Do celów ubezpieczeń społecznych Pana żona od 1 maja br. będzie miała status osoby współpracującej z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność. Będzie Pan musiał zapłacić za nią składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru przewidzianej dla takich osób współpracujących. Natomiast w świetle przepisów podatkowych Pana żona nadal będzie pracownikiem. Taki mieszany status prawny powoduje komplikacje z rozliczaniem jej wynagrodzenia na liście płac i kwalifikacją tego wynagrodzenia do kosztów uzyskania przychodów w Pana firmie. Pod względem rozliczeniowym korzystniejsze byłoby zatrudnienie żony na podstawie umowy zlecenia. Szczegóły w uzasadnieniu.
Nie ma formalnych przeszkód, aby mąż zatrudnił żonę w swojej firmie na podstawie umowy o pracę. Oboje muszą się jednak liczyć ze skutkami prawnymi takiego zatrudnienia w zakresie ubezpieczeń i podatków.
Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wprowadzają nieco odmienną, niż przepisy prawa pracy, definicję pracownika. W rozumieniu przepisów ubezpieczeniowych nie każda osoba zatrudniona w ramach stosunku pracy lub pozostająca w stosunku służby podlega ubezpieczeniom jak pracownik. Dotyczy to osób, które – mimo zawarcia umowy o pracę – spełniają warunki, aby uznać je za osoby współpracujące przy prowadzeniu działalności.
Osobami współpracującymi z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą są:
- małżonek,
- dziecko własne, drugiego małżonka, przysposobione,
- rodzic,
- macocha, ojczym,
- osoba przysposabiająca.
Warunkiem jest pozostawanie takiej osoby z osobą prowadzącą działalność we wspólnym gospodarstwie domowym i współpraca przy prowadzeniu tej działalności (art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Jeżeli pracownik spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, do celów ubezpieczeń społecznych jest traktowany jako osoba współpracująca (art. 8 ust. 2 ustawy systemowej).
WAŻNE!
Uznanie pracownika za osobę współpracującą skutkuje odmiennym ukształtowaniem obowiązku ubezpieczeniowego za tę osobę – zgodnie ze schematem podlegania wiążącym osoby współpracujące, który znacznie różni się od zasad dotyczących pracowników.
Stwierdzenie, czy dany pracownik spełnia kryteria do uznania go za osobę współpracującą, sprawia czasem płatnikom problemy. Wskazówką mogą być tu wyroki sądów, które zapadały w tym zakresie.
Kryteria uznawania za osobę współpracującą na podstawie orzecznictwa sądowego
| Kryterium | Czy trzeba spełniać | Wnioski z wyroku | Sygnatura akt |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym | TAK | Za pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym uważa się zwykle zamieszkanie pod wspólnym adresem oraz więź o charakterze ekonomicznym wyrażającą się realizowaniem wspólnego budżetu oraz ponoszeniem wspólnych kosztów jednego domu/mieszkania. | wyrok SA w Katowicach z 30 września 2010 r., III AUa 474/2010; (OSAiSO 2011/2/1) |
| Wspólne miejsce zamieszkania | NIE | Samo posiadanie tytułu prawnego do tego samego lokalu mieszkalnego i wspólne, nawet stałe w nim zamieszkiwanie nie jest wystarczające do przyjęcia, że małżonkowie pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym (...). Możliwe jest także, że żona nie mieszka razem z mężem, ale prowadzą oni wspólne gospodarstwo domowe. | |
| Charakter współpracy | TAK | Współpraca przy prowadzeniu działalności musi wykazywać się łącznie wszystkimi wskazanymi cechami – jej cechami konstytutywnymi są występujące łącznie: a) istotny ciężar gatunkowy działań współpracownika, które nie mogą mieć charakteru wtórnego, b) bezpośredni związek z przedmiotem działalności gospodarczej, c) stabilność i zorganizowanie pomocy przy firmie oraz d) znaczący czas i częstotliwość podejmowanych robót. | wyrok SN z 6 stycznia 2009 r., II UK 134/2008 (OSNP 2010/13–14/170) |
