Zdarza się, że pracodawcy na pewien czas przenoszą niektórych zatrudnionych pracowników do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba przedsiębiorstwa i gdzie na stałe mieszkają zatrudnieni pracownicy. Przeniesionym pracownikom pracodawcy wypłacają dodatek za rozłąkę. W praktyce powstają problemy, jak traktować tego rodzaju dodatki pod względem podatkowym i ubezpieczeniowym.
Pracownik czasowo przeniesiony to taki, który wyraził zgodę na okresowe przeniesienie go do pracy na inny teren poza miejscowość stałego zamieszkania (zakwaterowania), a był zatrudniony:
• w miejscowości stałego zamieszkania lub codziennie dojeżdżał do pracy z miejscowości stałego zamieszkania lub
• w innej miejscowości niż miejscowość stałego zamieszkania i mieszkał w hotelu pracowniczym lub wynajętej kwaterze.
Za przychody ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależne od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Za pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uważa się osobę pozostającą w stosunku pracy, w stosunku służbowym, w stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.
Ważny wyjątek
Z przepisów zawartych w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm. - zwanej dalej updof) wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem m.in. dochodów wymienionych w art. 21 powołanej ustawy oraz dochodów, od których na podstawie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.) zaniechano poboru podatku. Zwolniona od podatku będzie zatem kwota dodatku za rozłąkę wypłacona pracownikowi czasowo przeniesionemu do pracy do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba przedsiębiorstwa i gdzie na stałe mieszka pracownik - do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Przykład
Funkcjonariuszy przeniesiono na stałe do pełnienia służby w innej miejscowości. Osoby te złożyły oświadczenia, że nie zamieszkują razem z rodziną i wnioskują o dodatek za rozłąkę i zwrot kosztów przejazdu raz w miesiącu w celu odwiedzenia rodziny, która pozostaje w stałym miejscu zamieszkania. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są dodatki za rozłąkę wypłacane pracownikom czasowo przeniesionym do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju. Z przepisu wynika, że zwolnieniu podlega wyłącznie dodatek za rozłąkę wypłacony funkcjonariuszom czasowo przeniesionym. Nie przewiduje on zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym dodatku za rozłąkę wypłaconego funkcjonariuszom przeniesionym do pracy w innej miejscowości na stałe. Tym samym dodatek za rozłąkę wypłacany funkcjonariuszom przeniesionym na stałe do pełnienia służby w innej miejscowości stanowi przychód ze stosunku służbowego, o którym mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podlega opodatkowaniu razem z innymi przychodami.
Przepisy, o których mowa wyżej, zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.). Warto podkreślić, że aktualna wysokość diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju określona jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 30 listopada 2006 r., zmieniającym rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 227, poz. 1661). Zgodnie z przepisami wymienionego rozporządzenia dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za każdą dobę podróży. A zatem do takiej wysokości zwolniony jest z podatku dochodowego dodatek za rozłąkę za każdy dzień wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba przedsiębiorstwa i na stałe mieszkają jego pracownicy.
Przykład
Spółka przeniosła na 30 dni niektórych swoich pracowników do innego miasta niż to, w którym znajduje się jej siedziba i na co dzień mieszkają zatrudnione przez nią osoby. Przeniesieni pracownicy wykonywali tam prace montażowe. Zgodnie z art. 9 ust. 1 updof, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 18 powołanej ustawy wolne od podatku dochodowego są dodatki za rozłąkę wypłacane pracownikom czasowo przeniesionym - do wysokości diet za czas podróży na obszarze kraju.
Obecnie dieta ta wynosi 23 zł za dobę podróży. A zatem, jeżeli spółka przeniosła pracowników na 30 dni, to zwolniona od podatku będzie kwota stanowiąca iloczyn dni kalendarzowych w okresie czasowego przeniesienia do pracy i stawki diety za jedną dobę (liczba dni w okresie przeniesienia x 23 zł). Organy podatkowe zwracają jednak uwagę, że przy obliczaniu tej kwoty konieczne jest uwzględnienie dni (okresów), za które dodatek nie przysługuje zgodnie z zarządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 sierpnia 1990 r. w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (MP nr 32, poz. 258 ze zm.).
Zwolnienie ze składek ubezpieczeniowych
Należności przysługujące pracownikom z tytułu wykonywania pracy poza stałym miejscem pracy lub stałym miejscem zamieszkania, dodatki, ryczałty za rozłąkę oraz strawne nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (i w konsekwencji na ubezpieczenie zdrowotne) do wysokości, która z tego tytułu została zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych. Stanowi o tym § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Barbara Zabieglińska
specjalista ds. ubezpieczeń społecznych