Płatnik składek za miesiąc, w którym wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek chorobowy, zobowiązany jest złożyć w jednostce terytorialnej ZUS imienny raport miesięczny ZUS RCA. Od wymienionych świadczeń nie należy opłacać składek na ubezpieczenia społeczne.
Każda osoba zatrudniona podlega ubezpieczeniom społecznym od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. W okresie niezdolności do pracy spowodowanej chorobą pracownik również podlega tym ubezpieczeniom, ale nie są za niego opłacane składki. Z przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że w podstawie wymiaru składek należnych za pracownika nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków. Dlatego też zarówno od wynagrodzenia za czas choroby, jak i od zasiłku składki na ubezpieczenia społeczne są nienależne.
Do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przy ustalaniu tej podstawy nie stosuje się jednak wyłączeń wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz ograniczenia podstawy wymiaru do kwoty 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W 2009 r. była to kwota 95 790 zł, natomiast w 2010 r. – zgodnie z obwieszczeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 grudnia 2009 r. – jest to kwota 94 380 zł. Z podstawy wymiaru składek odlicza się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego. Reasumując, od wynagrodzenia za czas choroby należy naliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne, natomiast od zasiłku chorobowego – nie.
Podwyższenie świadczeń za okres choroby
Za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu (art. 92 § 1 pkt 1 k.p.). Wynagrodzenie to oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy. Wynagrodzenie za czas choroby nie ulega obniżeniu w przypadku ograniczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, a ponadto nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego.
Zasiłek chorobowy nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy, w których ubezpieczony na podstawie przepisów o wynagradzaniu zachowuje prawo do wynagrodzenia. Okresy ww. wlicza się do okresu zasiłkowego.
Zasiłek chorobowy nie przysługuje również za okresy niezdolności do pracy przypadającej w czasie:
- urlopu bezpłatnego,
- urlopu wychowawczego,
- tymczasowego aresztowania lub odbywania kary pozbawienia wolności, z wyjątkiem przypadków, w których prawo do zasiłku wynika z ubezpieczenia chorobowego osób wykonujących odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania.
Wyżej wymienionych okresów nie wlicza się do okresu zasiłkowego.
Obowiązujące u danego pracodawcy przepisy płacowe (np. regulamin wynagradzania) mogą przewidywać wyższą niż 80% wysokość wynagrodzenia za czas choroby. Również takie wynagrodzenie (np. w wysokości 100%) nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, lecz płatnik od tego wynagrodzenia musi opłacić składkę na ubezpieczenie zdrowotne danego pracownika. Pracodawca może także wypłacać swoim pracownikom za okres, w którym pobierają zasiłek chorobowy (finansowany ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych), dodatek uzupełniający zasiłek.
Dodatki uzupełniające zasiłek chorobowy zwolnione są od składek na ubezpieczenia społeczne i w konsekwencji na ubezpieczenie zdrowotne na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Zwolnienie to obowiązuje do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100% przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek.
Dodatkowe przychody w czasie choroby
Zasady płacowe obowiązujące w danym zakładzie pracy (np. regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy) mogą zapewniać pracownikowi prawo do stałych składników wynagrodzenia w okresie jego choroby. Może to być np. przyznanie pracownikowi prawa do dodatku stażowego wypłacanego w stałej miesięcznej wysokości, bez względu na to, czy w danym miesiącu świadczył on pracę, czy też był chory.
Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone są te składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo m.in. w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy i zasiłku chorobowego w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego zgodnie z wyżej powołanym rozporządzeniem. Wobec tego składniki wynagrodzenia wypłacane za okres choroby pracownika są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast gdy pracownik świadczy pracę i otrzymuje taki składnik wynagrodzenia, wchodzi on do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz zdrowotne.
Dokumenty rozliczeniowe za okres choroby
Okres choroby pracownika musi być wykazany w dokumentach rozliczeniowych (imienne raporty miesięczne) przekazywanych do ZUS. Ze względu na to, że zarówno okres pobierania wynagrodzenia za czas choroby, jak i okres pobierania zasiłku chorobowego są okresami przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, informacje o tym fakcie płatnik składek musi przekazać do ZUS w składanym za pracownika imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA, z odpowiednim kodem świadczenia lub przerwy. Wynagrodzenie chorobowe jest wykazywane z kodem tytułu 331, natomiast zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego – z kodem 313.
Podstawa prawna:
- art. 92 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy,
- ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.),
- obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 grudnia 2009 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2010 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (MP nr 80, poz. 997).