W przypadku sporów m.in. z ZUS czy z urzędem skarbowym posiadanie przez płatnika kopii dokumentów ubezpieczonych jest niezbędne, ponieważ stanowią one dowód w ewentualnym postępowaniu. Dlatego też płatnik składek ma ustawowy obowiązek przechowywania tych dokumentów.
Okresy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych są zróżnicowane w zależności od kategorii, do której należy dany dokument. Dokumenty dzielimy na zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze.
Wzory formularzy oraz kody wykorzystywane przy ich wypełnianiu zostały opublikowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU nr 186, poz. 1444 ze zm.).
Dokumenty zgłoszeniowe
Okres przechowywania dokumentów zgłoszeniowych zależy od tego, czy zostały przekazane do ZUS w formie papierowej czy elektronicznej. W razie przekazywania do ZUS formularzy zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego jego pisemne odzwierciedlenie z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (formularz ZUS ZUA) płatnik jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie przewiduje obowiązku przechowywania dokumentów, które zostały złożone w formie papierowej. Mimo to płatnik powinien je trzymać wraz z dowodami nadania również przez okres co najmniej 5 lat.
Formularze zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej:
- ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej,
- ZUS ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny do celów ubezpieczenia zdrowotnego,
- ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych,
- ZUS ZIUA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej,
- ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń.
Formularze zgłoszeniowe płatnika składek:
- ZUS ZPA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- ZUS ZFA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej,
- ZUS ZIPA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek,
- ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek,
- ZUS ZBA – informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek,
- ZUS ZAA – informacja o adresach prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek.
Dokumenty rozliczeniowe
Od 1 stycznia 2012 r. kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).
Wydaje się jednak, że z punktu widzenia interesów płatnika składek takie uregulowanie określające termin przechowywania tych formularzy wprowadza go w błąd. Płatnik dla własnego i bezpieczeństwa powinien, mimo braku takiego prawnego obowiązku, przechowywać dokumenty rozliczeniowe do czasu przedawnienia zobowiązań z nich wynikających. Natomiast termin przedawnienia zobowiązań z tytułu składek (choć ustawowo określony na 5 lat) faktycznie może być znacznie dłuższy na skutek przerwania czy zawieszenia. Dlatego też do upływu tego okresu zasadne wydaje się, aby płatnik składek przechowywał dokumenty rozliczeniowe. Jako przykład można wskazać uregulowania zawarte w art. 86 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).
Formularze rozliczeniowe:
- ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
- ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
- ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
- ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.
Dokumenty bankowe
W sprawie przechowywania bankowych zleceń płatniczych należy wyjaśnić, że przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w ogóle nie wskazują żadnego terminu. Regulacji w tym zakresie należy zatem szukać w innych aktach prawnych.
Bankowe dokumenty płatnicze, za pomocą których płatnik opłaca składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Ubezpieczenia Zdrowotnego, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, banki przechowują przez okres 5 lat. Okres ten liczony jest od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy dana wpłata. Obowiązek taki został nałożony na banki § 49 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 1 października 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków (DzU nr 191, poz. 1279 ze zm.).
Płatnik powinien jednak pamiętać, że również dokumenty płatnicze, a może w szczególności one, powinny być przechowywane nie przez 5 lat, ale do upływu terminu ich przedawnienia, tzn., że okres ten może być znacznie dłuższy niż 5-letni.
Wzór bankowego dokumentu płatniczego i zasady jego wypełniania określa rozporządzenie Ministra Finansów z 5 listopada 2009 r. w sprawie wzoru bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (DzU nr 202, poz. 1561).
Osoba opłacająca składki na własne ubezpieczenia
Osoby opłacające składki na własne ubezpieczenia powinny przechowywać dokumenty płatnicze oraz rozliczeniowe przez okres znacznie dłuższy. Wynika to wprost z art. 125a ust. 5 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia społeczne organ rentowy może żądać przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. Należy wskazać, że żądanie organu rentowego nie jest ograniczone żadnym terminem. Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).
Podstawa prawna:
- art. 36 ust. 8, art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).