Obowiązki pracodawcy wobec ZUS

Jak zgłosić i wyrejestrować z ZUS pracownika lub zleceniobiorcę będącego uczniem bądź studentem

Szczególne uregulowania w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego dotyczą uczniów oraz studentów przed ukończeniem 26 lat, którzy są zatrudnieni na podstawie umów zlecenia, a także uczniów–pracowników, którzy w świetle przepisów prawa pracy są uznawani za pracowników młodocianych.

Uczeń i student na zleceniu

Umowa zlecenia, co do zasady, stanowi tytuł do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu, a także obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu, w okresie od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień jej rozpoczęcia do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy (art. 13 pkt 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.; dalej: ustawa systemowa). Przepisy przewidują tu jednak wyjątek. Osoby młode, do ukończenia 26. roku życia, będące uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych i ponadpodstawowych oraz studentami z tytułu umowy zlecenia w ogóle nie powinny być zgłaszane do ZUS. Taka umowa nie skutkuje dla nich obowiązkiem ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (art. 6 ust. 4 ustawy systemowej). Przychód uzyskany ze zlecenia wykonywanego przez zleceniobiorcę będącego uczniem/studentem przed ukończeniem 26. roku życia będzie oskładkowany tylko w sytuacji, gdy umowa zlecenia będzie zawarta z własnym pracodawcą (lub wykonywana na jego rzecz).

ZAPAMIĘTAJ

Jeśli umowę zlecenia uczeń/student do 26. roku życia zawarł z własnym pracodawcą, to przychód z tytułu tej umowy podlega oskładkowaniu łącznie z przychodem ze stosunku pracy.

Studentem jest każda osoba kształcąca się na studiach pierwszego stopnia (np. licencjackich, inżynierskich) lub drugiego stopnia (uzupełniające studia magisterskie) albo na jednolitych studiach magisterskich, o których mowa w ustawie z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 572 z późn. zm.), tj. na:

• studiach pierwszego stopnia – licencjackich lub inżynierskich umożliwiających uzyskanie wiedzy i umiejętności w określonym zakresie kształcenia oraz przygotowujących do pracy w określonym zawodzie, kończących się uzyskaniem tytułu licencjata albo inżyniera,
• studiach drugiego stopnia – magisterskich umożliwiających uzyskanie specjalistycznej wiedzy w określonym zakresie kształcenia i przygotowujących do twórczej pracy w określonym zawodzie, kończących się uzyskaniem tytułu magistra albo tytułu równorzędnego,
• jednolitych studiach magisterskich – na które są przyjmowani kandydaci posiadający świadectwo dojrzałości, umożliwiających uzyskanie specjalistycznej wiedzy w określonym zakresie kształcenia, jak również przygotowujących do twórczej pracy zawodowej, kończących się uzyskaniem tytułu magistra albo tytułu równorzędnego.

ZAPAMIĘTAJ

Za studenta nie uważa się uczestnika studiów doktoranckich ani słuchacza studiów podyplomowych.

Za studenta uznaje się osobę od dnia wpisania na listę studentów do dnia ukończenia przez nią studiów lub skreślenia z listy studentów. W praktyce, aby mieć pewność, że dana osoba została przyjęta w poczet studentów, a także od którego dnia to nastąpiło, najlepiej zażądać od zatrudnionego na zlecenie okazania zaświadczenia z uczelni, potwierdzającego oba fakty. Analogicznie, zleceniobiorca będący uczniem powinien przedłożyć zaświadczenie ze szkoły. W kolejnych miesiącach zatrudnienia należy sprawdzać legitymacje studenckie/szkolne, a także uzyskać od zleceniobiorcy zobowiązanie (najlepiej w formie pisemnej – może być to ujęte w ramach oświadczenia zleceniobiorcy) do poinformowania płatnika, jeżeli status studenta/ucznia zostanie przez daną osobę utracony.

Umowa o pracę z uczniem

Umowa o pracę zawsze skutkuje obowiązkiem zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń, niezależnie od tego, ile ma lat i czy jest jednocześnie studentem bądź uczniem. Szczególne uregulowania w tym zakresie dotyczą osób, które nie ukończyły jeszcze 18. roku życia.

Pracownikiem młodocianym jest osoba, która ukończyła 16 lat, a nie osiągnęła jeszcze 18. roku życia. Osobę młodocianą, która nie posiada kwalifikacji zawodowych, można zatrudnić na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Dopuszczalne jest również zatrudnienie młodocianego tak, jak zwykłego pracownika, ale taka umowa ma charakter wyjątkowy, gdyż zatrudnienie może dotyczyć tylko prac lekkich (art. 200¹ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – kodeks pracy – t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Pracownik młodociany podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu na zasadach obowiązujących w odniesieniu do pracowników. Kod tytułu ubezpieczenia, z którym powinien zostać zgłoszony do ZUS, to 01 20 xx (pracownik młodociany).

Wyrejestrowanie zleceniobiorcy, zgłoszenie pracownika

Płatnik zleceniodawca, który dowiedział się od zatrudnionego zleceniobiorcy, że ten podejmuje naukę i potwierdził tę informację przez uzyskanie zaświadczenia z uczelni/szkoły, powinien w 7-dniowym terminie wyrejestrować zleceniobiorcę z ZUS za pomocą formularza ZUS ZWUA.

PRZYKŁAD

Firma Alpha Sp. z o.o. zatrudnia zleceniobiorcę, który został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zleceniobiorca w czerwcu poinformował płatnika, że został przyjęty na pierwszy rok studiów zaocznych. W październiku zleceniobiorca potwierdził wpisanie go na listę studentów od 1 października 2012 r., przedstawiając zleceniodawcy zaświadczenie wydane przez dziekanat wydziału, na którym podjął studia, oraz okazanie aktualnej legitymacji studenckiej. Osoba ta jest zwolniona z obowiązku ubezpieczeniowego z tytułu umowy zlecenia do ukończenia studiów (lub skreślenia z listy studentów), chyba że wcześniej ukończy 26. rok życia. Jeżeli tak się stanie, ponownego zgłoszenia z tytułu umowy zlecenia należy dokonać od dnia 26. urodzin zleceniobiorcy.

Z kolei pracodawca, który zdecydował się na zatrudnienie osoby młodocianej w celu przygotowania zawodowego, musi pamiętać o tym, że mimo iż taki ubezpieczony, co do zasady, podlega ubezpieczeniom jak inni pracownicy, to jednak z wynagrodzeniem, zgłoszeniem do ZUS i wyrejestrowywaniem z ubezpieczeń po zakończeniu nauki wiążą się pewne odrębności.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie wprowadza własnej, szczegółowej definicji pojęcia „pracownik młodociany”, dlatego w celu ustalenia obowiązku ubezpieczeniowego należy zastosować definicję wskazaną w kodeksie pracy. Zdaniem niektórych ekspertów oznacza to, że do pracownika młodocianego należy ściśle stosować definicję zawartą w kodeksie pracy, zgodnie z którą za pracownika młodocianego uważa się każdą osobę w wieku od 16. do 18. roku życia, zatrudnioną na podstawie umowy o pracę (art. 190 § 1 kodeksu pracy). Oznaczałoby to, że obowiązek zgłoszenia takiego pracownika w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 01 20 xx jest ograniczony, przede wszystkim, wiekiem ubezpieczonego – zgodnie z definicją kodeksową; w dniu ukończenia 18 lat taka osoba traci status pracownika młodocianego.

Wykładnia prezentowana w tym zakresie przez ZUS jest jednak odmienna. Zdaniem ZUS, jeżeli pracownik młodociany, zatrudniony w celu przygotowania zawodowego, w trakcie nauki zawodu ukończy 18 lat, nadal powinien być zgłoszony w ZUS z kodem właściwym pracownikom młodocianym, czyli 01 20 xx – aż do zakończenia nauki w tym trybie.

CO NA TO URZĄD?

Zasady i warunki odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagrodzenia (Dz.U. Nr 60, poz. 278 z późn.zm.).

Zgodnie z § 1 ust. 1 tego rozporządzenia, przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników może odbywać się przez:

naukę zawodu,

przyuczenie do wykonywania określonej pracy.

Zarówno nauka zawodu, jak i przyuczenie do wykonywania określonej pracy kończy się egzaminem.

W myśl zaś § 13 rozporządzenia, osoby, które przed ukończeniem nauki zawodu osiągnęły pełnoletność, kończą tę naukę na warunkach określonych dla młodocianych.

Podobnie osoby, które przed ukończeniem przyuczenia do wykonywania określonej pracy osiągnęły pełnoletność, kończą przyuczenie na warunkach określonych dla młodocianych (§ 18a rozporządzenia).

W konsekwencji, osoby zgłoszonej do ubezpieczeń społecznych z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 01 20 właściwym dla pracownika młodocianego nie należy wyrejestrowywać z ubezpieczeń w związku ze zmianą tego kodu do czasu ukończenia nauki zawodu bądź przyuczenia do wykonywania określonej pracy, nawet jeżeli wcześniej osiągnęły pełnoletność.

Wyjaśnienia ZUS z 10 lipca 2012 r. w sprawie zasad zgłaszania i wyrejestrowywania pracowników młodocianych

Mimo że w tej kwestii pojawiają się rozbieżności interpretacyjne, dla płatnika składek rozliczającego się z ZUS bezpieczniej jest stosować wykładnię prezentowaną przez ten organ. Dzięki temu uniknie on uczestniczenia w postępowaniach wyjaśniających i konieczności składania korekt w dokumentacji zgłoszeniowej oraz rozliczeniowej.

ZAPAMIĘTAJ

Zdaniem ZUS, jeżeli pracownik młodociany, zatrudniony w celu przygotowania zawodowego, w trakcie nauki zawodu ukończy 18 lat, nadal powinien być zgłoszony w ZUS z kodem właściwym pracownikom młodocianym.

ZGODNIE Z PRAWEM

§ 1 rozporządzenia w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania

1. Przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników, zwanych dalej „młodocianymi”, może odbywać się przez:

1) naukę zawodu,

2) przyuczenie do wykonywania określonej pracy.

2. Nauka zawodu ma na celu przygotowanie młodocianego do pracy w charakterze wykwalifikowanego robotnika pracownika lub czeladnika i obejmuje praktyczną naukę zawodu organizowaną, która jest organizowana u pracodawcy na zasadach ustalonych w odrębnych przepisach, oraz dokształcanie teoretyczne.

3. Przyuczenie do wykonywania określonej pracy ma na celu przygotowanie młodocianego do pracy w charakterze przyuczonego robotnika pracownika i może dotyczyć wybranych prac związanych z nauką zawodu, o której mowa w § 6 ust. 2 i 3.

