Jeśli zdarzenie, w którym został poszkodowany pracownik, zostanie uznane za wypadek przy pracy, konieczne będzie:
- wypłacenie pracownikowi wyrównania do 100% z tytułu zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego,
- wykazanie wyrównania w raporcie ZUS RSA składanym za miesiąc, w którym zostanie wypłacone,
- skorygowanie imiennych raportów ZUS RSA oraz ZUS RCA.
UZASADNIENIE
Procedura ustalenia wszystkich okoliczności zdarzenia i uznania go za wypadek przy pracy może być długotrwała (jeśli trwa dłużej niż 14 dni, przyczynę opóźnienia wraz z uzasadnieniem należy podać w treści protokołu powypadkowego). Przed zakończeniem tych prac w firmie często nadchodzi termin wypłaty wynagrodzeń. W tym terminie pracodawca ma również obowiązek wypłacić zasiłki z ubezpieczenia społecznego (jeśli jest płatnikiem zasiłków).
Jeśli pracownik przedłożył zaświadczenie lekarskie na druku ZUS ZLA, to w terminie wypłaty wynagrodzeń pracodawca musi mu wypłacić świadczenie za czas udokumentowanej niezdolności do pracy. Nie może wstrzymać wypłaty do czasu zatwierdzenia protokołu powypadkowego. W takiej sytuacji należy ustalić uprawnienia pracownika do świadczeń chorobowych z tytułu ogólnego stanu zdrowia (jak za czas niezdolności do pracy niezwiązanej z wypadkiem przy pracy) – tj. do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego. Po dokonaniu wypłaty zasiłku należy przesłać do ZUS raporty rozliczeniowe, wypełniając je zgodnie ze stanem faktycznym na dzień wypłaty świadczenia, tj. wykazując wypłatę wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku z ubezpieczenia chorobowego.
Jeśli zdarzenie, w wyniku którego pracownik stał się niezdolny do pracy, zostanie później uznane za wypadek przy pracy, należy skorygować wcześniejszą wypłatę i wypłacić pracownikowi należne wyrównanie. Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego przysługuje bowiem od pierwszego dnia niezdolności do pracy (bez tzw. okresu wyczekiwania) w wysokości 100% podstawy wymiaru, podczas gdy wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego to 80% podstawy wymiaru (a zasiłek za okres pobytu w szpitalu – 70%).
Kwotę wyrównania należy wypłacić w najbliższym terminie wypłaty świadczeń. Biorąc pod uwagę, że 30-dniowy termin na wypłatę liczony jest od dnia zakończenia postępowania powypadkowego, należy również ustalić, czy wyrównanie przysługuje z odsetkami. Wyrównanie to należy wykazać w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym zostanie ono wypłacone, z kodem świadczenia 318 – wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego.
WAŻNE!
Odsetki za zwłokę w wypłacie świadczenia za czas niezdolności do pracy nie stanowią przychodu podlegającego oskładkowaniu.
Jednocześnie należy jednak skorygować raporty rozliczeniowe, w których zostały wykazane świadczenia wypłacone pracownikowi za czas niezdolności do pracy przed uznaniem zdarzenia za wypadek przy pracy (tj. wynagrodzenie chorobowe i/lub zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego). Wypłacone świadczenia należy zaliczyć na poczet zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego.
Korekta musi zatem uwzględniać:
- inne źródło finansowania świadczenia za czas choroby – zasiłek chorobowy w związku z wypadkiem finansowany jest z ubezpieczenia wypadkowego (podczas gdy w dokumentach zostało wykazane wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę lub zasiłek chorobowy finansowany z ubezpieczenia chorobowego),
- inną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, jeśli pracownikowi zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe – od zasiłku chorobowego nie pobiera się bowiem składki zdrowotnej (natomiast od wynagrodzenia chorobowego jest ona należna).
W raporcie korygującym ZUS RSA należy zatem zmienić kod świadczenia/przerwy z 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy) lub 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego) na 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego). W raporcie korygującym ZUS RCA trzeba skorygować podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwotę tej składki – jeśli pracownik otrzymał wcześniej wynagrodzenie chorobowe, od którego została naliczona składka na ubezpieczenie zdrowotne.
Jeśli pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego, w wyniku sporządzenia korekt powstanie nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz składek na ubezpieczenia społeczne (zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego płatnik może rozliczyć w ciężar składek). Taką nadpłatę ZUS zalicza na poczet bieżących (bądź zaległych, jeśli takie są) zobowiązań składkowych płatnika. Pracodawca musi wówczas zwrócić pracownikowi nadpłaconą kwotę składki zdrowotnej, ponieważ została ona sfinansowana z dochodu pracownika. Zwrotu najlepiej dokonać gotówką lub przelewem w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia.
Przekwalifikowanie wynagrodzenia chorobowego w zasiłek wypadkowy powoduje ponadto zmiany w podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli zaliczka na podatek została już wpłacona do urzędu skarbowego. Po pierwsze, wynagrodzenie chorobowe stanowi przychód ze stosunku pracy, a zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego – przychód z innych źródeł. Obliczając zaliczkę na podatek od wynagrodzenia chorobowego można więc stosować zryczałtowane pracownicze koszty uzyskania przychodów, a licząc zaliczkę od zasiłku nie wolno stosować żadnych kosztów. Po drugie, kwota zaliczki na podatek pobrana od wynagrodzenia chorobowego została pomniejszona o składkę zdrowotną (7,75% podstawy jej wymiaru). Stąd po korekcie raportów przekazanych do ZUS powstanie niedopłata zaliczki na podatek dochodowy.
