Jeśli pracownik został wysłany na szkolenie w ramach podróży służbowej, to świadczenia, jakie uzyskał w postaci bezpłatnych noclegów i wyżywienia na miejscu, są dla niego przychodem zwolnionym z podatku dochodowego i ze składek na ZUS. Od kwoty zwróconych kosztów dojazdu nie powinni Państwo naliczać składek i podatku, jeśli kwota zwrotu została ustalona przy zastosowaniu limitu stawki za 1 km przebiegu pojazdu określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
UZASADNIENIE
Pracodawca może skierować pracownika na szkolenie wysyłając go w podróż służbową. Przy ocenie, czy jest to podróż służbowa, istotne jest, w jakiej miejscowości znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika (jeśli pracownik pracuje poza miejscowością, w której znajduje się firma), a także docelowa miejscowość wyjazdu. Jeżeli miejscem wykonywania pracy jest np. oddział firmy znajdujący się w innej miejscowości niż siedziba (centrala) firmy, to podróż do miejscowości głównej siedziby firmy, na polecenie pracodawcy, jest podróżą służbową.
Z tytułu odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługują określone należności jako zwrot kosztów poniesionych w czasie wyjazdu. Pracodawca nie może bowiem przerzucać na pracownika wydatków, które ten poniósł w interesie firmy.
Jeśli w firmie nie ma przepisów dotyczących rozliczania wyjazdów służbowych, to należy zastosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r., które regulują zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom sfery budżetowej. Zgodnie z nimi, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Koszty wyżywienia
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży. Pracownik nie ma prawa do diet, ponieważ zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie. Celem wypłaty diety jest natomiast pokrycie zwiększonych wydatków na wyżywienie. Całodzienne wyżywienie oznacza trzy główne posiłki: śniadanie, obiad i kolację.
WAŻNE!
Jeśli pracownik ma zapewnione całodzienne wyżywienie, nie ma prawa do diety.
Gdy firma finansuje koszty całodziennego wyżywienia pracownika i nie otrzymuje on dodatkowo diet, to wartość posiłków nie stanowi dla pracownika przychodu podlegającego składkom ani opodatkowaniu. Należności z tytułu podróży służbowych, wypłacane w wysokościach i na zasadach określonych w rozporządzeniu, są bowiem zwolnione zarówno ze składek na ZUS, jak i z podatku dochodowego. Dieta krajowa jest zwolniona z podatku i składek do kwoty 23 zł za dobę, natomiast wartość pełnego, dziennego wyżywienia, zagwarantowanego przez pracodawcę – w całości, nawet jeśli przewyższa kwotę dziennej diety. Potwierdza to m.in. decyzja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2009 r. (znak: IPPB2/415-1513/08-2/AK). Rozporządzenie nie ogranicza bowiem w żaden sposób kosztów całodziennego wyżywienia zapewnionego pracownikowi.
Koszty noclegu
Za nocleg w hotelu lub w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeśli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu, a nie przedłożył rachunku z hotelu, to ma prawo do ryczałtu za każdy nocleg w wysokości 150% diety – 34,50 zł. Zatem podobnie jak w przypadku diet – albo pracownik korzysta z darmowego noclegu, albo pracodawca musi pokryć koszty noclegu w formie ryczałtu bądź rzeczywistego wydatku zgodnie z rachunkiem (gdy pracownik płacił za hotel z własnych pieniędzy). Koszty nieodpłatnego noclegu w podróży służbowej również nie stanowią dla pracownika oskładkowanego i opodatkowanego przychodu, chyba że zakład wypłaci pracownikowi dodatkowe świadczenie z tego tytułu (np. ryczałt).
Koszty dojazdu
Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym jego własnością. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie ustalonej przez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu, ustaloną przez pracodawcę. Stawki za 1 km przebiegu pojazdu określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. Stawka ustalona przez pracodawcę może być wyższa niż określona w tym rozporządzeniu. Jednak tylko należność obliczona przy zastosowaniu maksymalnej stawki określonej w rozporządzeniu jest zwolniona ze składek i z podatku.
Stawka za 1 km przebiegu pojazdu jest uzależniona od pojemności skokowej silnika. Dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm3 stawka, określona przez Ministra Infrastruktury, za 1 km wynosi obecnie 0,8358 zł. Jeśli pracownik poruszał się takim autem, a z ewidencji przebiegu wynika, że pokonał 250 km, to należność z tytułu dojazdu zwolniona ze składek i podatku wynosi 208,95 zł (250 km x 0,8358 zł). Jest to kwota do wypłaty, ze względu na zwolnienie jej ze składek i z podatku.
Zwrot kosztów przejazdu samochodem osobowym, motocyklem i motorowerem
Podstawa prawna
- art. 775 Kodeksu pracy,
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
- art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).