| Kryterium przychodów z działalności | TAK | Za współpracę przy prowadzeniu działalności gospodarczej powodującą obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych uznać można tylko taką pomoc udzieloną przedsiębiorcy przez jego małżonka, która ma charakter stały i bez której stanowiące majątek wspólny małżonków dochody z tej działalności nie osiągałyby takiego pułapu, jaki zapewnia współdziałanie przy tym przedsięwzięciu. Ustawa systemowa nie zawiera legalnej definicji „współpracy przy prowadzeniu działalności”, a przy interpretacji tego sformułowania nie można abstrahować od obowiązków małżonków wynikających z Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. Nie w każdej sytuacji wykonywania określonego zadania (pracy) przez małżonka osoby prowadzącej działalność gospodarczą, na rzecz małżonka – przedsiębiorcy dla celów prowadzonej przez niego działalności musi i może być kwalifikowana jako współpraca przy prowadzeniu tej działalności. | wyrok SN z 20 maja 2008 r., II UK 286/07 (OSNP 2009/17–18/241) |
Za osobę współpracującą nie uznaje się małżonka osoby prowadzącej działalność, jeżeli:
- jest zatrudniona w spółce cywilnej męża na podstawie stosunku pracy, ale w jego ramach nie prowadzi spraw spółki ani jej nie reprezentuje (wyrok SN z 17 kwietnia 1996 r., II URN 8/96; OSNAPiUS 1996/21/323 i z 3 grudnia 1998 r., II UKN 340/98; OSNAPiUS 2000/2/71),
- zawarła z małżonkiem umowę o zniesieniu małżeńskiej wspólności ustawowej (wyrok SA w Rzeszowie z 19 kwietnia 1994 r., III Aur 101/94; OSAiSN 1994/9/74),
- pomaga w działalności sporadycznie czy okazjonalnie, np. zastępuje chorego męża w wystawieniu faktury, podpisaniu listy płac czy wydaniu towaru z magazynu (wyrok SA w Katowicach z 17 kwietnia 2007 r., III AUa 2414/2005, OSAiSO 2008/1/1).
Jeżeli Pana żona spełnia omówione wyżej kryteria, jest osobą współpracującą przy Pana działalności, mimo że jest zatrudniona w firmie na podstawie umowy o pracę i że posiadają Państwo różne miejsca zamieszkania.
Podleganie ubezpieczeniom społecznym
Osoba współpracująca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu. Podstawą wymiaru składek nie jest dla niej przychód ze stosunku pracy (jak dla pracownika), ale zadeklarowana kwota (tak jak dla osoby prowadzącej działalność pozarolniczą). Z kolei ubezpieczenie chorobowe, które zapewnia uzyskanie świadczeń (m.in. zasiłku chorobowego), ma dla osoby współpracującej charakter dobrowolny.
Po uznaniu Pana żony za osobę współpracującą następuje zbieg tytułów do ubezpieczeń, tj. współpraca przy działalności męża i status wspólnika spółki cywilnej. W takiej sytuacji Pana żona zostanie obowiązkowo objęta ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu, który powstał najwcześniej, a zatem jako wspólnik spółki cywilnej. Może jednak zmienić tytuł do obligatoryjnych ubezpieczeń społecznych na współpracę przy firmie męża (art. 9 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Nie ma przy tym znaczenia wysokość zarobków osiąganych przez żonę w ramach stosunku pracy.
Ubezpieczenie zdrowotne jest obowiązkowe z obu tytułów.
Status podatkowy
Według przepisów o podatku dochodowym Pana żona jest pracownikiem i w ten sposób powinna zostać rozliczona na liście płac. Jednak i tu występują odmienności polegające na tym, że:
- składek na ubezpieczenia społeczne opłaconych za osobę współpracującą w części finansowanej przez ubezpieczonego nie można odliczyć co miesiąc od przychodów pracownika, składki te pokrył bowiem w całości płatnik; płatnik może je ująć z własnych dochodów (art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy podatkowej),
- comiesięcznej zaliczki podatkowej odprowadzanej za osobę współpracującą nie wolno obniżyć o składkę zdrowotną w wysokości 7,75% podstawy jej wymiaru, ponieważ pełną składkę zdrowotną finansuje za nią płatnik; składki zdrowotne należne od współpracownika w wysokości do 7,75% podstawy wymiaru może odliczyć ze swojego podatku przedsiębiorca (art. 27b ust. 2 ustawy podatkowej, interpretacja dyrektora IS w Katowicach z 15 września 2010 r., IPBI/1/415–695/10/BK),
- wynagrodzenia żony wypłacanego ze stosunku pracy mąż nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy podatkowej).
Indywidualny przedsiębiorca nie może zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów swojej firmy „wartości pracy własnej małżonki”. Według organów podatkowych, nie wolno mu uznać za koszty wynagrodzenia brutto żony, a więc:
- składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez ubezpieczonego,
- składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowej przez pracownika,
- zaliczki na podatek dochodowy,
- fizycznie wypłaconego wynagrodzenia (netto), nagród, dodatków i innych świadczeń mających związek z pracą żony.
