Jak dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS

Płatnicy składek mają obowiązek sprawdzić do końca kwietnia 2012 r., czy dane zawarte w imiennych raportach miesięcznych przekazanych do ZUS za 2011 r. są prawidłowe. Jeśli w tych raportach zostały wykazane nieprawidłowe informacje, płatnik musi złożyć w ZUS komplet korygujący – tj. poprawnie wypełniony raport wraz z deklaracją rozliczeniową.

Jeżeli płatnik składek albo osoba zobowiązana do działania w jego imieniu nie wywiąże się z obowiązku sprawdzenia dokumentów rozliczeniowych za ubiegły rok w terminie do końca kwietnia br. i nie poprawi tych dokumentów, mimo że zachodzi taka potrzeba, ZUS może wnioskować do sądu o wymierzenie kary grzywny w wysokości do 5000 zł. Taka sama kara może być nałożona na płatnika, który nie zgłasza wymaganych ustawą danych (w tym danych korygujących) lub zgłasza nieprawdziwe dane (art. 98 ustawy systemowej).

Od pewnego czasu ZUS w znacznie szerszym zakresie prowadzi postępowania wyjaśniające wobec płatników składek, którzy składają korekty dokumentów rozliczeniowych po obowiązującym terminie. Bada przyczyny złożenia korekt za poprzedni rok kalendarzowy po 30 kwietnia danego roku i w zależności od uzyskanych wyjaśnień podejmuje decyzję o ewentualnych dalszych działaniach. Płatnicy, którzy wielokrotnie składają takie korekty, mogą spodziewać się kontroli bądź, w przypadkach szczególnie uzasadnionych, skierowania wniosku do sądu.

Ogólne zasady sporządzania korekt

Płatnik składek ma obowiązek złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych w każdym przypadku, gdy wystąpiła konieczność korekty danych w tych dokumentach, stwierdzona przez niego we własnym zakresie lub przez ZUS. Oznacza to, że sporządza dokumenty korygujące na bieżąco, gdy okażą się nieprawidłowe (art. 41 ust. 6 ustawy systemowej).

Jeśli błąd w raporcie polega na tym, że zaniżono albo zawyżono podstawę wymiaru składek, raport ten należy skorygować, gdy różnica przekracza 2,20 zł. Raport należy skorygować zawsze – nawet jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł – wtedy, gdy podstawą wymiaru składek jest kwota zadeklarowana, np. gdy raport został złożony za zleceniobiorcę, za którego składki są opłacane od podstawy wymiaru w wysokości minimalnego wynagrodzenia (art. 41 ust. 6a i 6b w związku z art. 18 ust. 7 ustawy systemowej).

WAŻNE!

Nie należy korygować raportu, gdy różnica między prawidłową a błędną podstawą wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł, chyba że podstawą jest kwota zadeklarowana.

Termin na sporządzenie i przekazanie do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych to 7 dni liczone od dnia następnego po dniu stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS albo od dnia następnego po dniu uprawomocnienia się decyzji ZUS, z której wynika obowiązek sporządzenia korekt. Jeśli natomiast nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych zostały stwierdzone przez kontrolę ZUS, korektę trzeba złożyć nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli (art. 41 ust. 7a i 7b ustawy systemowej).

Termin 30 kwietnia każdego roku to termin dodatkowy, w którym trzeba zweryfikować wszystkie raporty rozliczeniowe za poprzedni rok i poprawić powstałe w nich błędy (art. 41 ust. 7 ustawy systemowej). W tym przypadku komplety dokumentów korygujących powinny być złożone w ZUS w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości. Wprawdzie przepis nakazujący sprawdzanie dokumentów złożonych w poprzednim roku kalendarzowym nie wymienia wprost dokumentów zgłoszeniowych, jednak bez sprawdzenia poprawności zgłoszeń nie można mieć pewności co do poprawności rozliczeń.

W programie Płatnik dokumenty korygujące można sporządzić na podstawie dokumentów przekazanych wcześniej do ZUS. W ten sposób można uniknąć wielu błędów.

Komplety korygujące

Dokumenty rozliczeniowe to imienne raporty miesięczne (ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA) oraz deklaracja rozliczeniowa (ZUS DRA).