Jak prawidłowo wypełnić zaświadczenie ZUS Rp-7

Wysokość zarobków uzyskiwanych przez pracownika ma istotny wpływ, przede wszystkim, na wysokość renty z tytułu niezdolności do pracy i emerytury ustalanej na tzw. dotychczasowych zasadach. To drugie świadczenie może być przyznane osobom urodzonym przed 1 stycznia 1949 r., a także urodzonym po 1948 r., którzy spełnili warunki wymagane do uzyskania wcześniejszej emerytury. Jednym z elementów wymienionych świadczeń jest tzw. podstawa wymiaru uwzględniająca zarobki uzyskiwane w wybranych latach kariery zawodowej (w stosunku do przeciętnego wynagrodzenia w tych latach), a także kwotę bazową obowiązującą w dniu przyznania świadczenia. Pozostałe osoby przechodzą na tzw. nową emeryturę, której wysokość ustalana jest w zupełnie inny sposób, tj. na podstawie stanu indywidualnego konta w ZUS, na którym zgromadzone są składki emerytalne. Jednak i te osoby, jeśli pracowały przed 1 stycznia 1999 r., mają ustalany kapitał początkowy, którego wysokość obliczana jest na podobnych zasadach jak „stara” emerytura.

Konieczność wykazania do podstawy wymiaru emerytury renty lub kapitału początkowego zarobków uzyskanych w wybranych latach sprawia, że pracownik ubiegający się o jedno z tych świadczeń musi w określony sposób udowodnić przed ZUS wysokość tych wynagrodzeń, dołączając odpowiednie dokumenty do wniosku o emeryturę lub rentę.

ZAPAMIĘTAJ

Pracownik ubiegający się o świadczenie emerytalno-rentowe musi udowodnić przed ZUS wysokość osiąganych wynagrodzeń.

Ustalając podstawę wymiaru świadczenia, ZUS uwzględnia, co do zasady, wynagrodzenia z 10 kolejnych lat kalendarzowych wybranych z ostatniego 20-lecia poprzedzającego rok zgłoszenia wniosku lub z 20 dowolnie wybranych lat z całego okresu ubezpieczenia. Przy obliczaniu podstawy wymiaru kapitału początkowego 10 kolejnych lub 20 dowolnie wybranych lat musi przypadać przed 1 stycznia 1999 r.

Formularz ZUS Rp-7

Podstawowym dokumentem potwierdzającym wysokość osiągniętych przez pracownika wynagrodzeń wliczanych do podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego jest zaświadczenie zakładu pracy. Obowiązujące od 23 listopada 2011 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. nr 237, poz. 1412), w odróżnieniu od wcześniej obowiązującego rozporządzenia, nie przewiduje urzędowego wzoru zaświadczenia potwierdzającego zarobki uzyskiwane przez pracownika. Taki wzór, opracowany w poprzednim stanie prawnym, nadal jednak funkcjonuje w praktyce i jest zalecany przez ZUS przy ubieganiu się o emeryturę lub rentę. Korzystając z wzoru formularza ZUS Rp-7, pracodawca może mieć pewność, że przekaże wszystkie dane niezbędne do prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego.

ZAPAMIĘTAJ

Obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe nie przewiduje urzędowego wzoru zaświadczenia potwierdzającego zarobki uzyskiwane przez pracownika.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (na druku ZUS Rp-7) może wystawić, co do zasady, wyłącznie ten pracodawca, który zatrudniał pracownika. Takie uprawnienie ma jednak również następca prawny pracodawcy, który powstał w wyniku przekształceń własnościowych lub restrukturyzacji (np. spółka prawa handlowego utworzona po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego). ZUS honoruje też zaświadczenia ZUS Rp-7 wystawione przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa lub Agencję Nieruchomości Rolnych dla pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej.

Jeśli w stosunku do pracodawcy zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, zaświadczenie ZUS Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłościowej.

ZAPAMIĘTAJ

Za pracodawcę, w stosunku do którego zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, zaświadczenie ZUS Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłościowej.

Możliwości potwierdzenia zarobków na zaświadczeniu ZUS Rp-7 nie ma podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentacji osobowo-płacowej zlikwidowanego lub przekształconego zakładu pracy (np. archiwum). Taki podmiot może, za pomocą powyższego zaświadczenia, potwierdzać wyłącznie zarobki własnych pracowników.

Dane dotyczące pracodawcy i pracownika

Formularz ZUS Rp-7 składa się z nagłówka i kilku części oznaczonych punktami (od 1 do 7). Wskazówki dotyczące ich wypełnienia zamieszczone są w informacji znajdującej się na odwrocie formularza.

W nagłówku zaświadczenia ZUS Rp-7 pracodawca powinien zamieścić własną pieczątkę, a także podać swoje dane (NIP, REGON, a jeśli nie nadano mu tych numerów – numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego lub paszportu).

Punkt 1 formularza przeznaczony jest na wskazanie danych osobowych pracownika, dla którego wystawiane jest zaświadczenie, i podstawowych informacji dotyczących jego zatrudnienia. Pracodawca podaje jego imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL, a także okres, w którym zatrudniał pracownika, wraz z podaniem stanowiska pracy. Jeśli okres zatrudnienia przypada przed 15 listopada 1991 r., powinien dodatkowo podać wymiar czasu pracy. Ten ostatni wymóg wynika z zasad uwzględniania przez ZUS okresów pozostawania w stosunku pracy przypadających przed wspomnianą datą. Takie bowiem okresy ZUS zalicza do stażu ubezpieczeniowego, jeśli pracownik był w czasie ich trwania zatrudniony co najmniej na 1/2 etatu.

