Małżonka będzie mogła w Pana imieniu przekazywać dokumenty do ZUS w formie elektronicznej. Do celów dowodowych powinien jej Pan udzielić w tym zakresie upoważnienia. Tego rodzaju pomoc może jednak skutkować uznaniem żony przez ZUS za osobę współpracującą przy działalności gospodarczej.
Płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób mają obowiązek przekazywać dokumentację do ZUS poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego (art. 47a ust. 1 ustawy systemowej). W tym celu płatnik musi korzystać z odpowiedniego oprogramowania, spełniającego wymagania ściśle określone przez ZUS. Wysyłane dokumenty muszą zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego osoby, która jest odpowiedzialna za przekazanie tych dokumentów. Taki podpis:
- w skutkach prawnych jest równoważny z własnoręcznym podpisem,
- jest przyporządkowany wyłącznie do osoby go składającej,
- sporządza się za pomocą bezpiecznych urządzeń oraz danych służących do podpisu elektronicznego podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej taki podpis,
- jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Płatnik składek, np. właściciel firmy, może osobiście przygotowywać i przekazywać dokumenty do ZUS, ale ma również prawo zlecać wykonanie tego typu czynności np. pracownikom, biuru rachunkowemu. Jedna osoba może przekazywać przy użyciu swojego prywatnego certyfikatu kwalifikowanego dokumenty w formie elektronicznej za wielu płatników.
Płatnik może również upoważnić kogoś z członków rodziny do działania w tym zakresie w jego imieniu. Nie ma zatem przeszkód, aby Pana małżonka przesyłała dokumenty Pana firmy do ZUS za pomocą własnego certyfikatu kwalifikowanego.
WAŻNE!
Przesyłając dokumenty do ZUS w formie elektronicznej płatnik może działać przez pełnomocnika.
Powinien Pan jednak pamiętać, że tego typu pomoc może zostać uznana za współpracę członka rodziny przy prowadzeniu działalności gospodarczej, w rozumieniu przepisów ubezpieczeniowych (art. 8 ust. 11 ustawy systemowej). Przesłanki uznania takiej pomocy za współpracę przy prowadzeniu działalności zostaną spełnione, jeśli pomoc będzie świadczona w sposób ciągły i powtarzalny (a nie jednorazowo). W takich okolicznościach ZUS ma prawo uznać, że Pana żona jest osobą współpracującą, co będzie się wiązać z koniecznością objęcia jej ubezpieczeniami, na zasadach przewidzianych przy współpracy.
Za osobę współpracującą z przedsiębiorcą są uznawani: małżonek, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodzice, macocha i ojczym oraz osoby przysposabiające, jeżeli:
- pozostają z nim we wspólnym gospodarstwie domowym oraz
- współpracują przy prowadzeniu działalności.
Współmałżonek spełniający ww. warunki jest traktowany do celów ubezpieczeniowych jako osoba współpracująca wówczas, gdy współpraca odbywa się bezumownie i w ramach stosunku pracy. Jedynym wyjątkiem jest tutaj umowa o pracę zawarta w celu przygotowania zawodowego (art. 8 ust. 2 i ust. 11 ustawy systemowej). Natomiast współpraca przy działalności realizowana na podstawie umowy zlecenia skutkuje objęciem członka rodziny ubezpieczeniami ZUS jako zleceniobiorcy, nie zaś jako osoby współpracującej.
W uzasadnionych przypadkach ZUS może zezwolić płatnikowi rozliczającemu składki za więcej niż 5 osób na dostarczanie sporządzonej dokumentacji w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych (art. 47a ust. 3 ustawy systemowej). Wniosek w tej sprawie należy złożyć w oddziale lub inspektoracie ZUS właściwym ze względu na siedzibę płatnika.
Podstawa prawna:
- art. 8 ust. 2 i ust. 11, art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 3 pkt 2–3 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.).