Płatnik, który musi skorygować dokumenty rozliczeniowe, ma obowiązek złożyć w ZUS nie tylko dokument, w którym wystąpił błąd, ale też wszystkie druki stanowiące komplet dokumentów korygujących. Jeśli błąd powstał w raporcie, dokument ten zostanie poprawiony pod warunkiem, że płatnik przekaże do ZUS komplet dokumentów korygujących – czyli poprawiony raport i deklarację ZUS DRA (art. 47 ust. 3 ustawy systemowej).

W komplecie dokumentów korygujących należy złożyć imienne raporty miesięczne korygujące tylko za te osoby, za które zostały przekazane błędne dane. Nie należy ponownie wysyłać dokumentów, które były poprawne. W programie Płatnik w zestawie korygującym płatnik powinien oznaczyć statusem „Do wysyłki” tylko raporty wymagające korekty. Status ten jest widoczny w drugiej kolumnie listy raportów w postaci ikony koperty. Status zmieniamy za pomocą przycisku Nie wysyłaj/Do wysyłki. Napis na przycisku jest uzależniony od statusu dokumentu.

Jeśli zaznaczony blok ma status „Do wysyłki” (w drugiej kolumnie jest koperta), to przycisk ma nazwę „Nie wysyłaj”. Jeśli zaznaczony blok nie ma statusu „Do wysyłki” (w drugiej kolumnie nie ma jakiejkolwiek ikony), to przycisk ma nazwę „Do wysyłki”.

@RY1@i65/2012/007/i65.2012.007.000.0010.213.jpg@RY2@

Tylko raporty oznaczone kopertą zostaną wydrukowane lub wysłane do ZUS w trakcie wysyłania zestawu dokumentów.

Natomiast w deklaracji rozliczeniowej korygującej zawsze należy umieścić zbiorcze dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych – zarówno tych, za których zostały prawidłowo rozliczone składki i świadczenia w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których zostały sporządzone korekty raportów.

Płatnik składek przekazał do ZUS deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne za 250 ubezpieczonych. Po stwierdzeniu nieprawidłowości dotyczących podstawy wymiaru składek skorygował imienne raporty miesięczne za 50 ubezpieczonych i na podstawie tych 50 raportów sporządził deklarację rozliczeniową korygującą. Deklaracja uwzględniająca składki tylko za 50 osób jest nieprawidłowa, dlatego płatnik musi ponownie przesłać komplet dokumentów korygujących składający się z deklaracji zawierającej dane (składki) za wszystkich 250 ubezpieczonych i dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych za 50 osób.

W przypadku gdy korekta dotyczy danych wykazanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej, do ZUS należy przesłać jedynie korektę deklaracji (art. 47 ust. 3a ustawy systemowej).

Płatnik składał w ZUS komplety dokumentów rozliczeniowych (deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne) za poszczególne miesiące 2011 r. Okazało się, że przez cały rok naliczał składkę na Fundusz Pracy za wszystkich ubezpieczonych, także za pracownice powracające z urlopów macierzyńskich. Składek na Fundusz Pracy nie wykazuje się w raportach, a jedynie w deklaracji. W związku z tym płatnik ma obowiązek złożyć za wszystkie miesiące 2011 r. jedynie korekty deklaracji ZUS DRA.

Identyfikator

W każdym dokumencie rozliczeniowym należy podać identyfikator dokumentu, który składa się z numeru identyfikatora oraz miesiąca i roku, za który jest dokonane rozliczenie.

@RY1@i65/2012/007/i65.2012.007.000.0010.214.jpg@RY2@

Numer identyfikatora to numer dokumentu za dany okres rozliczeniowy. Numer 01 oznacza dokumenty rozliczeniowe składane po raz pierwszy za dany miesiąc, natomiast numery od 02 do 39 oznaczają kolejną wersję dokumentów rozliczeniowych korygujących za ten miesiąc. Imienny raport korygujący powinien być oznaczany tym samym numerem co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.

Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklarację i imienne raporty miesięczne) oznaczony numerem identyfikatora 01. Ponieważ błędnie wyliczył składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych, przekazał do ZUS deklarację korygującą, oznaczoną numerem identyfikatora 02. Po złożeniu korekty okazało się, że popełnił również błędy w imiennych raportach miesięcznych, które musi skorygować i złożyć w komplecie z deklaracją rozliczeniową. Korygujący komplet dokumentów musi oznaczyć numerem identyfikatora 03, mimo że jest to pierwsza korekta imiennych raportów miesięcznych.

Jeśli ze względu na wielokrotne korygowanie dokumentów za dany miesiąc płatnik wyczerpał numery identyfikatorów przeznaczonych do oznaczania jego dokumentów rozliczeniowych korygujących, do kolejnych korekt powinien używać ostatniego numeru. Oznacza to, że jeśli płatnik, dla którego są przeznaczone numery deklaracji od 01 do 39, wyczerpał już te numery, kolejne korekty dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc powinien sporządzać używając numeru identyfikatora deklaracji i raportów rozpoczynającego się cyframi „39”. W tym przypadku szczególną uwagę należy zwracać na prawidłowe wpisanie daty wypełnienia dokumentów, bo za ostateczny komplet dokumentów korygujących uważany jest komplet sporządzony jako ostatni.

Korekty w praktyce

Imienne raporty miesięczne dzielą się na dwa typy:

• tzw. raporty składkowe – na drukach ZUS RCA i ZUS RZA, w których są przekazywane informacje o należnych składkach (w tym o składkach na ubezpieczenie zdrowotne),
• tzw. raporty świadczeniowe – na druku ZUS RSA, które służą do przekazywania informacji o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

Gdy wystąpi konieczność korekty raportu, należy skorygować tylko raport jednego typu. Oznacza to, że jeśli za tego samego ubezpieczonego został złożony zarówno raport składkowy, jak i świadczeniowy z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, a błąd jest tylko w jednym raporcie, to tylko ten jeden raport należy skorygować (ewentualnie inne raporty tego samego typu – składkowe albo świadczeniowe).

Płatnik składek sporządził za grudzień 2011 r. za ubezpieczonego raport składkowy ZUS RCA oraz dwa raporty świadczeniowe ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. Jeśli błąd wystąpi w raporcie:

• składkowym ZUS RCA – komplet dokumentów rozliczeniowych będzie się składał z deklaracji ZUS DRA i załączonego do niej poprawnego raportu ZUS RCA (nie trzeba korygować raportów świadczeniowych ZUS RSA),
• świadczeniowym ZUS RSA – mimo że błąd powstałby tylko w jednym raporcie świadczeniowym, komplet dokumentów korygujących będzie się składał z deklaracji oraz korekt obydwu raportów ZUS RSA, bo są to raporty tego samego typu (nie trzeba natomiast korygować raportu ZUS RCA).

W przypadku konieczności skorygowania dokumentu składkowego ZUS RCA lub ZUS RZA płatnik składek koryguje raporty za danego ubezpieczonego z tym samym (6-znakowym) kodem tytułu ubezpieczenia.

W listopadzie 2011 r. ubezpieczony początkowo był zatrudniony jako zleceniobiorca, a od 16 listopada na podstawie umowy o pracę. Płatnik składek wykazał w imiennym raporcie ZUS RCA za listopad 2011 r. z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 (pracownik) jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne kwotę stanowiącą sumę przychodów z obydwu umów, natomiast w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00 (zleceniobiorca) podał prawidłową podstawę wymiaru składek w wysokości wynagrodzenia za zlecenie. Płatnik składek ma obowiązek skorygować tylko błędny raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i złożyć go razem z deklaracją korygującą. Nie musi składać korekty drugiego raportu ZUS RCA złożonego za tę osobę, mimo że też jest to raport składkowy, ponieważ ten raport został złożony poprawnie z innym kodem tytułu ubezpieczenia (04 11 00).

Za osobę, która podlega ubezpieczeniom z danego tytułu, powinien być składany za dany miesiąc tylko jeden raport składkowy z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia.

Jeśli za jedną osobę zostały złożone dwa raporty składkowe z tym samym kodem ubezpieczenia (np. ZUS RCA i ZUS RZA bądź dwa raporty ZUS RCA), to chcąc skorygować ten błąd należy złożyć tylko właściwy raport i oznaczyć go jako korygujący.