Przebieg zatrudnienia pracownika

Drugi punkt zaświadczenia ZUS Rp-7 dotyczy przebiegu zatrudnienia osoby pozostającej w stosunku pracy. W poszczególnych rubrykach tej części formularza pracodawca wskazuje:

• do kiedy pracownik pobierał wynagrodzenie za pracę,
• okresy pobierania przez pracownika wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, wypłaconego na podstawie przepisów kodeksu pracy lub innych przepisów,
• okresy pobierania przez pracownika po 14 listopada 1991 r. zasiłków chorobowych, a także zasiłków opiekuńczych oraz świadczenia rehabilitacyjnego,
• okresy udzielonych pracownikowi urlopów bezpłatnych,
• okresy przebywania pracownika na urlopie wychowawczym,
• inne okresy, za które nie wypłacono pracownikowi wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego, z wyjątkiem pierwszego dnia niezdolności do pracy.

---

Dość częsta jest sytuacja, gdy pracownik wielokrotnie w czasie swojego zatrudnienia przebywał na zwolnieniach lekarskich i w związku z tym ma wiele okresów pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy lub zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W takim przypadku, wypełniając omawiany punkt zaświadczenia, pracodawca powinien wpisać jeden (najlepiej pierwszy chronologicznie) okres pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego po
14 listopada 1991 r., zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego. Pozostałe okresy pobierania wymienionych świadczeń należy wówczas wymienić w załączniku dołączonym do zaświadczenia. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownik wielokrotnie przebywał na urlopie bezpłatnym. Załącznik wykazujący okresy pobierania świadczeń chorobowych lub przebywania na urlopie bezpłatnym muszą podpisać te same osoby, które wystawiły i podpisały zaświadczenie.

ZAPAMIĘTAJ

Załącznik do zaświadczenia ZUS Rp-7 muszą podpisać te same osoby, które wystawiły i podpisały zaświadczenie.

Wykazanie zarobków pracownika

Najważniejszą częścią formularza ZUS Rp-7 jest tabela zamieszczona w punkcie 3. Pracodawca podaje w niej zarobki pracownika osiągnięte w poszczególnych latach kalendarzowych. Na jednym formularzu może wykazać zarobki maksymalnie z 10 lat. Jeśli jednak pracownik był u niego zatrudniony przez dłuższy okres, powinien wykazać wynagrodzenia wypłacone we wszystkich latach zatrudnienia, dołączając drugi egzemplarz formularza ZUS Rp-7.

Wypełniając kolejne kolumny tabeli, pracodawca powinien wpisać:

• w kolumnie 1 – rok kalendarzowy, za który podaje wynagrodzenia,
• w kolumnie 2 – łączną kwotę stałych składników wynagrodzenia – przychodu (dochodu do 31 grudnia 1998 r.) – uposażenia, np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wysługę lat, funkcyjny, służbowy, za pracę wykonywaną w warunkach szkodliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia,
• w kolumnie 3 – łączną kwotę zmiennych lub uznaniowych składników wynagrodzenia wraz ze wskazaniem rodzaju danego składnika, np. premie regulaminowe, z zysku, eksportowe, nagrody za osiągnięcia zawodowe, dydaktyczno-wychowawcze dla nauczycieli, nagrody z zakładowego funduszu nagród tzw. „trzynastki”, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
• w kolumnie 4 – łączną kwotę innych wypłat wraz ze wskazaniem ich rodzaju, np. rekompensaty pieniężne wypłacone pracownikowi obok wynagrodzenia lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego, honoraria wypłacane dziennikarzom za pracę dziennikarską przez macierzystą redakcję oraz pracownikom własnym za prace związane z przygotowaniem, organizacją i realizacją programu radiowego i telewizyjnego, wartości rekompensaty pieniężnej ustalonej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej, zasiłku macierzyńskiego, od którego zastała opłacona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• w kolumnie 5 – łączną kwotę równowartości świadczeń w naturze i ekwiwalentu za te świadczenia oraz rodzaj świadczenia,
• w kolumnie 6 – łączną kwotę świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłaconych zamiast wynagrodzenia: zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, wyrównawczy, dodatek wyrównawczy, świadczenie wyrównawcze i rehabilitacyjne oraz wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wypłacone przez pracodawcę na podstawie art. 92 kodeksu pracy (lub innych przepisów w tym zakresie),
• w kolumnie 7 – łączną kwotę wszelkich składników wynagrodzenia – przychodu – świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego – uposażenia wykazanych w kolumnach 2–6.

---

Zarobki tylko oskładkowane i do określonego limitu

Wypełniając kolumny 2–5 tabeli zamieszczonej w punkcie 3 formularza, pracodawca powinien uwzględnić tylko te składniki wynagrodzenia (dochodu, przychodu), które stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (przed 1 stycznia 1999 r.) lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (po 31 grudnia 1998 r.) w myśl przepisów obowiązujących w okresie, za które przysługiwały. Tylko bowiem takie wypłaty ZUS uwzględnia przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty. Nie wolno więc pracodawcy wykazać w zaświadczeniu składników, od których nie była naliczona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wypełniając kolumny 2–5 pracodawca nie może się natomiast kierować tym, czy od danego składnika opłacił faktycznie składkę na te ubezpieczenia. Oznacza to, że musi uwzględnić wypłaty, od których nie opłacił tych składek, choć był do tego zobowiązany, pomijając składniki nieobjęte tą składką, które oskładkował wbrew obowiązującym przepisom.

ZAPAMIĘTAJ

W zaświadczeniu ZUS Rp-7 pracodawca musi uwzględnić wypłaty, od których nie opłacił składek, choć był do tego zobowiązany.

