Za podróż służbową uznawany jest wyjazd, który pracownik odbywa w ramach wykonywanej pracy, na polecenie swojego pracodawcy, poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika. W przypadku zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz inne należności z tytułu tej podróży, które nie podlegają oskładkowaniu. Szczegóły w uzasadnieniu.
W odniesieniu do pracownika, którego pracodawca służbowo wysyła za granicę, możemy mówić o zagranicznej podróży służbowej albo o oddelegowaniu do wykonywania pracy za granicą. Kwalifikacja takiego wyjazdu jest uzależniona od treści zawartej umowy o pracę, a przede wszystkim od zawartego w niej zapisu o miejscu wykonywania pracy.
Przepisy nie definiują pojęcia „oddelegowanie”. Przyjmuje się jednak, że z oddelegowaniem za granicę pracownika będziemy mieli do czynienia w przypadku, gdy w umowie o pracę (czy porozumieniu zmieniającym warunki pracy) określono miejsce jej wykonywania za granicą, nawet jeżeli stale zamieszkuje on na terytorium Polski lub jeżeli przedsiębiorstwo lub pracodawca, który go zatrudnia, ma swoją zarejestrowaną siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski.
PRZYKŁAD
Obywatel polski jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę przez polską spółkę. Na skutek zawartego z pracodawcą porozumienia zmieniającego warunki pracy ustalono, że pracownik ten będzie przez 7 miesięcy wykonywać swoją pracę na terenie Niemiec. W takiej sytuacji należy uznać, iż pracownik został oddelegowany do pracy na terytorium Niemiec, a 7-miesięcznego tam pobytu nie można uznać za podróż służbową.
Z podstawy wymiaru składek jest wyłączona część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców – w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu należny pracownikom sfery budżetowej (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego). Tak ustalony miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być jednak niższy niż kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (w 2012 r. jest to 3526 zł).
Z kolei podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników służbowo podróżujących za granicę jest przychód osiągany w danym miesiącu, pomniejszony o równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą.
WAŻNE!
Jeżeli przychód pracownika zatrudnionego za granicą u polskiego pracodawcy, po odjęciu diet, jest niższy od przeciętnego wynagrodzenia wskazanego w art. 19 ustawy systemowej, składki należy opłacić od kwoty tego wynagrodzenia.
PRZYKŁAD
Pracownik został oddelegowany na 4 miesiące do pracy w Austrii (od 1 stycznia do 30 kwietnia 2012 r.). Od przychodu wypłaconego temu pracownikowi z tytułu stosunku pracy za okres oddelegowania do Austrii należy za każdy dzień pobytu w tym kraju odjąć kwotę diety w wysokości 45 EUR. Tak ustalona kwota wynagrodzenia będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w danym miesiącu, jeżeli po odjęciu diety nie jest niższa niż kwota 3526 zł. Jeżeli przychód po odjęciu diety okaże się niższy niż ta kwota, wówczas podstawa wymiaru składek za pracownika w tym miesiącu powinna zostać ustalona na poziomie 3526 zł.
Z zagraniczną podróżą służbową mamy do czynienia wówczas, gdy pracownik wykonuje polecenie służbowe za granicą, ale co do zasady miejscem wykonywania pracy jest terytorium Polski. Zdaniem Sądu Najwyższego (wyrok z 13 maja 2008 r., II PZP 8/08), podróż służbowa to zdarzenie incydentalne, krótkie, nadzwyczajne.
Należności z tytułu zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (dalej rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych). Dotyczy ono pracowników sfery budżetowej. Prywatni pracodawcy mogą ustalić inne zasady zwrotu tych należności. W odniesieniu do pracowników z tzw. sektora prywatnego pracodawcy mogą samodzielnie ustalać warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania albo w umowach o pracę, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania.
Pracodawca nie może jednak ustalić należności z tytułu podróży służbowej w kwocie niższej niż wynikająca z przepisów przewidzianych dla pracowników sfery budżetowej. Trzeba jednak pamiętać o zastrzeżeniu, że pracodawca ma prawo zmniejszyć dietę „zagraniczną” do wysokości diety przysługującej z tytułu podróży na terenie kraju.
WAŻNE!
