Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracownika ubiegającego się o przyznanie emerytury

Jeżeli mają Państwo prawo do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (na 30 listopada 2012 r. zgłaszali Państwo co najmniej 20 osób do ubezpieczenia chorobowego), muszą Państwo przygotować dla pracownika wniosek o emeryturę (ZUS Rp-1E). Do wniosku należy załączyć: kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych (ZUS Rp-6), świadectwa pracy od poprzednich pracodawców bądź inne dokumenty potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe, dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze oraz zaświadczenie pracodawcy o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia (ZUS Rp-7).

Pracodawcy (płatnicy składek) są zobowiązani:

• współdziałać z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
• wydawać zatrudnionemu lub organowi rentowemu zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości,
• przygotować wniosek o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożyć go organowi rentowemu (art. 125 ust. 1 ustawy emerytalnej).

Obowiązki pracodawcy

Jeśli wypłacają Państwo świadczenia z ubezpieczenia chorobowego, komplet dokumentów należy przekazać do ZUS na 30 dni przed planowaną datą przejścia pracownika na emeryturę. Do kompletowania wniosku o świadczenia emerytalno-rentowe (ZUS Rp-1E) zobowiązani są pracodawcy, jeśli stosowny wniosek złoży pracownik, z wyjątkiem:

● zleceniodawców,

● osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (są to pracodawcy, którzy 30 listopada 2012 r. nie zgłaszali do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 20 osób).

Pracodawca nie pośredniczy w składaniu wniosków o emeryturę dla pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r., przechodzących na emeryturę na tzw. nowych zasadach (na podstawie art. 24 i 184 ustawy emerytalnej). Ta grupa ubezpieczonych zgłasza wnioski emerytalne bezpośrednio w ZUS (art. 182 ustawy emerytalnej).

Pracodawca (płatnik składek) jest zobowiązany, na żądanie ZUS, do wystawienia:

• dokumentów (zaświadczeń), które potwierdzają okresy składkowe oraz okresy nieskładkowe osoby ubiegającej się o świadczenie emerytalne bądź rentowe,
• dokumentów (zaświadczeń), na podstawie których zostaną udowodnione okresy pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresy pracy górniczej oraz okresy pracy na kolei,
• zaświadczenia: o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości należności oraz kwoty zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego, dodatku wyrównawczego lub rekompensaty pieniężnej (ustalonych zgodnie z pkt 3 załącznika do ustawy z 6 marca 1997 r. o zrekompensowaniu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej oraz utraty niektórych wzrostów lub dodatków do emerytur i rent).

Od 1 stycznia 1999 r. każdy ubezpieczony posiada indywidualne konto w ZUS. Dokumenty stwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość przychodu, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nie są wymagane, jeżeli konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa do świadczenia. Ponadto dokumenty, o których mowa wyżej, nie są wymagane, jeżeli zostały złożone w ZUS do celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości świadczeń na podstawie ustawy lub odrębnych przepisów.

WAŻNE!

Dokumenty potwierdzające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie są wymagane, jeżeli konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa do świadczenia albo jeżeli zostały złożone w organie rentowym w celu ustalenia kapitału początkowego.

Stanisława M., urodzona 3 września 1952 r., po ukończeniu 60 lat złożyła do ZUS wniosek o emeryturę. Do podstawy wymiaru emerytury wskazała zarobki z lat 2002–2011. Zwróciła się do swojego zakładu pracy o wydanie zaświadczenia ZUS Rp-7. Zakład pracy nie musi wystawiać druku ZUS Rp-7 (nie będzie on potrzebny), ponieważ na indywidualnym koncie pracownicy w ZUS znajdują się dane o wysokości składek odprowadzanych za nią przez zakład pracy.

Przejście zakładu pracy lub likwidacja pracodawcy

Pracownikom, którzy zostali przejęci wraz z częścią zakładu, zaświadczenie o wysokości osiąganych zarobków lub dochodu (ZUS Rp-7) powinien wystawić nowy pracodawca. Pracodawcą właściwym do wystawienia druku ZUS Rp-7 dla pracowników pozostałych w nieprzejętej części przedsiębiorstwa lub z którymi rozwiązano stosunek pracy przed przekształceniem jest ich dotychczasowy pracodawca.

Jeśli dotychczasowy zakład pracy przekazał dokumenty płacowe pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy, zaświadczenie o wynagrodzeniu można wystawić na podstawie uwierzytelnionych kopii list płac. Potwierdzenia powinien dokonać uprawniony do tego rodzaju czynności pracownik firmy, np. specjalista ds. kadr i płac.

W przypadku gdy dokumentacja płacowa nie istnieje lub uległa zniszczeniu, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń może być wydane przez pracodawcę (następcę prawnego) na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika, np. w:

• umowie o pracę,
• pismach o powołaniu, mianowaniu,
• karcie wynagrodzeń.

Jeżeli proces likwidacji został zakończony, a zlikwidowany zakład pracy był przedsiębiorstwem państwowym, były pracownik powinien zwrócić się o wydanie dokumentacji płacowej do następcy prawnego, tj. utworzonej w wyniku przekształcenia spółki skarbu państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.

Gdy zakład pracy został zlikwidowany i nie ma prawnego następcy, wysokość zarobków może potwierdzić jednostka przechowująca dokumentację pracowniczą (np. organ założycielski, organ nadrzędny, archiwum lub firma przechowalnicza).

Stanowisko ZUS i MPiPS z 13 stycznia 2003 r. w sprawie podmiotów uprawnionych do wystawiania świadectwa pracy w szczególnych warunkach

W postępowaniu przed organem rentowym o ustalenie uprawnień do wcześniejszej emerytury z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub uprawnień do otrzymania rekompensaty pieniężnej dopuszczalne są – jako środki dowodowe – zaświadczenia potwierdzające okresy wykonywania takiej pracy, wystawione przez:

• organy założycielskie zlikwidowanych zakładów pracy, w tym m.in. przez b. Ministerstwo Gospodarki,
• Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa,
• zakłady pracy, posiadające w swoich archiwach zakładowych akta osobowe byłych pracowników, którzy odeszli z pracy w okresie przed rozpoczęciem procesu przekształceń własnościowych i restrukturyzacji, jeżeli z akt tych bezspornie wynika fakt wykonywania przez daną osobę pracy w szczególnych warunkach.

Praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze

Okresy pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze musi potwierdzić zakład pracy na podstawie posiadanej dokumentacji w świadectwie wykonywania pracy w szczególnych warunkach.

Powyżej przedstawiamy stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej i ZUS, zajęte w związku z wątpliwościami dotyczącymi określenia podmiotów uprawnionych do wystawiania świadectw pracy, potwierdzających okresy pracy w szczególnych warunkach oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7).

Przy ustalaniu uprawnień do emerytury lub renty, a także obliczaniu wysokości tych świadczeń oraz przy ustalaniu kapitału początkowego dopuszczalne jest uwzględnianie – jako środka dowodowego – zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7 wystawionego przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa.

W zaświadczeniach, o których wyżej mowa (tj. ZUS Rp-7, świadectwie wykonywania pracy w szczególnych warunkach, zaświadczeniach pracodawcy potwierdzających okres zatrudnienia), powinna być zawarta informacja, na podstawie jakich dokumentów osobowych zostały one wystawione.

Podstawa prawna:

• art. 24, art. 125, art. 182, art. 184 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 ze zm.),
• § 21–26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. Nr 237, poz. 1412),
• § 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz.U. Nr 8, poz. 43 ze zm.),
• art. 23¹ Kodeksu pracy.