RADA
Kwotę ryczałtu za marzec należy proporcjonalnie pomniejszyć o kwotę za 5 dni roboczych, w czasie których pracownik nie używał samochodu do celów służbowych. Pomniejszona kwota wypłaconego za ten miesiąc ryczałtu nie będzie stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeśli wysokość ryczałtu jest ustalana przy uwzględnieniu limitów określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.
UZASADNIENIE
Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników nie stanowią m.in. przychody wymienione w rozporządzeniu z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wśród wymienionych tam wypłat zwolnionych ze składek znajduje się zwrot kosztów używania przez pracowników pojazdów w jazdach lokalnych na potrzeby pracodawcy, jeśli te pojazdy nie są własnością pracodawcy. Przy czym zwolnienie ze składek obejmuje wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo tzw. kilometrówkę (pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Obie formy rozliczeń z pracownikiem z tytułu używania przez pracownika pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych są oparte na stawkach za 1 km przebiegu pojazdu i pojemności skokowej silnika pojazdu określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. Ryczałt albo „kilometrówka” są zwolnione ze składek, jeśli zostaną ustalone w wysokości nieprzekraczającej stawek określonych w tym rozporządzeniu.
„Kilometrówka” jest ustalana jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu (w zależności od pojemności skokowej silnika pojazdu) i liczby przejechanych i odpowiednio udokumentowanych przez pracownika kilometrów przebiegu pojazdu w danym miesiącu. Stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie może być wyższa niż:
• dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
• dla motocykla - 0,2302 zł,
• dla motoroweru - 0,1382 zł.
Natomiast ryczałt nie jest uzależniony od faktycznie przejechanych kilometrów, ale od stawki za 1 km przebiegu pojazdu (zależnej od pojemności skokowej silnika) i limitu kilometrów. Miesięczny limit kilometrów zależy od liczby mieszkańców miejscowości lub gminy, w której pracownik jest zatrudniony, i wynosi:
• 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
Miesięczny limit kilometrów dla każdego pracownika ustala pracodawca, ale tylko ryczałt ustalony przy uwzględnieniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu i limitu kilometrów określonych rozporządzeniem jest zwolniony ze składek ZUS.
Kwota ryczałtu podlega zmniejszeniu o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym pracownik był nieobecny w pracy i nie korzystał z pojazdu do celów służbowych, ponieważ:
• przebywał na zwolnieniu lekarskim,
• korzystał z urlopu wypoczynkowego,
• był w podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin,
• był nieobecny w pracy z innego powodu.
W przypadku gdy nieobecność trwała przez 5 dni roboczych marca br., kwotę ryczałtu należy podzielić przez 22, a otrzymany wynik pomnożyć przez 5 i odjąć go od pełnej kwoty miesięcznego ryczałtu. Otrzymany w ten sposób wynik jest kwotą ryczałtu ustaloną za marzec, która jest zwolniona ze składek.
PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony w Warszawie używa do celów służbowych prywatne auto o pojemności silnika 1400 cm3. Miesięczny ryczałt pracodawca ustalił w kwocie maksymalnej, tj. 585,06 zł. Obliczył go mnożąc stawkę za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3(0,8358 zł) i limitu 700 kilometrów (limit kilometrów dla miasta powyżej 500 tys. mieszkańców). Ryczałt za 15 dni roboczych marca (przez pozostałe 5 dni roboczych pracownik był na zwolnieniu lekarskim) wynosi 452,11 zł:
585,06 zł : 22 = 26,59 zł,
26,59 zł × 5 dni = 132,95 zł,
585,06 zł - 132,95 zł = 452,11 zł.
Obliczona w ten sposób kwota ryczałtu nie będzie stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Podstawa prawna:
• § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• rozporządzenie z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
Andrzej Okułowicz
ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych