Pracodawca ma obowiązek „zapisać” pracownika do PPK nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęło 90 dni zatrudnienia. Jeżeli pracodawca nie wywiązał się z tego obowiązku, pracownik staje się uczestnikiem PPK z mocy prawa.
Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia. Jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełnił obowiązku zawarcia – w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej – umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęło 90 dni zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy tą osobą a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK.
Umowę o prowadzenie PPK uważa się wówczas za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK. Nie dotyczy to osoby, która nie została „zapisana” do PPK przez podmiot zatrudniający w terminie określonym w przepisach przejściowych ustawy o PPK. Taką osobę należy „zapisać” do PPK niezwłocznie po ujawnieniu tego pominięcia.
Przedsiębiorca, według stanu na 31 grudnia 2019 r., zatrudniał 20 osób zatrudnionych, w związku z czym – zgodnie z przepisami przejściowymi (art. 134) ustawy o PPK – został objęty tą ustawą od 1 lipca 2020 r. i miał czas na zawarcie umowy o zarządzanie PPK do 27 października 2020 r., a umów o prowadzenie PPK – w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych – do 10 listopada 2020 r. Przy „zapisywaniu” osób zatrudnionych do PPK, przedsiębiorca – na skutek swojego błędu – pominął pracownicę zatrudnioną od 2018 r., ale przebywającą wówczas na urlopie wychowawczym. Wyszło to na jaw dopiero w listopadzie 2023 r. Pracodawca powinien jak najszybciej zawrzeć w imieniu i na rzecz tej pracownicy umowę o prowadzenie PPK, gdyż nie stała się ona uczestniczką PPK z mocy prawa. Natomiast, gdyby pracodawca zatrudnił nowego pracownika np. 1 sierpnia br. i – wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi – nie „zapisał” tej osoby do PPK do 10 listopada br. (w terminie ustalonym zgodnie z art. 16 ustawy o PPK), to 11 listopada ten pracownik stałby się uczestnikiem PPK z mocy prawa.
Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego, nie dopełnia obowiązku zawarcia – w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej – umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie, jest sprawcą wykroczenia. Grozi za to kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł. Ściganie tych wykroczeń oraz udział w postępowaniu w sprawach dotyczących tych wykroczeń w charakterze oskarżyciela publicznego należy do zadań Państwowej Inspekcji Pracy.
Pierwsze wpłaty do PPK
Wpłaty do PPK należy obliczać i pobierać poczynając od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego osobie zatrudnionej po powstaniu stosunku prawnego wynikającego z umowy o prowadzenie PPK. Jak wyjaśniono powyżej, powstanie tego stosunku prawnego może nastąpić z mocy prawa. Ma to znaczenie przy ustaleniu, czy wpłaty obliczone i pobrane z wynagrodzenia danej osoby, a następnie przekazane do instytucji finansowej, są wpłatami nienależnymi.
Pracownik zatrudniony 1 sierpnia br., na skutek błędu pracodawcy, nie został „zapisany” do PPK do 10 listopada. W dniu 11 listopada stał się uczestnikiem tego programu z mocy prawa. Pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie zasadnicze 10 listopada, a następnie premię uznaniową – 15 listopada. Gdyby obliczył i pobrał wpłaty do PPK od wynagrodzenia wypłaconego 10 listopada, a następnie przekazał je do instytucji finansowej, to byłyby to wpłaty nienależne, podlegające zwrotowi na rzecz finansującego daną wpłatę na zasadach określonych w art. 28a ustawy o PPK (10 listopada pracownik nie był jeszcze uczestnikiem PPK). Natomiast obliczenie i pobranie wpłat do PPK od premii wypłaconej pracownikowi 15 listopada, a następnie przekazanie tych wpłat do instytucji finansowej, jest zgodne z przepisami ustawy o PPK (15 listopada pracownik był już uczestnikiem PPK).
Nie można dokonać zaległych wpłat do PPK
Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia. Wpłaty obliczone i pobrane, które nie zostały przekazane w terminie do instytucji finansowej, są wpłatami spóźnionymi i podmiot zatrudniający powinien jak najszybciej dokonać tych wpłat. Natomiast w sytuacji, gdy podmiot zatrudniający w terminie wypłaty wynagrodzenia uczestnikowi PPK, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi, nie obliczył i nie pobrał od tego wynagrodzenia wpłat do PPK, nie może już później dokonać tych zaległych wpłat do PPK. W takim przypadku naprawienie szkody wyrządzonej uczestnikowi PPK powinno nastąpić zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.
Pracownik został zatrudniony 2 maja br., ale pracodawca – na skutek swojego błędu – nie „zapisał” go do PPK. W dniu 11 sierpnia pracownik stał się uczestnikiem PPK z mocy prawa. Pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie 30 sierpnia. Od tego wynagrodzenia zostały obliczone i pobrane wpłaty do PPK, ale pracodawca nie przekazał ich do instytucji finansowej w przewidzianym na to terminie, czyli do 15 września. Są to wpłaty spóźnione i pracodawca powinien jak najszybciej dokonać tych wpłat. Gdyby natomiast od wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi 30 sierpnia nie zostały obliczone i pobrane wpłaty do PPK, to byłyby to wpłaty zaległe. Pracodawca nie mógłby już później dokonać tych wpłat, a naprawienie szkody wyrządzonej pracownikowi brakiem zaległych wpłat powinno nastąpić zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.
Więcej na temat PPK na www.mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.htm.