Skorygowanie zaliczki na podatek należy do pracownika. W zeznaniu rocznym za rok, w którym otrzyma zwrot składki zdrowotnej, pracownik będzie musiał:
- doliczyć do podatku dochodowego zwróconą przez pracodawcę składkę zdrowotną w wysokości wcześniej odliczonej (7,75% podstawy wymiaru),
- w ogólnej sumie kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy pominąć jedną miesięczną normę (jeśli w tym miesiącu nie otrzymał innych przychodów ze stosunku pracy podlegających opodatkowaniu).
PRZYKŁAD
Pracownik otrzymał za lipiec 2011 r. wynagrodzenie chorobowe za 19 dni zwolnienia lekarskiego oraz zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego w wysokości 80% za 12 dni choroby. Podstawą wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego jest kwota 3551,20 zł. Pracodawca ustalił wynagrodzenie chorobowe w kwocie 1799,30 zł brutto:
3551,20 zł x 80% = 2840,96 zł,
2840,96 zł : 30 dni = 94,70 zł,
94,70 zł x 19 dni = 1799,30 zł.
Pracownikowi przysługiwał również zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego w kwocie 1136,40 zł:
94,70 zł x 12 dni = 1136,40 zł.
Pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł) oraz kwoty zmniejszającej podatek (46,33 zł).
Rozliczenie przychodu wypłaconego w lipcu 2011 r.
@RY1@i65/2011/014/i65.2011.014.000.0061.001.jpg@RY2@
Pracodawca wpłacił na konto ZUS za pracownika 161,94 zł z tytułu składki zdrowotnej, a do urzędu skarbowego łącznie 322 zł z tytułu zaliczki na podatek (118 zł + 204 zł).
Po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy, pracownik uzyskał prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego za cały lipiec 2011 r. w wysokości 100% podstawy wymiaru. Pracownikowi przysługiwał zasiłek w wysokości (brutto):
3551,20 zł : 30 dni = 118,37 zł,
118,37 zł x 31 dni = 3669,47 zł.
Pracodawca musi skorygować listę płac za lipiec br., kwalifikując sumę wynagrodzenia chorobowego (1799,30 zł) i zasiłku z ubezpieczenia chorobowego (1136,40 zł) jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego – łącznie 2935,70 zł.
Od tej kwoty nie powinna zostać opłacona składka na ubezpieczenie zdrowotne. Należna jest od niej zaliczka na podatek w wysokości:
(2936 zł x 18%) – 46,33 zł = 482,15 zł; po zaokrągleniu 482 zł.
Wyrównanie zasiłku dla pracownika wynosi 733,77 zł brutto (3669,47 zł – 2935,70 zł). W miesiącu wypłaty wyrównania, tj. w sierpniu br., należy pobrać od niego zaliczkę na podatek w wysokości 132 zł:
734 zł x 18% = 132,12 zł; po zaokrągleniu 132 zł (nie należy stosować kwoty zmniejszającej podatek, jeśli w tym miesiącu pracownik otrzymał inną wypłatę ze stosunku pracy i ulga ta została uwzględniona przy obliczaniu zaliczki od tego świadczenia).
Pracownik ma prawo do wyrównania w kwocie netto: 601,77 zł.
Za lipiec br. pracodawca musi złożyć w ZUS następujące dokumenty korygujące:
● raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 314 i kwotą zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego 2935,70 zł,
● raport ZUS RCA z kodem pracowniczym 01 10 00 oraz zerową podstawą wymiaru składki zdrowotnej i zerową kwotą składki,
• deklarację ZUS DRA – w deklaracji płatnik powinien rozliczyć w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne różnicę między wypłaconym już zasiłkiem chorobowym z ubezpieczenia chorobowego, który został odliczony w pierwotnej deklaracji, a zasiłkiem z ubezpieczenia wypadkowego, czyli kwotę 1799,30 zł (2935,70 zł – 1136,40 zł).
W raporcie ZUS RSA za sierpień br. pracodawca będzie natomiast musiał wykazać kwotę wypłaconego wyrównania (733,77 zł) z kodem świadczenia/przerwy 318 i okresem lipcowej niezdolności do pracy (okresem, za który przysługiwało wyrównanie). W deklaracji ZUS DRA za sierpień br. płatnik rozliczy to wyrównanie w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne należnych za sierpień.
Po skorygowaniu dokumentów rozliczeniowych powstała nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 161,94 zł. Pracodawca musi ją zwrócić pracownikowi.
Równocześnie powstała niedopłata zaliczki na podatek w kwocie 160 zł (482 zł – 322 zł).
W zeznaniu rocznym za 2011 r. pracownik musi:
● doliczyć do podatku kwotę 139,45 zł – tj. część składki na ubezpieczenie zdrowotne odliczoną wcześniej od zaliczki,
• zmniejszyć wysokość kosztów uzyskania przychodów przysługujących za 2011 r. o 1-miesięczne koszty, tj. o 111,25 zł.
W informacji PIT-11 płatnik wykaże taką kwotę kosztów uzyskania, jaką w ciągu roku faktycznie potrącił. Powinien więc poinstruować pracownika o konieczności doliczenia do podatku składki zdrowotnej i odjęcia jednej normy kosztów w zeznaniu rocznym.
Podstawa prawna
- art. 3 ust. 3, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8, art. 9 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.),
- art. 20 ust. 1, art. 45 ust. 3a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
- art. 81 ust. 1, ust. 5, ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.).