Należy nadmienić, że przepisy regulujące zasady oskładkowania poszczególnych składników wynagrodzenia przed 1 stycznia 1999 r. ulegały na przestrzeni lat licznym zmianom. Oznacza to, że pracodawca, który chce sprawdzić, czy prawidłowo wpisuje poszczególne składniki do tabeli zamieszczonej w punkcie 3 formularza, może mieć dużą trudność w zidentyfikowaniu właściwych regulacji. W takim przypadku najlepiej będzie, gdy skorzysta z informatora zamieszczonego na stronach internetowych ZUS „Składniki przychodu pracowników podlegające wliczeniu do podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych oraz kapitału początkowego”. Jeśli mimo to pracodawca ma wątpliwości, nie powinien wykazywać określonego składnika w tabeli w pkt 3 zaświadczenia, lecz podać w pkt 6 („dodatkowe informacje”) kwotę, datę wypłaty, tytuł wypłaty i okres.

Jeśli pracownik przekroczył w danym roku kalendarzowym roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, pracodawca powinien wpisać w kolumnie 2 tabeli wysokość tego limitu, zaznaczając jednocześnie, w którym miesiącu nastąpiło jego przekroczenie.

Liczy się okres, za który składnik przysługuje

Wypełniając tabelę w punkcie 3 zaświadczenia ZUS Rp-7, pracodawca powinien dostosować się do zasad wliczania poszczególnych składników wynagrodzenia (przychodu, dochodu) obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty. Warto przypomnieć, że dokonując tych ustaleń, ZUS zalicza poszczególne składniki do okresu, za który przysługują, bez względu na to, kiedy zostały wypłacone. Jeśli jednak nie jest możliwe ustalenie okresu, za który dana wypłata przysługuje, dolicza ją do miesiąca, w którym została wypłacona. Oznacza to, że jeśli pracodawca wypłacił określony składnik wynagrodzenia (przychodu, dochodu) po upływie danego roku, przy wystawianiu zaświadczenia ZUS Rp-7 powinien go doliczyć do przychodu za ten rok, za który przysługuje. Jeśli jednak ustalenie tego roku nie jest możliwe, powinien zaliczyć dany składnik do tego roku, w którym został wypłacony.

Zasada wliczania poszczególnych wypłat do roku, za który zostały dokonane, odnosi się również do składników, które przysługują za rok, w którym została osiągnięta tzw. 30-krotność, jeżeli w roku wypłaty stanowiły one podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że takie doliczenie musi się wiązać z wyłączeniem doliczonej wypłaty z roku, w którym została wypłacona.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnia pracownika nieprzerwanie od 1 stycznia 2005 r. Wynagrodzenie zasadnicze wypłaca mu 10. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc. W poszczególnych latach pensję przysługującą za grudzień wypłacał zawsze 10 stycznia następnego roku. Wypełniając pkt 3 zaświadczenia ZUS Rp-7 za lata 2005–2011, pracodawca powinien zaliczyć każdorazowo wynagrodzenie za grudzień do roku, za który przysługuje, a nie do roku, w którym zostało wypłacone.

PRZYKŁAD

Pracodawca od 2002 r. zatrudnia księgową, która zamierza niedługo wystąpić o emeryturę obliczaną częściowo na starych zasadach. W marcu 2011 r. wypłacił jej premię bilansową. Ze względu na charakter tej wypłaty nie było możliwe ustalenie okresu, za który ta premia przysługiwała. W związku z tym, wypełniając zaświadczenie ZUS Rp-7, pracodawca powinien uwzględnić kwotę tej premii w przychodzie za rok, w którym została wypłacona, tj. za 2011 r.

PRZYKŁAD

Pracodawca od 1 stycznia 2002 r. zatrudnia pracownika, który w 2012 r. zamierza ubiegać się o emeryturę obliczaną na dotychczasowych zasadach. W listopadzie 2010 r. i w grudniu 2011 r. pracownik osiągnął roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W lutym 2011 r. pracodawca wypłacił mu nagrodę roczną za 2010 r. w wysokości 6000 zł, od której zostały naliczone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wypełniając pkt 3 zaświadczenia ZUS Rp-7, pracodawca powinien:

do „limitu” (30-krotności) za 2010 r. (94 380 zł) doliczyć kwotę nagrody rocznej (6000 zł), która stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2011 r.,

kwotę nagrody wyłączyć z „limitu” (30-krotności) za 2011 r. (100 770 zł).

Kwoty zasiłków mogą podlegać ograniczeniom

Zasadą jest, że wypłacone pracownikowi kwoty świadczeń w razie choroby i macierzyństwa przysługujące za 2005 r. i za każdy następny rok ZUS uwzględnia w podstawie wymiaru świadczenia, jeżeli w danym roku nie została osiągnięta maksymalna roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia) i tylko w takiej wysokości, aby suma składników wynagrodzenia oraz świadczeń chorobowych nie przekroczyła tego limitu. Zasada ta nie dotyczy jedynie kwot świadczenia rehabilitacyjnego, a także zasiłku, dodatku oraz świadczenia wyrównawczego, które dolicza się do podstawy wymiaru emerytury bez ograniczeń. Powinien o tym pamiętać pracodawca wypełniający punkt 3 formularza.

Jeśli w roku, w którym została osiągnięta roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wpisze on również (w kolumnie 6 pkt 3 formularza) kwotę świadczeń chorobowych, a także wówczas, gdy suma podstawy wymiaru składek i świadczeń chorobowych okaże się wyższa od 30-krotności, ZUS przeprowadzi postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia rodzaju wypłaconego świadczenia chorobowego. Nie będzie takiej konieczności jedynie wówczas, gdy taka informacja będzie wynikała z zaświadczenia lub z załącznika do tego dokumentu.

