Świadczenie w postaci nieodpłatnego udostępnienia pracownikom lokalu mieszkalnego jest zwolnione z oskładkowania w przypadku, gdy pracownik przebywa w podróży służbowej. Jeżeli pobyt poza miejscem zamieszkania nie jest podróżą służbową, a pracownicy zostali wysłani przez pracodawcę do miejsca pracy poza miejscem ich stałego zamieszkania, od wartości takiego świadczenia należy opłacić składki ZUS. Szczegóły – w uzasadnieniu.
Ustalając, czy od wartości poniesionych przez Pana kosztów związanych z zakwaterowaniem pracowników należy opłacić składki ZUS, trzeba najpierw rozstrzygnąć, w jaki sposób nastąpiło przeniesienie pracowników do miejsca wykonywania pracy poza miejscem zamieszkania. Decydujące znaczenie dla kwestii składkowych ma fakt, czy zostali oni oddelegowani w podróż służbową, czy zmienione zostało im miejsce wykonywania pracy.
Za podróż służbową uznaje się wyjazd, który pracownik odbywa w ramach wykonywanej pracy, na polecenie pracodawcy, poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika. Natomiast o czasowym przeniesieniu pracownika do pracy poza miejscem jego stałego zamieszkania można mówić w przypadku, gdy w umowie o pracę (lub porozumieniu zmieniającym warunki pracy) określono właśnie takie miejsce jej wykonywania.
Pracownikowi, który odbywa podróż służbową w terminie i w miejscu wskazanych przez pracodawcę, przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów. W przypadku podróży służbowej wartość ponoszonych przez pracodawcę kosztów zakwaterowania pracownika jest zwolniona z oskładkowania (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).
Natomiast koszty zakwaterowania pracowników czasowo przeniesionych do pracy w innej miejscowości nie zostały wyłączone z oskładkowania. W takiej sytuacji pracodawca ustala wartość pieniężną tego nieodpłatnego świadczenia zgodnie z § 3 rozporządzenia składkowego, tj. w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w obowiązujących u pracodawcy przepisach o wynagradzaniu.
WAŻNE!
Wartość pieniężną świadczeń w naturze w pierwszej kolejności ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu.
Jeżeli ekwiwalent ten nie został ustalony, wówczas wartość świadczenia płatnik powinien ustalić:
- dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
- dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych wyżej, oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,
- dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.
Jeżeli lokal jest udostępniany dwóm lub większej liczbie osób, to do podstawy wymiaru składek każdej z nich powinna zostać doliczona odpowiednia część wysokości czynszu.
PRZYKŁAD
Pracodawca wynajął w Poznaniu mieszkanie spółdzielcze, które od sierpnia do października nieodpłatnie udostępnia swoim dwóm pracownikom wykonującym pracę w Poznaniu (poza miejscem stałego zamieszkania). Firma płaci właścicielowi czynsz najmu w wysokości 1100 zł. Czynsz za to mieszkanie, opłacany przez właściciela lokalu do spółdzielni mieszkaniowej, wynosi 300 zł. Przepisy o wynagradzaniu, obowiązujące u tego pracodawcy, nie określają wysokości ekwiwalentu pieniężnego za świadczenia w naturze. W podstawie wymiaru składek pracowników zakwaterowanych w poznańskim mieszkaniu należy uwzględnić wartość tego nieodpłatnego świadczenia w wysokości 1/2 czynszu obowiązującego dla tego lokalu w spółdzielni mieszkaniowej, tj. 150 zł (300 zł : 2 pracowników).
Gdy stroną umowy najmu lokalu jest pracownik, a pracodawca zwraca mu poniesione koszty w formie pieniężnej, wówczas w ogóle nie można mówić o „nieodpłatnym udostępnianiu lokalu”. Tym samym pracodawca nie może ustalać wartości świadczenia na podanych wyżej zasadach. W takim przypadku do podstawy wymiaru składek należy doliczyć pełną kwotę opłaty za wynajem lokalu, którą zatrudnionej osobie finansuje pracodawca. Kwota ta stanowi bowiem przychód ze stosunku pracy.
Zagrożenia (–)
Zwrot przez pracodawcę kosztów wynajmu lokalu mieszkalnego poniesionych przez pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega oskładkowaniu na ogólnych zasadach.
PRZYKŁAD
Pracownik oddelegowany do pracy poza miejsce swojego zamieszkania wynajmuje w miejscu pracy lokal mieszkalny, za który miesięcznie płaci właścicielowi 1950 zł. Pracodawca zwraca pracownikowi kwotę wydaną na wynajęcie mieszkania. W lipcu 2012 r. pracownik otrzymał 6285 zł wynagrodzenia oraz dodatkowo 1950 zł zwrotu kosztów wynajmu lokalu. Składki na ubezpieczenia społeczne za lipiec za tego pracownika pracodawca musi rozliczyć i opłacić od kwoty 8235 zł.
Podstawa prawna:
- art. 4 pkt 9, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585
- § 2 ust. 1 pkt 15, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106