ZUS zaleca uzupełnienie kartotek ubezpieczonych w programie Płatnik o poprawny numer PESEL oraz zweryfikowanie kartotek w celu wykrycia i scalenia kartotek z identycznym numerem PESEL do końca grudnia 2009 r. Odpowiednio wczesne podjęcie takich działań pozwoli na uniknięcie problemów z wysyłką dokumentów do ZUS po zainstalowaniu nowej wersji programu Płatnik.
Zmiany w nowej wersji Płatnika
W celu umożliwienia odpowiedniej weryfikacji danych przekazywanych do ZUS, do kartoteki ubezpieczonego dodano pole Obywatelstwo. Pole to powinno być wypełniane w kartotece ubezpieczonych, którzy nie są obywatelami Polski. Gdy są to obywatele Unii Europejskiej, trzeba będzie podawać również serię i numer paszportu lub innego dokumentu tożsamości. Jeśli w kartotece ubezpieczonego pole Obywatelstwo zostanie puste albo będzie zawierać określenia: „polskie”, „Polska”, „Polak” lub „Polka”, ZUS uzna, że ubezpieczony ma polskie obywatelstwo.
W trakcie pracy z programem Płatnik pole Obywatelstwo będzie uzupełniane na podstawie dokumentów ZUS ZUA i ZUS ZZA przekazanych do ZUS. Będzie można również dokonać odpowiednich zmian przez edycję kartoteki.
Nowy Płatnik wykryje nieprawidłowy PESEL
Podczas pierwszego uruchamiania nowej wersji programu Płatnik konieczne będzie wykonanie konwersji bazy danych. W trakcie konwersji program zweryfikuje kartoteki ubezpieczonych. W wyniku weryfikacji zostaną wykryte powielone kartoteki, tj. kartoteki dla ubezpieczonych z identycznym numerem PESEL.
W przypadku gdy program wykryje kilka kartotek z tym samym numerem PESEL, wyświetli komunikat informujący o wystąpieniu takiego zdarzenia. Wówczas należy:
- scalić kartoteki, gdy dotyczą tej samej osoby,
- zmienić numer PESEL na właściwy przez edycję kartoteki, jeśli kartoteki dotyczą różnych osób.
Dodatkowo w nowej wersji programu Płatnik Kreator scalania kartotek ubezpieczonych będzie umożliwiał wyszukanie i porządkowanie danych ubezpieczonych, którzy posiadają te same identyfikatory PESEL.
Weryfikacja rejestru ubezpieczonych pod względem unikalności i poprawności numeru PESEL będzie ponadto wykonywana w innych operacjach na kartotekach, takich jak manualne zakładanie kartoteki lub import danych.
Import danych – nowe kartoteki dla nowych PESEL
W trakcie wczytywania dokumentów do programu Płatnik z plików KEDU, dane identyfikacyjne wszystkich osób ubezpieczonych są sprawdzane z Rejestrem ubezpieczonych płatnika (obecnie nie jest weryfikowany numer PESEL). Jeśli w importowanym pliku KEDU znajdują się dokumenty ubezpieczeniowe osób, które jeszcze nie występują w Rejestrze ubezpieczonych, wówczas powstaną nowe kartoteki.
Kartoteki zostaną założone tylko dla tych osób, dla których został podany numer PESEL lub numer paszportu dla obcokrajowców. Kartoteka nie zostanie założona dla ubezpieczonego, którego numer PESEL będzie identyczny z numerem innej osoby, która ma już kartotekę w Rejestrze ubezpieczonych.
WAŻNE!
Program Płatnik będzie tworzył kartoteki tylko dla ubezpieczonych, których numer PESEL zostanie podany poprawnie, w przypadku obcokrajowców – zostanie podany poprawny numer paszportu.
Po wczytaniu dokumentów program Płatnik poinformuje o:
- przebiegu importu,
- liczbie nowych ubezpieczonych wprowadzonych do Rejestru ubezpieczonych,
- liczbie ubezpieczonych odrzuconych z powodu braku minimum identyfikacyjnego, braku numeru PESEL bądź numeru PESEL z niepoprawną sumą kontrolną.
Manualne zakładanie kartoteki
Zakładając kartotekę dla nowego ubezpieczonego – obywatela Polski należy podać poprawny numer PESEL. Zapisanie kartoteki z niepoprawnym numerem PESEL bądź utworzenie dwóch kartotek ubezpieczonych z tym samym numerem PESEL u jednego płatnika nie będzie możliwe.
W nowej wersji Płatnika zostanie wprowadzona kontrola modyfikowanego numeru PESEL w kartotece ubezpieczonego. Uniemożliwi ona podanie numeru zgodnego z numerem PESEL w innej kartotece, w tym również wyrejestrowanej. Jednak weryfikowane będą jedynie aktualne dane identyfikacyjne zapisane w kartotekach ubezpieczonych (system nie porówna ich z danymi wykazanymi np. w dokumentach, które zostały skorygowane).
Program uniemożliwi manualne założenie kartoteki w sytuacji, gdy zostanie użyty numer PESEL identyczny z numerem innej osoby znajdującej się już w Rejestrze ubezpieczonych. W wynikach weryfikacji takiej kartoteki pojawi się błąd krytyczny i nie będzie można jej zapisać.
W sytuacji gdy w obu polach: PESEL i Obywatelstwo w kartotece ubezpieczonego nie będzie danych (pola będą puste), program zgłosi błąd zwykły. Jednak dokument dla takiego ubezpieczonego nie będzie mógł zostać wysłany.
Nie będzie można wysłać dokumentu także wtedy, gdy w polu Obywatelstwo zostanie wprowadzona treść „polskie” i jednocześnie nie zostanie podany numer PESEL.
Wysyłanie dokumentów do ZUS
W programie wprowadzono istotne zmiany w regułach weryfikacji dokumentu oraz weryfikacji zestawu dokumentów.
Weryfikacja dokumentów
Ze względu na zmianę statusu błędu na „krytyczny” w weryfikacjach sprawdzających poprawność numeru PESEL, nie będzie można wysłać dokumentu zawierającego niepoprawny numer PESEL ubezpieczonego. Program zgłosi także błąd krytyczny w sytuacji, gdy w bloku w danych identyfikacyjnych dokumentu nie zostanie podany numer w polu PESEL i jednocześnie w kartotece ubezpieczonego, w polu Obywatelstwo będzie wpisane „polskie” lub nie będzie podanego żadnego obywatelstwa.
Weryfikacja zestawu dokumentów
Program uniemożliwi wysłanie zestawu dokumentów, jeżeli dla dowolnego ubezpieczonego, za którego są wysyłane dokumenty, istnieje inna kartoteka z tym samym numerem PESEL.
W przypadku dokumentu ZUS ZCNA program uniemożliwi jego wysłanie, jeśli dokument ten zostanie wypełniony w taki sposób, że PESEL zgłaszanego członka rodziny będzie taki sam jak PESEL osoby zgłaszającej tego członka rodziny do ubezpieczeń. Nie będzie również możliwe zgłoszenie bądź wyrejestrowanie więcej niż jednego członka rodziny z tym samym numerem PESEL.