Płatnik składek sporządził za zleceniobiorcę za ten sam miesiąc zarówno raport ZUS RCA, jak i ZUS RZA z takim samym kodem tytułu ubezpieczenia (04 11 00). Błąd wynikał z tego, że zleceniobiorca przez część miesiąca podlegał tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, a przez resztę miesiąca również ubezpieczeniom społecznym. Za zleceniobiorcę powinien zostać sporządzony tylko raport ZUS RCA. Aby dokonać korekty, płatnik powinien złożyć tylko raport ZUS RCA (oznaczając go jako korygujący) wraz z deklaracją rozliczeniową korygującą z takim samym numerem identyfikatora. Nie powinien przekazywać „zerowego” raportu ZUS RZA, mimo że w tym raporcie została wykazana składka na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy. Raport ten zostanie „wymazany” przez prawidłowy raport ZUS RCA.

Taki błąd nie zostanie popełniony, jeśli dokumenty zostaną zweryfikowane w programie Płatnik. Program wykaże wówczas błąd krytyczny i uniemożliwi wysyłkę dokumentu do ZUS.

Jeżeli płatnik składek podał w imiennym raporcie miesięcznym błędne dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. błędne nazwisko, imię lub identyfikator numeryczny – PESEL lub serię i numer dokumentu tożsamości), to musi za tę osobę złożyć nowy, poprawny raport. Raport i deklarację rozliczeniową powinien oznaczyć kolejnym numerem identyfikatora.

@RY1@i65/2012/007/i65.2012.007.000.0010.215.jpg@RY2@

Płatnik składek w raporcie ZUS RCA wpisał błędny numer PESEL ubezpieczonego. Aby skorygować błąd, powinien przekazać do ZUS raport ZUS RCA z prawidłowymi danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego oraz deklarację korygującą. Dokumenty te muszą być oznaczone takim samym numerem identyfikatora.

Obecnie płatnik składek powinien sporządzać dokumenty rozliczeniowe do ZUS tylko z numerem PESEL ubezpieczonego (lub serią i numerem paszportu w przypadku cudzoziemców). Dotyczy to również dokumentów korygujących. Od 1 września 2011 r. zmieniły się bowiem zasady podawania danych osób ubezpieczonych we wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym. W dokumentach dotyczących ubezpieczonego nie należy podawać numeru identyfikacji podatkowej NIP. Jeśli w raportach rozliczeniowych za 2011 r. był podany NIP ubezpieczonego, to korektę raportu należy sporządzić z numerem PESEL lub serią i numerem paszportu w przypadku cudzoziemców, pod warunkiem że te identyfikatory były podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń.

@RY1@i65/2012/007/i65.2012.007.000.0010.216.jpg@RY2@

Program Płatnik w obecnie obowiązującej wersji 8.01.001A nie pozwoli na sporządzenie korekty raportu z użyciem identyfikatora NIP. Wykaże błąd krytyczny „Niepoprawne dane identyfikacyjne ubezpieczonego”.

Jeżeli ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczeń wyłącznie z identyfikatorem numerycznym NIP (bez numeru PESEL oraz serii i numeru paszportu, co może dotyczyć cudzoziemców), płatnik składek jest zobowiązany przekazać do ZUS zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na formularzu ZUS ZIUA. W dokumencie ZUS ZIUA w bloku dotyczącym poprzednich danych identyfikacyjnych ubezpieczonego należy wykazać dotychczasowe dane, z jakimi dana osoba została zgłoszona do ubezpieczeń, natomiast w bloku dotyczącym aktualnych danych identyfikacyjnych należy podać nazwisko i imię pierwsze, datę urodzenia oraz numer PESEL lub serię i numer paszportu.

Wycofanie raportu

Jeśli płatnik złożył raport składkowy za osobę, za którą nie powinien składać raportu, musi ten raport wycofać, tj. skorygować go do „zera”. Aby wycofać raport składkowy (ZUS RCA lub ZUS RZA), należy sporządzić raport korygujący, a w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek należy wpisać „0,00”.

