Nadpłata z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek rozliczana jest w trybie art. 24 ust. 6a ustawy systemowej. Oznacza to, że kwota nadpłaty powstała w wyniku korekty dokumentów rozliczeniowych, jest w pierwszym rzędzie rozliczana na poczet zaległych lub bieżących należności z tytułu składek. ZUS zawiadamia płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek, chyba że nie stanowią one więcej niż 5% minimalnego wynagrodzenia (w 2008 r. wynosi ono 1126 zł.). Wniosek o zwrot składek płatnik może złożyć po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, jednak nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia określającego wysokość nadpłaty. Płatnik nie może dochodzić zwrotu składek, jeżeli od daty ich opłacenia upłynęło 5 lat.
Ważne!
Zwrot nadpłaty powstałej w związku z przekroczeniem rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dokonywany jest płatnikowi (a nie ubezpieczonemu).
ZUS po potwierdzeniu tego stanu sporządza z urzędu dokumenty korygujące, na podstawie których dokonuje rozliczenia konta płatnika oraz zwraca nadpłaconą część składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Jeżeli (w wyniku błędu instytucji obsługującej wpłaty składek) nienależnie opłacone składki zostały sfinansowane ze środków tej instytucji, wtedy kwota nienależnie wpłacona jest zwracana tej instytucji. Sytuacja taka ma miejsce wówczas, gdy składki na ubezpieczenia społeczne rozlicza i pokrywa z własnych środków za danego płatnika składek np. biuro rachunkowe.
Zwrot nadpłaconych składek z tytułu przekroczenia 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia oddział ZUS jest zobowiązany dokonać w ciągu 30 dni od otrzymania od płatnika korygujących dokumentów rozliczeniowych (§ 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Zwrot składek
Zwrot składek następuje po złożeniu dokumentów korygujących oraz złożeniu wnios- ku przez płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek.
Ważne!
Jeżeli wniosek nie zostanie złożony, nadpłacone składki będą zaliczone na ewentualne zaległości lub na poczet przyszłych składek.
Jeżeli na koncie płatnika występuje zaległość z tytułu nieopłaconych składek, to w pierwszej kolejności nadpłacone składki będą zaliczone na poczet tej wierzytelności.
Złożenie wniosku o zwrot nadpłaconych składek nie ma wpływu na obowiązujący ZUS termin dokonania zwrotu nadpłaty. Oznacza to, że w terminie 30 dni od złożenia przez płatnika dokumentów korygujących przed-stawionych w związku z przekroczeniem kwoty ograniczenia ZUS dokonuje zwrotu składek obliczonych i przekazanych od nadwyżki ponad górną granicę. Datą stwierdzenia nienależnie opłaconych składek jest data otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej. Po otrzymaniu zwrotu nadwyżki płatnik zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić ubezpieczonemu finansowaną przez niego część składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Gdy do otrzymania zwrotu składek uprawnionych jest kilku płatników, ZUS dzieli kwotę nadpłaconych składek i zwraca ją płatnikom w takiej części, w jakiej opłacili składkę w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty ograniczenia.
Do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne nie wchodzą składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez ubezpieczonego, tj. po 50% składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz 100% składki na ubezpieczenie chorobowe. Dlatego też, jeżeli zmienia się wysokość składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez osobę ubezpieczoną, to automatycznie za ten sam miesiąc płatnik musi odpowiednio skorygować podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne tego ubezpieczonego.
Przechowywanie dokumentów rozliczeniowych
Na zakończenie przypominam o konieczności przechowywania dokumentów rozliczeniowych i bankowych dokumentów płatniczych na tle ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.). I tak zgodnie z dyspozycją art. 36 ust. 8 ustawy systemowej płatnik ma obowiązek przechowywać przez okres 5 lat dokumenty zgłoszeniowe (zarówno ubezpieczonych, jak i płatników składek). Dotyczy to dokumentów przekazywanych do ZUS w formie elektronicznej.
Istotne w tym przypadku jest to, że przechowywany przez płatnika dokument zgłoszeniowy musi występować również w postaci dokumentu pisemnego opatrzonego włas-noręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń.
Ważne!
Dokumenty rozliczeniowe (tj. deklaracje i raporty miesięczne oraz ich korekty) należy przechowywać przez okres 10 lat.
Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie definiują wprost okresu, przez jaki płatnik składek zobowiązany jest do przechowywania bankowego dokumentu płatniczego. Okres ten wskazany został w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) i wynosi 5 lat.
Barbara Zabieglińska
specjalista ds. ubezpieczeń społecznych