Pozostałe dane wykazywane w formularzu

W punkcie 4 zaświadczenia pracodawca musi wskazać, czy do 31 grudnia 1998 r. zgłaszał pracowników do ubezpieczenia społecznego w deklaracji rozliczeniowej bezimiennej, czy w deklaracji imiennej. Jeśli właściwa była ta druga forma zgłoszenia, wówczas powinien podać Numer Konta Płatnika (NKP). Może się też zdarzyć, że w niektórych latach pracodawca rozliczał składki na ubezpieczenia społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych, a w niektórych latach w deklaracjach bezimiennych. W takim przypadku w punkcie 3 zaświadczenia powinien wpisać wynagrodzenia pracownika wypłacone tylko za okres, za który rozliczał się z ZUS w deklaracjach bezimiennych, a w punkcie 6 – informację, w których okresach przekazywane były do ZUS deklaracje imienne, a w których deklaracje bezimienne.

W punkcie 5 formularza pracodawca informuje, na podstawie jakich dokumentów wystawił zaświadczenie (listy płac, kart wynagrodzeń, kart wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia społecznego). Zasadą jest, że pracodawca powinien sporządzić zaświadczenie ZUS Rp-7 na podstawie dokumentacji płacowej pracownika. Jeżeli jednak w zakładzie pracy taka dokumentacja się nie zachowała, zaświadczenie ZUS Rp-7 może być wydane na podstawie dokumentacji osobowej pracownika (np. umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu lub innych pism określających wynagrodzenie danej osoby). Potwierdzając wysokość zarobków na podstawie takiej dokumentacji pracodawca powinien jednak uwzględnić tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały pracownikowi bezwarunkowo w czasie trwania stosunku pracy, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki. Inne składniki wynagrodzenia (premie, nagrody) pracodawca może uwzględnić w zaświadczeniu tylko wtedy, gdy zachowana dokumentacja pozwala jednoznacznie stwierdzić, że zostały faktycznie wypłacone w określonej wysokości oraz że została od nich odprowadzona składka na ubezpieczenia społeczne.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli pracodawca potwierdza wysokość zarobków pracownika na podstawie dokumentacji osobowej, w zaświadczeniu ZUS Rp-7, powinien uwzględnić tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały pracownikowi bezwarunkowo w czasie trwania stosunku pracy, a zachowana dokumentacja pozwala jednoznacznie stwierdzić, że zostały faktycznie wypłacone w określonej wysokości oraz że została od nich odprowadzona składka na ubezpieczenia społeczne.

W końcowej części formularza ZUS Rp-7 pracodawca powinien wskazać datę i miejscowość wystawienia zaświadczenia, a także podpisać ten dokument (własnoręcznym podpisem lub przez upoważnionego pracownika) oraz zamieścić pieczątkę. Zaświadczenie powinno również zawierać pieczątkę służbową, nazwisko i imię oraz podpis kierownika komórki finansowej albo upoważnionego pracownika wystawiającego to zaświadczenie. Jeśli zaświadczenie zostałoby rozmieszczone na więcej niż jednej stronie, wymogi te odnoszą się do każdej ze stron.

Tabela. Najczęstsze błędy popełniane przy wypełnianiu zaświadczenia ZUS Rp-7

ZGODNIE Z PRAWEM

§ 21 rozporządzenia w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe

1. Środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia.

2. W przypadku osób pozbawionych wolności lub tymczasowo aresztowanych środkiem dowodowym potwierdzającym okoliczności, o których mowa w ust. 1, za okres pracy wykonywanej w czasie pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania, jest zaświadczenie z zakładu karnego lub aresztu śledczego.

Zatrudnienie na umowę zlecenia pracującego emeryta a składki

Od umowy zlecenia zawieranej z osobą mającą ustalone prawo do emerytury płatnik obowiązkowo opłaca składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. W niektórych przypadkach zatrudnienie zleceniobiorcy-emeryta może okazać się dla firmy korzystne finansowo – jeżeli ten sam emeryt oprócz wykonywania zlecenia jest zatrudniony w ramach stosunku pracy. W takiej sytuacji ze zlecenia obowiązkowa będzie dla niego tylko składka zdrowotna.

W celu ustalenia obowiązku ubezpieczeniowego za emeryta uważa się osobę, która nabyła prawo do świadczenia na podstawie polskich przepisów, oraz osobę, której prawo do emerytury (również renty) przysługuje z tytułu zagranicznych ubezpieczeń społecznych albo zagranicznego zaopatrzenia emerytalnego.

Zawierając umowę zlecenia z emerytem płatnik musi pamiętać, że – co do zasady – składki ubezpieczeniowe od takiej umowy są obowiązkowe. Aby taka umowa była wyłączona z obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne z jej tytułu, wymagany jest jeden dodatkowy warunek – emeryt musi być zatrudniony na podstawie umowy o pracę i to u innego płatnika niż ten, z którym zawiera zlecenie.

Po spełnieniu tego warunku nie będzie już miało znaczenia, w jakim wymiarze czasu pracy jest zatrudniony zleceniobiorca-emeryt. Bez wpływu na ustalenie obowiązku ubezpieczeniowego pozostaje również wysokość przychodu uzyskiwanego z tytułu umowy zlecenia. Płatnik nie opłaca za takiego zleceniobiorcę obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne, lecz jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne – nawet jeśli wynagrodzenie z umowy o pracę zostało ustalone poniżej kwoty minimalnego wynagrodzenia (art. 9 ust. 4a ustawy systemowej).

Omówione zasady nie mają jednak zastosowania, jeśli firma podpisze umowę o dzieło lub umowę zlecenia z emerytem/rencistą, który jest w tej firmie zatrudniony na podstawie umowy o pracę. W takiej sytuacji przychód z umowy zlecenia (także z umowy o dzieło) jest traktowany jak przychód uzyskany ze stosunku pracy i muszą zostać od niego naliczone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne jak za pracownika (art. 9 ust. 4b ustawy systemowej).