Mąż ma natomiast prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów naliczone od tego wynagrodzenia finansowane przez niego składki na ubezpieczenia społeczne, składki na FP oraz wypłacane jej ewentualnie obowiązkowe świadczenia ze stosunku pracy obciążające pracodawcę, np. należności z tytułu podróży służbowej żony, ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, koszty badań lekarskich i szkoleń bhp (indywidualna interpretacja dyrektora IS w Bydgoszczy z 22 czerwca 2010 r., ITPB1/415–344/10/DP).
WAŻNE!
Skoro wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i na FP za współpracownika pokrywa indywidualny przedsiębiorca, należy uznać, że całość takiego wydatku stanowi koszt podatkowy.
Zlecenie zamiast stosunku pracy
Gdyby w opisanych okolicznościach Pana żona została zatrudniona na zlecenie zamiast na podstawie umowy o pracę, wówczas na podstawie przepisów ubezpieczeniowych pozostałaby ona zleceniobiorcą i nie zmieniłaby swojego statusu na osobę współpracującą. Podlegałaby obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu działalności (jako wspólnik spółki cywilnej), jeśli z tytułu zlecenia podstawa wymiaru składek emerytalnych i rentowych byłaby niższa od obowiązującej ją z działalności minimalnej podstawy wymiaru składek. W odwrotnej sytuacji (podstawa wymiaru składek emerytalnych i rentowych równa lub wyższa od najniższej podstawy dla indywidualnych przedsiębiorców) zyskałaby ona prawo wyboru, z którego tytułu chce zostać objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi (art. 9 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
PRZYKŁAD
Indywidualny przedsiębiorca opłaca za siebie ulgowe składki na ubezpieczenia społeczne, od preferencyjnej podstawy wymiaru składek w wysokości 30% minimalnej pensji. Planuje od 1 kwietnia 2012 r. zatrudnić żonę (będącą jednocześnie wspólnikiem w spółce cywilnej) w swojej jednoosobowej działalności gospodarczej na podstawie stosunku pracy, za wynagrodzeniem 2900 zł miesięcznie. Jako tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń została wskazana współpraca przy prowadzeniu działalności.
Począwszy od 1 kwietnia 2012 r. żona zyskała status osoby współpracującej przy prowadzeniu działalności gospodarczej męża. Mąż miał obowiązek zgłosić ją z tytułu współpracy do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego (ewentualnie dobrowolnego chorobowego) oraz do obowiązkowego zdrowotnego na druku ZUS ZUA w terminie do 10 kwietnia. Za kwiecień 2012 r. mąż musi zapłacić za żonę jako osobę współpracującą składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wynoszącej co najmniej 2115,60 zł. Składki na ubezpieczenia społeczne wyniosą:
● na ubezpieczenie emerytalne 412,97 zł (2115,60 zł x 19,52%),
● na ubezpieczenia rentowe 169,25 zł (2115,60 zł x 8%),
● na ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne) 51,83 zł (2115,60 zł x 2,45%),
● na ubezpieczenie wypadkowe 40,83 zł (2115,60 zł x 1,93%).
Mąż musi również zapłacić za żonę za kwiecień 2012 r. składkę na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 254,55 zł (2828,31 zł x 9%). Oprócz tego mąż opłaca za żonę składkę na FP w wysokości 51,83 zł (2115,60 zł x 2,45%). Wszystkie składki (łącznie 981,26 zł) nalicza, finansuje z własnych środków w całości i odprowadza do ZUS płatnik składek (mąż).
Rozliczenie żony na kwietniowej liście płac, zakładając, że korzysta z podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożyła PIT-2, wygląda następująco:
● przychód: 2900 zł,
● koszty uzyskania przychodu: 111,25 zł,
● podstawa opodatkowania:
2900 zł – 111,25 zł = 2788,75 zł, po zaokrągleniu 2789 zł,
● zaliczka podatkowa:
(2789 zł x 18%) – 46,33 zł = 455,69 zł, po zaokrągleniu 456 zł,
● wynagrodzenie netto:
2900 zł – 456 zł = 2444 zł.
Zaliczkę na podatek dochodowy (456 zł) mąż odprowadza do 20 kwietnia 2012 r. Wynagrodzenia wypłacanie żonie i opłacane od nich zaliczki mąż wykazuje w PIT-11 lub PIT-40.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 8 ust. 2 i ust. 11, art. 9 ust. 2 i ust. 2a, art. 16 ust. 5a, art. 18 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 23 ust. 10, art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 32 ust. 3b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
- art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c, art. 81 ust. 2, art. 82 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
- art. 104 ust. 1, art. 107 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 ze zm.),
- art. 10 ustawy z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz.U. Nr 158, poz. 1121 ze zm.).