Inspektor kontroli ma prawo badać, czy zatrudniane w Państwa firmie osoby powinny zostać zgłoszone do ZUS, a sprowadza się to do oceny zapisów zawartych w zawieranych przez Państwa umowach cywilnoprawnych oraz do badania faktycznego charakteru czynności wykonywanych przez zatrudniane przez Państwa osoby. Kontrolujący ma również prawo przeprowadzić w toku postępowania dowód z zeznań świadków. Przepisy nie ograniczają liczby osób, które mogą być przesłuchane. O terminie i miejscu przesłuchania świadków kontrolujący musi wcześniej powiadomić płatnika, a płatnik ma prawo uczestniczyć w tym przesłuchaniu.
Kontrola ZUS, zgodnie z zakresem wskazanym w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, obejmuje:
- prawidłowość zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
- prawidłowość obliczania, potrącania oraz opłacania składek i wpłat, do których poboru jest zobowiązany ZUS,
- ustalanie prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wysokości, prawidłowości wypłat oraz rozliczeń z tego tytułu,
- prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków emerytalnych i rentowych,
- prawidłowość wystawianych zaświadczeń oraz zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych,
- dokonywanie oględzin składników majątku płatnika zalegającego z należnościami na rzecz ZUS (do celów postępowania egzekucyjnego).
Inspektor kontroli zakwestionował w Państwa firmie prawidłowość danych zgłaszanych do celów ubezpieczeń społecznych. Nie zgłosili Państwo do ubezpieczeń wykonawców dzieła, którzy – zdaniem ZUS – faktycznie są zleceniobiorcami i jako tacy powinni zostać zgłoszeni do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx, a ich przychody powinny zostać oskładkowane. Kontrolujący w żadnym przypadku nie może ingerować w treść zawieranych przez Państwa umów, ale ma prawo stwierdzić, że ich treść nie odpowiadała danym zgłoszonym do ZUS (bądź że z ich treści wynikał obowiązek zgłoszenia danych, którego płatnik nie dopełnił). ZUS może jednak dowodzić, że czynności faktycznie wykonywane przez zatrudnione osoby nie były wykonywaniem dzieła, lecz zlecenia, co skutkuje obowiązkiem zgłoszenia ich do ubezpieczeń, na zasadach dotyczących zleceniobiorców.
Prowadząc postępowanie kontrolne inspektor ZUS dysponuje bardzo szerokim zakresem uprawnień. Sprawdzając prawidłowość rozliczeń płatnika z ZUS może badać całą związaną z zakresem kontroli dokumentację finansową, księgową, płacową, osobową. Oczywiście wśród innych dokumentów może również badać treść zawieranych przez Państwa umów. Dokumentacja ta jest badana przez inspektora ZUS w pierwszej kolejności. Jeżeli jednak po wyczerpaniu tego rodzaju środków dowodowych (lub wobec ich braku) pozostały jeszcze okoliczności niewyjaśnione, a mające wpływ na wynik postępowania kontrolnego, wówczas do złożenia zeznań często zostają wezwani świadkowie. Jeśli wymagają tego okoliczności i nie ma możliwości ustalenia stanu faktycznego w inny sposób, przesłuchany może zostać również sam płatnik – w charakterze strony postępowania (art. 87 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy systemowej).
Płatnik składek ma prawo czynnie uczestniczyć w postępowaniu kontrolnym, na każdym jego etapie. Inspektor musi zatem poinformować go również o zamiarze przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków (art. 89 ust. 5 ustawy systemowej). Przepisu tego nie stosuje się, jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie tej czynności, a płatnik jest nieobecny. Fakt nieobecności płatnika odnotowuje się wówczas w protokole przeprowadzonej kontroli. Co do zasady jednak płatnik składek powinien znać wcześniej termin przesłuchania i ma prawo w nim uczestniczyć, chociaż nie może ingerować w przesłuchanie ani go zakłócać.
Nikt nie ma prawa odmówić zeznań w charakterze świadka. Ta ogólna zasada nie dotyczy jedynie:
- małżonka strony,
- wstępnych, zstępnych i rodzeństwa strony,
- powinowatych pierwszego stopnia,
- osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli.
Osoba zeznająca jako świadek może jednak odmówić odpowiedzi na niektóre pytania, gdy taka odpowiedź mogłaby narazić ją lub jej bliskich na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej (art. 83 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego).
Świadkami nie mogą być:
- osoby niezdolne do spostrzegania lub komunikowania swych spostrzeżeń,
- osoby zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji niejawnych na okoliczności objęte tajemnicą, jeżeli nie zostały w trybie określonym obowiązującymi przepisami zwolnione od obowiązku zachowania tej tajemnicy,
- duchowni co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi.
Inspektor kontroli ZUS ma prawo legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne podczas kontroli – m.in. na potrzeby przeprowadzanego przesłuchania. Zarówno świadkowie, jak i strona zeznają pod rygorem odpowiedzialności karnej (art. 233 § 1 Kodeksu karnego). O tym fakcie, a także o sankcjach za złożenie fałszywych zeznań oraz o możliwości odmowy zeznań w określonych okolicznościach muszą zostać poinformowani przed rozpoczęciem składania zeznań. Przyjęcie do wiadomości tych informacji potwierdzają własnoręcznym podpisem na pierwszej stronie protokołu przesłuchania. Ponadto w protokole przesłuchania znajdują się dane osobowe osoby zeznającej, imię i nazwisko inspektora prowadzącego postępowanie, adres miejsca przesłuchania, dane osób obecnych przy przesłuchaniu.
WAŻNE!
Kto, składając zeznanie mające służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, zeznaje nieprawdę lub zataja prawdę, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Przesłuchanie przeprowadza inspektor kontroli – zadaje pytania i zapisuje odpowiedzi, które padają ze strony płatnika lub świadka. Treść zeznań zostaje wiernie, wręcz drobiazgowo utrwalona w protokole przesłuchania. Osoba zeznająca ma prawo zapoznać się z nią po zakończeniu przesłuchania i zgłosić ewentualne uwagi, sprostowania lub dopowiedzenia. Na koniec, gdy protokół jest w pełni zgodny z zeznaniem, zostaje potwierdzony podpisem przez kontrolującego oraz przez osobę przesłuchiwaną (świadka lub płatnika). Dopiero tak sporządzony protokół przesłuchania może stanowić dowód w sprawie, zarówno na etapie postępowania przed ZUS, jak i na etapie postępowania sądowego.
Podstawa prawna:
- art. 86 ust. 2, art. 87 ust. 1, art. 89 ust. 5 i ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 83 Kodeksu postępowania administracyjnego,
- art. 233 § 1 Kodeksu karnego.