Płatnik pomylił się i sporządził za luty 2011 r. raport ZUS RCA za ubezpieczonego, który został już wyrejestrowany z ubezpieczeń. Aby skorygować ten błąd, musi przekazać za tę osobę raport korygujący, w którym w pola dotyczące podstawy wymiaru składek i kwoty składek wpisze „0,00”. Raport ten musi złożyć z deklaracją rozliczeniową korygującą.

W ten sam sposób należy wycofać raport świadczeniowy ZUS RSA, który nie powinien zostać złożony. W razie potrzeby wycofania takiego raportu należy sporządzić raport korygujący, wpisując „0,00” w pola dotyczące liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat i kwoty świadczenia.

Płatnik składek sporządził za pracownicę Joannę Nowak raport ZUS RSA za maj 2011 r., wykazując w nim wypłatę zasiłku chorobowego za okres od 25 do 31 maja 2011 r. w kwocie 840 zł. Po przekazaniu dokumentów do ZUS okazało się, że zasiłek chorobowy otrzymała Anna Nowak, a Joanna Nowak przepracowała cały maj. Płatnik składek złożył poprawny raport za Annę Nowak. Natomiast w celu wycofania raportu świadczeniowego złożonego za Joannę Nowak sporządził raport korygujący ZUS RSA, w którym wykazał:

• kod tytułu ubezpieczenia, taki jak na pierwszym raporcie złożonym za ten miesiąc, czyli 01 10 00,
• „0” w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”,
• kod świadczenia/przerwy – 313„zasiłek chorobowy” (taki jak na pierwszym raporcie za ten miesiąc),
• taki sam okres, jak w wycofywanym raporcie, czyli 25–31 maja 2010 r.,
• „0,00” w polu „kwota”.

Inaczej jest, gdy za tę samą osobę złożono kilka raportów świadczeniowych (ZUS RSA) z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, ale z różnymi kodami świadczenia/przerwy.

Sytuacja I – trzeba wycofać jeden z kilku raportów świadczeniowych (ZUS RSA) – należy złożyć tylko ten raport (raporty), który jest aktualny, oznaczając go jako korygujący.

W komplecie dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2011 r. płatnik składek złożył za pracownicę raporty świadczeniowe ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00:

• z kodem świadczenia/przerwy 312 (zasiłek opiekuńczy) – okres: 03.12.2011. – 07.12.2011, kwota: 450,00,
• z kodem świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie chorobowe) – okres: 10.12.2011 – 18.12.2011, kwota: 640,00,
• z kodem świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy) – okres: 28.12.2011 – 31.12.2011, kwota: 320,00.

Płatnik chce wycofać raport z kodem świadczenia/przerwy 312, ponieważ zasiłek opiekuńczy wypłacił pracownicy w styczniu 2012 r., a nie w grudniu 2011 r. Pozostałe raporty (z kodami 331 i 313) były poprawne.

W komplecie dokumentów rozliczeniowych korygujących o numerze identyfikatora 02.12.2011 płatnik musi przekazać deklarację rozliczeniową, dołączając do niej dwa poprawne raporty ZUS RSA:

• z kodem świadczenia/przerwy 331 – okres: 10.12.2011 – 18.12.2011, kwota: 640,00,
• z kodem świadczenia/przerwy 313 – okres: 28.12.2011. – 31.12.2011, kwota: 320,00.

Sytuacja II – trzeba wycofać wszystkie raporty świadczeniowe ZUS RSA – wówczas każdy raport należy wycofać oddzielnie, tzn. złożyć nowy „zerowy” raport.

W komplecie dokumentów rozliczeniowych za lipiec 2011 r. płatnik złożył za pracownicę raporty świadczeniowe ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. Ponadto w raportach zostały wskazane następujące dane:

• kod świadczenia/przerwy 312 (zasiłek opiekuńczy) – okres: 01.07.2011 – 07.07.2011, kwota: 700,00,
• kod świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie chorobowe) – okres: 08.07.2011 – 19.07.2011, kwota: 1200,00,
• kod świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński) – okres: 20.07.2011 – 31.07.2011, kwota: 1200,00.

Przez pomyłkę płatnik sporządził te raporty nie dla tej pracownicy, która pobierała świadczenia. W związku z tym musi wycofać wszystkie raporty.

W zestawie korygującym, składanym z identyfikatorem 02.07.2011, powinien przekazać deklarację rozliczeniową korygującą oraz raporty ZUS RSA.