ZAPAMIĘTAJ

Zleceniobiorca zawierający umowę zlecenia z własnym pracodawcą (lub wykonujący zlecenie na rzecz własnego pracodawcy) pod względem obowiązku ubezpieczeniowego jest traktowany jak pracownik.

PRZYKŁAD

Osoba mająca ustalone prawo do emerytury, od 1 czerwca 2012 r. podjęła zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia.

Z tytułu tej umowy uzyskuje przychód w wysokości 3700 zł miesięcznie.

Wariant 1. Emeryt oprócz zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia nie wykonuje żadnej innej pracy zarobkowej

Zleceniodawca ma obowiązek zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego oraz do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (zleceniobiorca ma prawo przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego). Płatnik musi opłacać za ubezpieczonego również składki na FP i FGŚP – chyba że zleceniobiorca osiągnął już wiek, w którym obowiązuje powszechne zwolnienie ze składek na te fundusze (55 lat dla kobiet i 60 lat dla mężczyzn).

Wariant 2. Emeryt oprócz wykonywania umowy zlecenia jest zatrudniony w innej firmie w ramach stosunku pracy.

Emeryt jest zatrudniony na 1/8 etatu i uzyskuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 200 zł. Pracodawca rozlicza za niego składki na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Zleceniodawca obowiązkowo zgłasza go tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Zleceniobiorca ma prawo przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (wówczas obowiązkowa będzie za niego również składka wypadkowa). Płatnik nie opłaca również składek na FP i FGŚP.

Wariant 3. Emeryt oprócz wykonywania umowy zlecenia jest zatrudniony w firmie zleceniodawcy w ramach stosunku pracy.

Z tytułu zatrudnienia na 1/8 etatu emeryt uzyskuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 200 zł. Do celów ubezpieczeniowych osoba ta nie jest traktowana jak zleceniobiorca, lecz jak pracownik. Pracodawca rozlicza za niego składki na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne, zgodnie z zasadami obowiązującymi w odniesieniu do osób zatrudnionych na umowę o pracę. W podstawie wymiaru składek płatnik uwzględnia zarówno przychód z zatrudnienia etatowego, jak i z tytułu umowy zlecenia. Od tak ustalonej podstawy opłaca również składki na FP i FGŚP, chyba że zachodzą ustawowe warunki zwolnienia z opłacania tych składek.

Porównanie obciążeń składkowych ponoszonych przez płatnika i ubezpieczonego w trzech przedstawionych wyżej wariantach podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu:

* Przykładowa wysokość składki.

Zatrudniając emeryta na podstawie umowy zlecenia, trzeba pamiętać, że umowa cywilnoprawna nie może spełniać przesłanek umowy o pracę. Jeśli ZUS uzna, że praca wykonywana na podstawie umowy cywilnoprawnej faktycznie ma cechy zatrudnienia w ramach stosunku pracy, to płatnik będzie musiał opłacić za ubezpieczonego wszystkie składki, ustalone od podstawy wymiaru obowiązującej pracowników, wraz z odsetkami za zwłokę. Takie działanie może też zostać uznane za wykroczenie, za które pracodawca może zostać ukarany grzywną od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 kodeksu pracy).

ZAPAMIĘTAJ

Kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 281 Kodeksu pracy

Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

1) zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę,

2) nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę,

3) wypowiada lub rozwiązuje z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy,

4) stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników,

5) narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych,

6) nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

7) pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem

– podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Jak rozliczyć w dokumentacji ZUS dwie umowy zawarte z jednym zleceniobiorcą

Zleceniobiorca może wykonywać dwie umowy zlecenia u tego samego zleceniodawcy. Przy dwóch umowach zlecenia zawartych z tą samą firmą w treści umowy musi zostać wskazany inny zakres prac, które mają być wykonywane na podstawie każdej z tych umów. Gdyby przedmiotem każdej z umów były te same czynności, ZUS mógłby zakwestionować podpisanie drugiej umowy i uznanie tylko jednej z nich za tytuł do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. Taka czynność, jako zmierzająca do obejścia przepisów prawa i bezpodstawnego obniżenia podstawy wymiaru składek, może zostać uznana za nieważną.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli zakres prac zleconych na podstawie dwóch umów zawartych z jednym podmiotem będzie tożsamy, ZUS może zakwestionować ich zawarcie jako czynność zmierzającą do obejścia przepisów prawa.

W przypadku umowy zlecenia stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych płatnik dokonuje zgłoszenia do ZUS na druku ZUS ZUA. Jeżeli z tytułu umowy zlecenia jest obowiązkowa tylko składka zdrowotna (a zleceniobiorca nie przystąpił do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych), to płatnik zgłasza go do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA.

Zbieg dwóch umów zlecenia

Osoba, która równocześnie wykonuje dwie umowy zlecenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym tylko z tytułu jednej z zawartych umów. Co do zasady, tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych jest umowa zawarta najwcześniej. Z tytułu drugiej umowy obowiązkowe jest tylko ubezpieczenie zdrowotne, natomiast ubezpieczenia emerytalno-rentowe mają charakter dobrowolny (jeśli jednak zleceniobiorca przystąpi do nich na zasadzie dobrowolności, obowiązkowa stanie się za niego również składka wypadkowa). Zleceniobiorca może również wskazać jako tytuł do objęcia obowiązkiem ubezpieczeniowym umowę zawartą w późniejszym terminie.

