Jak oszczędzić na składkach wypłacając ryczałt za użytkowanie prywatnego samochodu

Kwota wypłaconego przez Państwa ekwiwalentu podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek w części pomniejszonej proporcjonalnie za okres, w którym pracownik nie korzystał z samochodu prywatnego do celów służbowych. Do podstawy wymiaru składek za listopad należało zatem doliczyć kwotę ekwiwalentu stanowiącą różnicę między pełną wypłaconą kwotą świadczenia a kwotą podlegającą wyłączeniu z podstawy wymiaru składek, czyli proporcjonalnie pomniejszoną za okres 6 dni roboczych (przy założeniu, że dni od 11 do 13 listopada były dla tego ubezpieczonego wolne od pracy).

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) pracowników stanowią przychody uzyskiwane z tytułu umowy o pracę, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 18 ust. 1 ustawy systemowej). Składek na ubezpieczenia społeczne nie trzeba opłacać od:

• wynagrodzeń wypłacanych za czas niezdolności do pracy związanej z chorobą (chociaż stanowią one podstawę do oskładkowania na ubezpieczenie zdrowotne),
• zasiłków z ubezpieczeń społecznych (zwolnienie z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego),
• przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe; przychody te nie stanowią podstawy wymiaru zarówno składek społecznych, jak i zdrowotnej).

Wśród przychodów zwolnionych ze składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w rozporządzeniu składkowym został m.in. wymieniony zwrot kosztów używania przez pracowników pojazdów w jazdach lokalnych na potrzeby pracodawcy, pod warunkiem że pojazdy te nie stanowią własności pracodawcy (§ 2 pkt 13 rozporządzenia).

Zwolnienie ze składek w tym zakresie obejmuje dwa rodzaje wypłat:

• miesięczny ryczałt pieniężny – ustala się go zgodnie z zasadami wskazanymi w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów) lub
• tzw. kilometrówkę – pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wysokość miesięcznego ryczałtu jest uzależniona od stawki za 1 km przebiegu pojazdu (zależnej od pojemności skokowej silnika) i limitu kilometrów. Miesięczny limit kilometrów zależy z kolei od liczby mieszkańców miejscowości lub gminy, w której pracownik jest zatrudniony (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów):

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Na wysokość ryczałtu nie ma wpływu liczba faktycznie przejechanych przez pracownika w danym miesiącu kilometrów. Pracodawca ustala stałą kwotę ryczałtu pieniężnego za wykonywane jazdy lokalne, a pracownik może przejechać mniej lub więcej kilometrów, niż to uzgodnił w umowie z pracodawcą – i tak z tego tytułu otrzyma stałą kwotę. Wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego prywatnego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

„Kilometrówka” polega na rozliczeniu jazd lokalnych nie na podstawie stałego miesięcznego ryczałtu pieniężnego, tylko liczby faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów. W tej sytuacji pracownik będzie zobowiązany do przedstawienia pracodawcy szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. „Kilometrówka” jest ustalana jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu (ustalanej w zależności od pojemności skokowej silnika pojazdu) i liczby przejechanych i odpowiednio udokumentowanych przez pracownika kilometrów przebiegu pojazdu w danym miesiącu. Stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie może być wyższa niż:

• 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
• 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,
• 0,2302 zł – dla motocykla,
• 0,1382 zł – dla motoroweru.

Zarówno ryczałt, jak i „kilometrówka” są zwolnione ze składek, jeśli zostaną ustalone w wysokości nieprzekraczającej stawek określonych w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w Radomiu używa do celów służbowych w jazdach po mieście prywatnego auta o pojemności silnika 1400 cm³. Zwrot kosztów używania pojazdu jest mu wypłacany w formie miesięcznego ryczałtu. Kwota miesięcznego ryczałtu została ustalona na poziomie 300 zł. Maksymalna kwota, jaka może być wyłączona z podstawy wymiaru składek z tego tytułu, to 250,74 zł (300 km – limit kilometrów dla miasta poniżej 100 tys. mieszkańców x 0,8358 – stawka za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³). Do podstawy wymiaru składek należy doliczyć 49,26 zł (300,00 zł – 250,74 zł = 49,26 zł).

Państwa pracownikowi przysługuje miesięczny ryczałt z tytułu zwrotu kosztów użytkowania pojazdu do celów służbowych. W listopadzie, kiedy przez część miesiąca pracownik był nieobecny w pracy i nie korzystał z pojazdu do celów służbowych, przysługujący mu ryczałt należy pomniejszyć, ponieważ tylko jego pomniejszona kwota może zostać zwolniona ze składek. Ryczałt pomniejsza się za dni robocze, w których pracownik:

• przebywa na zwolnieniu lekarskim,
• korzysta z urlopu wypoczynkowego,
• odbył podróż służbową trwającą co najmniej 8 godzin,
• był nieobecny w pracy z innego powodu (zarówno nieobecność usprawiedliwiona, jak i nieusprawiedliwiona).

W przypadku Państwa pracownika nieobecność w pracy trwała od 7 do 15 listopada, a zatem przez 6 dni roboczych tego miesiąca. Kwotę ryczałtu należy podzielić przez 22, a otrzymany wynik pomnożyć przez 6 i odjąć go od pełnej kwoty miesięcznego ryczałtu. Otrzymany wynik stanowi kwotę ryczałtu zwolnioną ze składek należnych za listopad.

WAŻNE!

Ustalając pomniejszoną kwotę ryczałtu za użytkowanie prywatnego pojazdu do celów służbowych, pełny ryczałt należy zawsze podzielić przez 22, a następnie pomnożyć przez liczbę dni, kiedy pojazd nie był użytkowany do celów pracodawcy, po czym wynik odjąć od pełnej kwoty ryczałtu.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w Warszawie używa do celów służbowych prywatnego auta o pojemności silnika 1200 cm³. Zwrot kosztów użytkowania tego pojazdu jest mu wypłacany w formie miesięcznego ryczałtu. Miesięczny ryczałt pracodawca ustalił na kwotę 585,06 zł (maksymalna stawka). W listopadzie br. pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 6 dni roboczych. Kwotę ryczałtu zwolnioną z oskładkowania ustalono w następujący sposób:

• 700 km (limit kilometrów dla miasta powyżej 500 tys. mieszkańców) x 0,8358 zł (stawka za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³) = 585,06 zł (pełna kwota ryczałtu, gdyby pracownik użytkował auto we wszystkie dni robocze miesiąca),
• 585,06 zł : 22 dni = 26,59 zł,
• 26,59 zł x 6 dni = 159,54 zł,
• 585,06 zł – 159,54 zł = 425,52 zł (ryczałt należny za 14 dni roboczych listopada).

Obliczoną w ten sposób kwotę należy wyłączyć z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Z uwagi na to, że wypłacili Państwo kwotę miesięcznego ryczałtu w pełnej wysokości (bez pomniejszenia za czas nieobecności w pracy pracownika), różnicę między kwotą faktycznie wypłaconego ryczałtu a kwotą zwolnioną z oskładkowania (ryczałt pomniejszony), tj. 159,54 zł, należy doliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tego pracownika. Jeżeli za listopad złożyli już Państwo dokumenty rozliczeniowe z zaniżoną podstawą wymiaru składek za tego pracownika, należy w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości przesłać do ZUS skorygowany raport i deklarację za listopad 2011 r.

Podstawa prawna:

• art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 81 ust. 1 i ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.).
• § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).