Poprawne raporty powinny zostać złożone:

• z kodem świadczenia/przerwy 312 – okres: 01.07.2011 – 07.07.2011, kwota: 0,00,
• z kodem świadczenia/przerwy 331 – okres: 08.07.2011 – 19.07.2011, kwota: 0,00,
• z kodem świadczenia/przerwy 311 – okres 20.07.2011 – 31.07.2011, kwota: 0,00.

W każdym raporcie w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wpisać „0”.

Sytuacja III – trzeba wycofać jeden z raportów świadczeniowych ZUS RSA i skorygować drugi raport – należy wówczas złożyć aktualny komplet raportów bez tego raportu, który ma zostać wycofany.

Płatnik składek w komplecie dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2011 r. złożył za jedną z pracownic raporty ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00:

• z kodem świadczenia/przerwy 312 (zasiłek opiekuńczy) – okres: 02.01.2011. – 07.01.2011, kwota: 300,00,
• z kodem świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie chorobowe) – okres: 12.01.2011 – 15.01.2011, kwota: 300,00,
• z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński) – okres: 19.01.2011 – 31.01.2011, kwota: 700,00.

Raport z kodem 312, dotyczący zasiłku opiekuńczego, był poprawny. Natomiast dwa pozostałe raporty są błędne, gdyż pracownica miała prawo do zasiłku macierzyńskiego od 12 stycznia 2011 r., a w raporcie wykazano, że od 12 do 15 stycznia 2011 r. pobierała wynagrodzenie chorobowe. Płatnik musi wycofać raport z kodem 331 (wynagrodzenie chorobowe), a w raporcie z kodem 311 (zasiłek macierzyński) skorygować okres i kwotę (okres na: 12.01.2011 – 31.01.2011, kwotę na: 1000 zł). Płatnik powinien złożyć w komplecie korygującym z numerem identyfikatora 02.01.2011 deklarację oraz raporty ZUS RSA:

• z kodem świadczenia/przerwy 312 – okres: 02.01.2011 – 07.01.2011, kwota: 300,00,
• z kodem świadczenia/przerwy 311 – okres: 12.01.2011 – 31.01.2011, kwota: 1000,00.

Pracodawca w komplecie dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2011 r. złożył za jedną z pracownic raporty świadczeniowe ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00:

• z kodem świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie chorobowe) – okres: 02.01.2011 – 06.01.2011, kwota: 200,00,
• z kodem świadczenia/przerwy 312 (zasiłek opiekuńczy) – okres: 09.01.2011 – 15.01.2011, kwota: 210,00,
• z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński) – okres: 19.01.2011 – 31.01.2011, kwota: 900,00.

Okazało się, że pracownica w styczniu 2011 r. nie pobierała ani wynagrodzenia chorobowego, ani zasiłku opiekuńczego, natomiast 12 stycznia 2011 r. urodziła dziecko. Płatnik musi zatem skorygować raport dotyczący zasiłku macierzyńskiego (prawidłowo powinno być – okres: 12.01.2011 – 31.01.2011, kwota: 2250,00) oraz wycofać raporty złożone z kodami świadczenia/przerwy 331 i 312. W komplecie dokumentów korygujących o numerze identyfikatora 02.01.2011 płatnik powinien przekazać jedynie skorygowany raport ZUS RSA:

• z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński) – okres: 12.01.2011 – 31.01.2011, kwota: 2250,00.

Płatnik nie powinien składać raportów wycofujących raporty z kodami świadczenia/przerwy 331 i 312. Raporty te zostaną wycofane zgodnie z zasadą, że raport z identyfikatorem 02.01.2011 złożony z kodem świadczenia/przerwy 311„przykryje” wszystkie raporty świadczeniowe z niższym numerem identyfikatora. Tym samym pozostaną zapisy tylko z raportu korygującego z kodem świadczenia/przerwy 311.

Gdy brakuje raportu

Jeśli za daną osobę nie przekazano jednego z raportów świadczeniowych (ZUS RSA), w zestawie korygującym należy przekazać aktualny komplet raportów łącznie z brakującym.

