Wartość przekazanej odzieży i butów należy uwzględnić zarówno w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia tych pracowników, jak i w podstawie opodatkowania. Obowiązek używania takiej odzieży nie wynika bowiem z przepisów powszechnego ani zakładowego prawa pracy, a odzież może być używana także do celów prywatnych.
UZASADNIENIE
W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika należy uwzględniać wartość tych przychodów, które ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje za przychód ze stosunku pracy. Wyjątkiem są jedynie przychody zwolnione ze składek na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy systemowej (wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłki) bądź § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wśród wymienionych tam przychodów jest jedynie wartość odzieży i obuwia przekazanego pracownikowi na podstawie przepisów bhp – czyli to zwolnienie nie ma w tym przypadku zastosowania.
W sytuacji przydzielenia pracownikom odzieży i obuwia należy jednak zastanowić się, czy po stronie pracowników w ogóle powstało przysporzenie majątkowe, czyli przychód ze stosunku pracy.
Wartość ubioru przekazanego pracownikowi przez pracodawcę nie stanowi dla pracownika przychodu ze stosunku pracy, gdy obowiązek jego noszenia w pracy wynika z umowy o pracę, powszechnych (np. wobec policjantów, pielęgniarek, żołnierzy itp.) lub zakładowych źródeł prawa pracy. Może to dotyczyć również tzw. odzieży reprezentacyjnej, a więc odzieży zakładanej przez pracowników w celach reklamowych. Jednak warunkiem jest, aby odzież miała widoczne i stałe oznaczenia charakteryzujące firmę. Na tej podstawie uznaje się, że odzież może być używana wyłącznie w celach służbowych.
WAŻNE!
Aby wartość ubioru przekazanego pracownikowi nie stanowiła przychodu ze stosunku pracy, ubiór musi zostać pozbawiony cech ubioru prywatnego.
W tej sprawie wypowiedział się m.in. naczelnik III Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu w postanowieniu z 26 stycznia 2007 r. (sygn. 1473/WP/415/789/ 42/07/JK): „Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że pracownicy ubiory te noszą wyłącznie w czasie pracy i nie mają prawa do używania tej odzieży poza godzinami pracy. Ponadto pracownicy są zobowiązani zwrócić te ubiory po okresie używalności określonym w Regulaminie. Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, że wartość tych ubiorów nie stanowi dla pracowników przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i nie podlega opodatkowaniu. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 10 wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Odzież służbowa to specjalna odzież noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych, np. mundur, odzież robocza (kombinezon, fartuch), odzież reprezentacyjna, charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp.”
Państwa pracownicy otrzymali jednorazowo i na własność ubiór reprezentacyjny i obuwie. Nie muszą ich zakładać na co dzień do pracy, ponieważ taki obowiązek nie wynika z przepisów wewnętrznych firmy ani z zakresu obowiązków tych osób. Odzież ta kolorystycznie odpowiada logo firmy i została przydzielona pracownikom wyłącznie w celu odpowiedniego reprezentowania firmy na targach. Jednak po zakończeniu targów pracownicy będą mogli zatrzymać odzież i po usunięciu emblematów firmy używać jej do celów prywatnych. W tej sytuacji należy uznać, że po stronie pracowników powstanie przysporzenie w wysokości wartości nieodpłatnie przekazanych odzieży i obuwia. Pracownicy mogą je bowiem używać również poza pracą na targach. Co do zasady, jeśli pracodawca kupuje i finansuje „zwykłą” odzież, np. po to, aby pracownicy korzystnie się prezentowali, np. w celu budowania spójnego wizerunku firmy na zewnątrz (zwykły garnitur, bluzka itp.), to taki wydatek nie stanowi dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu, a tym samym zalicza się on do przychodów pracownika podlegających opodatkowaniu. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 15 września 1999 r. (I SA/Wr 1261/98), w którym stwierdził, że: „zakup podstawowych składników odzieży, takich jak garnitur, stanowi pokrywanie wydatków związanych z realizacją osobistych potrzeb podatnika”.
Przekazane pracownikom odzież i obuwie są dla tych osób świadczeniem w naturze otrzymanym od pracodawcy z tytułu łączącego ich stosunku pracy. Aby uwzględnić to świadczenie w podstawie wymiaru składek, należy ustalić jego wartość pieniężną na podstawie § 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ponieważ odzież i obuwie zostały kupione przez Państwa firmę, wartość tego świadczenia stanowi koszt zakupu, chyba że przepisy wewnątrzzakładowe określają wysokość ekwiwalentu pieniężnego w zamian za tego rodzaju świadczenia (wówczas kwota ekwiwalentu będzie wartością świadczenia). Jeśli w przepisach płacowych obowiązujących w Państwa firmie nie ma zapisów o wysokości takiego ekwiwalentu, w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne każdego pracownika, który otrzymał odzież i obuwie, należy uwzględnić przychód w wysokości ceny zakupu, tj. 500 zł.
Natomiast do celów podatkowych wartość świadczenia w naturze należy ustalać według cen rynkowych, czyli w kwocie 500 zł, niezależnie od obowiązujących w firmie przepisów o wynagradzaniu (art. 11 ust. 2 updof).
Mogą Państwo uniknąć w przyszłości konieczności uwzględniania wartości przekazanych pracownikom odzieży i obuwia w podstawie wymiaru składek i podatku, jeśli do wewnętrznych przepisów zostanie wprowadzony zapis zobowiązujący do noszenia określonej odzieży reprezentacyjnej (z jej dokładnym opisem) pracowników reprezentujących firmę na targach handlowych czy innego rodzaju oficjalnych spotkaniach. Ważne jest jednak, aby odzież ta różniła się (np. kolorem, specyficznym krojem, odpowiednimi dodatkami itd.) od zwykłych, oficjalnych strojów, jakie na co dzień noszą pracownicy, jak np. garnitur czy biała bluzka. W przeciwnym bowiem razie nie będzie istniała różnica między obowiązkowym ubraniem służbowym a ubraniem noszonym na co dzień przez pracownika, co spowoduje, że kosztów odzieży reprezentacyjnej nie będzie można wyłączyć z podstawy wymiaru składek ani z opodatkowania.
Podstawa prawna
- art. 4 ust. 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 10, § 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
- art. 11 ust. 2–2b, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 10 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.).