Jak przebiega kontrola ZUS w zakresie pozornego zawarcia umowy o pracę

Od momentu dostarczenia zawiadomienia o planowanej kontroli do momentu wszczęcia postępowania minie nie mniej niż 7 i nie więcej niż 30 dni. Inspektor kontroli ZUS przedstawi upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, ze szczegółowym opisem jej zakresu i wpisze się do książki kontroli. Szczegółowej analizie zostaną poddane akta osobowe pracownicy przebywającej na zwolnieniu, dokumentacja płacowa i rozliczenia z ZUS dotyczące tej ubezpieczonej. ZUS może również wezwać świadków do złożenia zeznań. Szczegóły w uzasadnieniu.

Kontrola ZUS, zgodnie z zakresem wskazanym w ustawie systemowej, obejmuje:

• prawidłowość zgłaszania do ubezpieczeń społecznych;
• prawidłowość obliczania, potrącania i opłacania składek i wpłat, do których poboru jest zobowiązany ZUS;
• ustalanie prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wysokości, prawidłowości wypłat oraz rozliczeń z tego tytułu;
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków emerytalnych i rentowych;
• prawidłowość wystawianych zaświadczeń oraz zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych;
• dokonywanie oględzin składników majątku płatnika zalegającego z należnościami na rzecz ZUS (do celów postępowania egzekucyjnego).

Z planowanym zakresem kontroli zapoznał się Pan już w dniu zawiadomienia o planowanym postępowaniu – powinien on zostać wyszczególniony w zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli. Zakres kontroli musi być również wskazany w upoważnieniu, które zostanie Panu przedstawione w dniu wszczęcia postępowania.

Kontrole są roboczo podzielone przez ZUS na trzy rodzaje – w zależności od tego, z jakiej przyczyny zostało wszczęte postępowanie oraz jaki zakres dokumentacji i rozliczeń będzie w związku z tym badany przez inspektora kontroli. Wyróżniamy:

• kontrole okresowe – stosunkowo najczęstszy tryb prowadzenia postępowania. Są to rutynowe kontrole, okresowo przeprowadzane u wszystkich płatników składek. W trakcie kontroli okresowej inspektor zweryfikuje w zasadzie wszystkie aspekty rozliczeń płatnika z ZUS, zarówno dotyczące składek, jak i ustalania wysokości świadczeń oraz dokumentowania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych;
• kontrole doraźne – najczęściej wszczynane na podstawie skargi osoby ubezpieczonej, stwierdzenia przez ZUS rażących nieprawidłowości (np. w wyniku analizy konta płatnika) lub uzasadnionego podejrzenia o działania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa. Są to kontrole o stosunkowo wąskim zakresie – dotyczą najczęściej dokładnego wyjaśnienia tej okoliczności, która stała się przyczyną kontroli. W celu wyjaśnienia wszelkich wątpliwości inspektor kontroli zbada sprawę wyjątkowo wnikliwie, zgromadzi wszelkie dowody z nią związane, przeanalizuje dokumentację, przesłucha płatnika, a jeżeli zajdzie taka konieczność – przeprowadzi również dowód z zeznań świadków;
• kontrole problemowe – w ich trakcie zostanie zbadany wybrany aspekt rozliczeń płatnika, co do którego prawidłowości ZUS powziął wątpliwość. Może to być np. zbadanie wszystkich zawieranych umów zlecenia, prawidłowość rozliczania składek na konkretny fundusz, prawidłowość ustalania podstawy wymiaru świadczeń itp. Kontrola problemowa jest wszczynana z reguły w sytuacji, gdy ZUS stwierdza powtarzające się błędy w danym obszarze lub gdy dotrze do informacji, że płatnik stosuje w danym obszarze praktyki bezprawne lub mające na celu obejście prawa – a mają one wpływ na wysokość odprowadzanych składek czy ustalanych zasiłków i innych świadczeń.

Z przedstawionych przez Pana okoliczności wynika, że ZUS podjął wątpliwość co do faktu, czy stosunek pracy z osobą, której dotyczy kontrola, faktycznie został nawiązany, czy praca rzeczywiście była świadczona i czy umowa o pracę została zawarta pozornie w celu wyłudzenia świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa. Ubezpieczona w niedługim czasie od momentu zatrudnienia wystąpiła o zasiłek z ubezpieczenia chorobowego (zapewne po okresie otrzymywania wynagrodzenia chorobowego, wypłacanego przez pracodawcę). ZUS bardzo szybko uzyskał tę wiadomość, ponieważ Pana firma, jako płatnik zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób (na 30 listopada poprzedniego roku), nie wypłaca świadczeń – zasiłki wypłaca ZUS, na podstawie danych przekazanych przez płatnika w zaświadczeniu ZUS Z-3.

