Obowiązujące przepisy emerytalno-rentowe nakładają na pracodawcę określone obowiązki w stosunku do pracownika, który zamierza przejść na emeryturę. Należą do nich m.in.:
- wydawanie pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości,
- współdziałanie z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
- przygotowanie wniosku o emeryturę i przedłożenie go za zgodą pracownika organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę.
Wymienione obowiązki pracodawcy odnoszą się do pracownika urodzonego przed 1 stycznia 1949 r., przechodzącego na emeryturę ustalaną na tzw. dotychczasowych zasadach. Do takich osób zalicza się Państwa pracownik. Sposób ustalenia prawa i wysokości starej emerytury sprawia, że pracownik ubiegający się o to świadczenie musi przedłożyć w ZUS odpowiednie dokumenty potwierdzające przebyty staż oraz uzyskiwane zarobki. Pracodawca, który zatrudnia takiego pracownika przed przejściem na emeryturę lub który zatrudniał go wcześniej, został zobowiązany do wystawienia tych dokumentów.
Podstawowym dokumentem potwierdzającym okresy składkowe i nieskładkowe jest świadectwo pracy, które pracodawca jest zobowiązany wydać niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Tylko w przypadku zatrudnienia na kolejne umowy terminowe pracodawca wydaje świadectwo pracy po upływie 24 miesięcy od podjęcia pracy na podstawie pierwszej takiej umowy, chyba że pracownik wcześniej wystąpi o wydanie świadectwa pracy.
Jeśli pracodawca nie rozwiązał jeszcze z pracownikiem ubiegającym się o emeryturę stosunku pracy, powinien wystawić mu zaświadczenie zawierające wszystkie informacje ważne z punktu widzenia nabycia uprawnień emerytalno-rentowych właściwe dla świadectwa pracy.
Pracodawca przygotowujący dokumentację emerytalną dla pracownika ubiegającego się o „starą” emeryturę powinien wystawić mu również dokument potwierdzający zarobki uzyskiwane przez niego w poszczególnych latach zatrudnienia. Najlepiej, aby w tym celu wypełnił formularz ZUS Rp-7 (zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu).
Oprócz wystawienia dokumentów potwierdzających okres zatrudnienia oraz uzyskiwane zarobki pracodawca powinien również pomóc pracownikowi w pozyskaniu świadectw pracy i zaświadczeń od poprzednich pracodawców, jeśli pracownik jeszcze nie posiada takiej dokumentacji.
Pracodawca jest również zobowiązany pomóc pracownikowi w wypełnieniu wniosku o emeryturę, jeśli ten zwróci się do niego o taką pomoc. Wniosek najlepiej sporządzić na formularzu ZUS Rp-1E.
W sytuacji gdy pracownik zwraca się z prośbą o przygotowanie dokumentacji emerytalnej, oprócz wniosku pracodawca musi również wypełnić kwestionariusz dotyczący przebytych okresów składkowych i nieskładkowych (ZUS Rp-6) oraz odebrać od pracownika podpis na tym formularzu. Całość zebranej dokumentacji emerytalnej pracodawca powinien przekazać do jednostki ZUS właściwej dla miejsca zameldowania na pobyt stały pracownika ubiegającego się o emeryturę.