Pracodawca ma prawo obniżyć kwotę diety z tytułu podróży zagranicznej do poziomu diety z tytułu podróży krajowej, ale tylko na podstawie wewnętrznych przepisów o wynagradzaniu lub na mocy postanowień umowy o pracę.
Może to nastąpić wyłącznie na podstawie aktów wewnątrzzakładowych (np. układu zbiorowego pracy lub regulaminu pracy) albo postanowień zawartych w umowie o pracę (jeżeli u pracodawcy nie funkcjonują wyżej wymienione przepisy wewnątrzzakładowe). W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień o obniżeniu diety do kwoty diety „krajowej”, wówczas pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów dotyczących podróży zagranicznych. Jeśli pracodawca w żaden sposób nie określi wysokości przysługujących należności, wówczas także stosuje się przepisy dotyczące pracowników sfery budżetowej.
W przypadku wypłaty zwrotu kosztów podróży służbowej do wysokości określonych w rozporządzeniu, pracodawcy przysługuje zwolnienie ich z oskładkowania (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Ta zasada ma zastosowanie zarówno do pracodawców ze sfery budżetowej, jak i prywatnych. Jeśli pracodawca określi wysokość przysługujących należności ponad kwoty określone w rozporządzeniu, wówczas będzie zobowiązany naliczyć i odprowadzić składki ZUS od nadwyżki ponad te kwoty.
Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi sfery budżetowej przysługują:
- dieta,
- zwrot kosztów:
- przejazdów i dojazdów,
- noclegów,
- innych wydatków, określonych przez pracodawcę – odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Dieta przysługująca z tytułu zagranicznej podróży służbowej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, które ponosi pracownik. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży i oblicza się ją w następujący sposób:
- za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
- za niepełną dobę podróży: do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin przysługuje 1/2 diety, ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
PRZYKŁAD
Pracownik został wysłany w podróż służbową do Czech. Przebywał tam 4 pełne doby i 5 godzin kolejnej. Kwota diety z tytułu podróży służbowej do Czech wynosi 33 EUR za dobę. Wysokość diety, która będzie zwolniona z oskładkowania, wyniesie:
- 4 doby x 33 EUR = 132 EUR,
- 1/3 diety za 5 godzin kolejnej doby: 1/3 x 33 EUR = 11 EUR.
Łącznie pracownikowi przysługuje 143 EUR.
Dieta w takiej wysokości będzie wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS. Przychód wypłacony ponad tę kwotę będzie natomiast oskładkowany.
Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie jest opłacone w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety (§ 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych).
Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, należy odjąć od dziennej stawki odpowiednio za:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolację – 30% diety.
Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
PRZYKŁAD
Pracownik prywatnej firmy został wysłany w podróż służbową do Francji. Przebywał tam 5 pełnych dób i 9 godzin następnej. W trakcie podróży miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie. Kwota diety przysługującej z tytułu podróży służbowej do Francji dla pracownika sfery budżetowej wynosi 45 EUR za dobę.
Dietę należy wyliczyć w następujący sposób:
- (5 x 45 EUR) x 25% = 56,25 EUR,
- 1/2 diety za 9 godzin ostatniej doby podróży: 22,5 EUR x 25% = 5,63 EUR.
Łącznie pracownikowi przysługuje 61,88 EUR diety.
Tak ustalona kwota nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika. Pracodawca, na mocy obowiązujących w tej firmie wewnętrznych przepisów o wynagradzaniu, wypłacił jednak pracownikowi dietę w wysokości 80 EUR. Różnica między kwotą wypłaconą pracownikowi a kwotą przysługującą z tytułu podróży służbowej do Francji (18,12 EUR) powinna zostać wliczona do podstawy wymiaru składek.
Przychody pracownika osiągane w walutach obcych, stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, powinny być przeliczane na złote w sposób wskazany w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 4 rozporządzenia składkowego). Od 1 stycznia 2011 r. zasady tych przeliczeń reguluje znowelizowany art. 11a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim, przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.
Podstawa prawna:
- art. 775 Kodeksu pracy,
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 15 i pkt 16, § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
- obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 16 grudnia 2011 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2012 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. Nr 115, poz. 1160).