Pracownica przebywająca na urlopie wychowawczym, podlegająca ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu, 15 grudnia 2011 r. urodziła kolejne dziecko. Zasiłek macierzyński za grudzień 2011 r. wypłacono jej w grudniu 2011 r. Za grudzień płatnik złożył za tę osobę następujące imienne raporty miesięczne:

• ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 00 (osoba przebywająca na urlopie wychowawczym), w którym obliczył składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tej osoby za grudzień 2011 r. od równowartości 14/31 minimalnego wynagrodzenia oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne od kwoty świadczenia pielęgnacyjnego,
• ZUS RCA z kodem 12 40 00 (osoba pobierająca zasiłek macierzyński), w którym obliczył składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w grudniu 2011 r.,
• ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 (pracownik) i kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński) za okres od 15 do 31 grudnia 2011 r., w którym wykazał kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego.

Płatnik nie złożył raportu ZUS RSA z kodem tytułu 01 10 00 (pracownik) i kodem świadczenia/przerwy 121 (urlop wychowawczy) za okres od 1 do 14 grudnia 2011 r. Brakujący raport musi przekazać do ZUS łącznie z poprawnym raportem ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 (pracownik) i kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński) za okres od 15 do 31 grudnia 2011 r. Konieczność złożenia tych dwóch raportów wynika z tego, że obydwa raporty to raporty tego samego rodzaju (raporty świadczeniowe ZUS RSA), złożone za ten sam miesiąc za tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 00).

W komplecie dokumentów rozliczeniowych korygujących o numerze identyfikatora 02.12.2011 płatnik powinien przekazać:

• ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 (pracownik) i kodem świadczenia/przerwy 121 (urlop wychowawczy) za okres od 1 do 14 grudnia 2011 r.,
• ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 (pracownik) i kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński) za okres od 15 do 31 grudnia 2011 r., w którym wykaże kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego,
• deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA, oznaczoną tym samym numerem identyfikatora 02.12.2011.

Korekty dokonywane przez ZUS

ZUS może korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie (art. 48b ust. 2 ustawy systemowej).

Jednym z błędów, jakie poprawia ZUS, jest rozbieżność między wysokością podstawy wymiaru składek a kwotą składek. W takiej sytuacji za prawidłową ZUS przyjmuje podstawę wymiaru składek wykazaną przez płatnika (§ 24 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek...).

WAŻNE!

Jeśli wysokość składek nie wynika z wykazanej podstawy wymiaru składek, ZUS uznaje, że prawidłowa jest wysokość składek obliczona od wykazanej podstawy wymiaru.

Na podstawie dokumentów rozliczeniowych skorygowanych przez ZUS na koncie ubezpieczonego zostają zewidencjonowane dane, a na koncie płatnika składek – rozliczenia. Jeżeli płatnik nie zgadza się z korektą sporządzoną przez ZUS, to w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia w tej sprawie powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą imienne raporty miesięczne korygujące dokumenty nadesłane przez ZUS.

Forma przekazywania dokumentów korygujących

Płatnik składek rozliczający składki za więcej niż 5 osób ma obowiązek przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe oraz korekty tych dokumentów przez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania zgodnego z wymaganiami ZUS. Dotyczy to również płatnika, który przekazywał dokumenty pierwszorazowe w formie papierowej (np. wydruki z programu Płatnik), a obecnie ma ustawowy obowiązek przekazywania dokumentów w formie elektronicznej (art. 47a ustawy systemowej).

Dokumenty rozliczeniowe korygujące (a także dokumenty zgłoszeniowe zmieniające i korygujące, tj. w razie wszystkich zmian i korekt zgłoszeń) płatnik składek musi przekazać w takiej formie, jaka wynika z liczby osób, za które rozliczył składki w komplecie dokumentów rozliczeniowych złożonym za ostatni miesiąc.

Podstawa prawna:

• art. 18 ust. 7, art. 41 ust. 1–7b, art. 46 ust. 4, art. 47 ust. 1–3c, art. 47a, art. 48b ust. 2, art. 98 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• § 2 ust. 6, § 3 ust. 3, § 4, § 21 ust. 1, ust. 3 i ust. 6, § 24 ust. 1 i ust. 3, § 25 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. Nr 78, poz. 465 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).