ZUS zapowiedział wszczęcie kontroli doraźnej w Pana firmie. W toku kontroli ZUS sprawdzi, czy umowa o pracę nie została zawarta pozornie i czy stosunek pracy faktycznie istniał między stronami.

WAŻNE!

ZUS nie może zakwestionować istnienia stosunku pracy wyłącznie na podstawie błędów lub braków w dokumentacji – najważniejsze jest ustalenie, czy praca była faktycznie wykonywana na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem i za wynagrodzeniem.

W trakcie zapowiedzianej kontroli doraźnej może Pan oczekiwać:

• drobiazgowego zbadania dokumentacji osobowej (umowy o pracę, zaświadczenia lekarskiego dopuszczającego do pracy na danym stanowisku, zaświadczenia o przeszkoleniu w zakresie bhp, zakresu obowiązków, informacji o czasie pracy i wymiarze urlopu, oświadczenia do celów podatkowych PIT-2 oraz oświadczenia pracownika o pozostawaniu w rejestrze osób bezrobotnych),
• sprawdzenia terminowości zgłoszenia pracownicy do ZUS, rozliczania i opłacania za nią składek, uwzględniania jej w zbiorczych listach płac,
• zbadania list obecności (jeżeli są prowadzone) i sprawdzenia, czy podpisywała je również ubezpieczona obecnie przebywająca na zwolnieniu lekarskim,
• sprawdzenia, czy kwalifikacje tej pracownicy (wykształcenie, doświadczenie zawodowe) odpowiadają stanowisku, na które została zatrudniona,
• sprawdzenia, czy wynagrodzenie na danym stanowisku nie było ustalone na rażąco wysokim poziomie, czy nie odbiegało od wynagrodzeń innych osób zatrudnianych na podobnych stanowiskach, jak również – w przypadku pracowników najlepiej opłacanych – czy kondycja finansowa firmy uzasadnia zatrudnienie osoby za tak wysokim wynagrodzeniem,
• konieczności przedstawienia dowodów na świadczenie pracy (w zależności od zajmowanego stanowiska mogą to być np. dokumenty, prezentacje, projekty, konspekty, wystawione faktury, rachunki, zamówienia itd.),
• ustaleń dotyczących tego, kto przed zatrudnieniem pracownicy wykonywał jej obowiązki w firmie, a zwłaszcza kto w czasie jej długotrwałej nieobecności realizuje te obowiązki obecnie (i za jakim wynagrodzeniem).

Jeżeli po wyczerpaniu środków dowodowych (lub wobec ich braku) pozostały jeszcze niewyjaśnione okoliczności mające wpływ na wynik postępowania kontrolnego, wówczas do złożenia zeznań mogą zostać wezwani świadkowie. W przypadku kontroli doraźnej prowadzonej w Pana firmie świadkami mogą być np. inni pracownicy firmy, którzy potwierdzą, że pracownica przez dwa tygodnie zatrudnienia przed zwolnieniem lekarskim faktycznie świadczyła pracę.

WAŻNE!

Inspektor kontroli powinien zawiadomić płatnika o terminie i miejscu przesłuchania świadków, a płatnik ma prawo uczestniczyć w tym przesłuchaniu.

Ponieważ jako płatnik ma Pan prawo czynnie uczestniczyć w postępowaniu kontrolnym, powinien Pan zostać odpowiednio wcześnie poinformowany o czasie i miejscu przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków (oczywiście nie może Pan ingerować w przesłuchanie i treść zeznań). Jeżeli wymagają tego okoliczności, inspektor kontroli może przesłuchać również Pana – w charakterze strony postępowania.

Zakwestionowanie istnienia stosunku pracy, a co za tym idzie – również tytułu do przyznania zasiłku – nie może nastąpić jedynie na podstawie przesłanek formalnych (np. błędów czy braków w aktach osobowych). Najważniejsze dla ZUS będzie ustalenie, czy praca była faktycznie świadczona, za wynagrodzeniem, na rzecz i pod kierownictwem kontrolowanego płatnika. Powinien Pan pamiętać, że ZUS przyjął zgłoszenie do ubezpieczeń Pana pracownicy i nie kwestionował tytułu tego zgłoszenia, a także przyjmował opłacane za nią składki. Nie oznacza to, że obecnie nie ma możliwości zakwestionowania tego stosunku pracy, ale to na organie rentowym będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że strony umowy o pracę złożyły fikcyjne oświadczenia woli, a umowa została zawarta pozornie.

Podstawa prawna:

• art. 86–88 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 79 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 ze zm.),
• art. 83 § 1 Kodeksu cywilnego,
• art. 300 Kodeksu pracy,
• rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. Nr 164, poz. 1165).