie wystarczy, aby zaliczyć Państwa do grupy małych przedsiębiorców. Kryterium obrotowe/aktywów bilansu sytuuje bowiem firmę poza tą grupą. Tym samym zaliczają się Państwo do grupy „pozostałych” przedsiębiorców, dla których maksymalny czas trwania kontroli wynosi 48 dni roboczych.
Jeżeli ZUS przekroczy roczny limit postępowania kontrolnego, mogą Państwo złożyć sprzeciw na niezgodne z przepisami działanie organu. Wniesienie sprzeciwu skutkuje natychmiastowym wstrzymaniem czynności kontrolnych. ZUS ma 3 dni robocze na rozpatrzenie sprzeciwu. Jeżeli nie uwzględni stanowiska płatnika, to kontrola toczy się nadal, jednak po jej zakończeniu przedsiębiorca może zgłosić zastrzeżenia do protokołu kontroli, a w ostateczności – odwołać się od decyzji ZUS, która została wydana na podstawie wadliwie przeprowadzonego postępowania.
Samo przekroczenie limitów czasu kontroli nie oznacza jednak automatycznie, że postępowanie kontrolne jest nieważne, a rozstrzygnięcia merytoryczne nieprawidłowe.
Podstawa prawna
- art. 86–89 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.),
- art. 79 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.).