Dokumentacja zgłoszeniowa

Jeżeli zleceniobiorca nie zmienia tytułu do objęcia ubezpieczeniem na umowę zawartą w późniejszym terminie, to od dnia zawarcia drugiej umowy zlecenia należy ją zgłosić do ZUS, składając druk ZUS ZZA. Poprzednia umowa, zgłoszona wcześniej na formularzu ZUS ZUA, nadal nieprzerwanie stanowi tytuł do ubezpieczeń, do których zleceniobiorca został zgłoszony.

Jeżeli zleceniobiorca jako tytuł do opłacania obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe wskazuje drugą z zawartych umów, to zgłoszenia należy dokonać w odmienny sposób. W takiej sytuacji należy kolejno:

• przyjąć od zleceniobiorcy oświadczenie na piśmie, w którym wyrazi on wolę zmiany tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych na umowę zawartą później;

• wyrejestrować z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA pierwszą umowę zlecenia z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx od dnia zawarcia drugiej umowy (jeżeli ubezpieczony wnioskuje o zmianę tytułu od początku trwania drugiej umowy zlecenia);
• złożyć w ZUS dwa zgłoszenia do ubezpieczeń – obydwa z kodem tytułu ubezpieczeń 04 11 xx, od dnia zawarcia drugiej umowy:

– na formularzu ZUS ZUA (umowa podpisana później) – do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych, wypadkowego oraz (opcjonalnie) do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego,

– na formularzu ZUS ZZA (umowa podpisana wcześniej) – do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (jeżeli ubezpieczony nie wnioskował o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi z tego tytułu).

Dokumentacja rozliczeniowa

Rozliczenia dwóch umów zlecenia zawartych z jednym płatnikiem należy dokonywać na jednym imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA. Ubezpieczony został bowiem zgłoszony z tytułu obu umów z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, tj. 04 11 xx. W takiej sytuacji nie wolno sporządzać dwóch odrębnych raportów za tę samą osobę. W raporcie ZUS RCA za dany miesiąc należy uwzględniać przychód uzyskany z obydwu umów, wypłacony w tym miesiącu.

ZAPAMIĘTAJ

Za dany miesiąc nie należy składać więcej niż jednego raportu składkowego ZUS RCA za tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia.

Podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne będzie stanowić wynagrodzenie wypłacone z umowy, która stanowi wskazany przez zleceniobiorcę tytuł do tych ubezpieczeń. Z kolei jako podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne trzeba przyjąć sumę przychodu:

• uzyskanego z umowy stanowiącej tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego oraz
• z tytułu drugiej umowy (bez pomniejszania o składki społeczne finansowane przez ubezpieczonego, chyba że ubezpieczony przystąpił do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych).

---

PRZYKŁAD

Od 1 czerwca 2011 r. Konstans Sp. z o.o. zatrudnia Dariusza C. na podstawie umowy zlecenia. Zleceniobiorca został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego, zdrowotnego i do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (formularz ZUS ZUA, kod tytułu ubezpieczenia 04 11 xx). Od 1 lutego 2012 r. spółka podpisała z Dariuszem C. drugą umowę zlecenia (na inny zakres usług niż określony w pierwszej z zawartych umów). Zleceniobiorca z drugiej umowy zlecenia nie przystąpił do ubezpieczeń dobrowolnych, wobec czego płatnik składek zgłosił go z tej umowy tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (formularz ZUS ZZA, kod tytułu ubezpieczenia 04 11 xx). W lutym br. Dariusz C. otrzymał 1200 zł wynagrodzenia z tytułu pierwszej umowy zlecenia oraz 500 zł wynagrodzenia z tytułu drugiej umowy. Należne składki powinny zostać wykazane w jednym raporcie ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx.

Tabela. Ustalenie podstawy wymiaru składek za luty 2012 r.

W wielu przypadkach rozliczenie dodatkowo skomplikują ustalone ze zleceniobiorcą terminy płatności wynagrodzeń z poszczególnych umów, które nie muszą pokrywać się z okresami wykonywania zlecenia (zleceń).

PRZYKŁAD

Spółka od kilku miesięcy zatrudnia na podstawie umowy zlecenia Danielę M., która zarabia miesięcznie 3200 zł brutto. Wynagrodzenie to jest wypłacane – zgodnie z umową – do końca miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje. Zleceniobiorczyni została zgłoszona do wszystkich obowiązkowych ubezpieczeń. Od 1 kwietnia br. z Danielą M. została podpisana druga umowa zlecenia na 3 miesiące. Jest ona znacznie niżej opłacana, gdyż chodzi tylko o przejęcie części pilnych prac, których nie może wykonać inny zleceniobiorca. Wynagrodzenie należne za 3 miesiące to 1000 zł brutto, wypłata za całość zlecenia nastąpi 29 czerwca br. Zleceniobiorczyni nie chciała i nadal nie chce przystępować do żadnych dobrowolnych ubezpieczeń. Zwróciła się do płatnika z wnioskiem, aby opłacać składki społeczne od drugiej z zawartych umów.

W tym przypadku zmiana tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych nastąpiła już od kwietnia, natomiast wynagrodzenie za jej wykonanie zostanie wypłacone dopiero w czerwcu br. Oznacza to, że składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia z umowy zawartej później będą naliczone dopiero w raporcie ZUS RCA sporządzanym za czerwiec 2012 r., czyli za miesiąc, w którym przychód faktycznie został wypłacony zleceniobiorcy.

Za wcześniejsze dwa miesiące płatnik powinien złożyć raporty:

za kwiecień – raport ZUS RCA – podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (3200 zł) i zdrowotne (3200 zł – 11,26% = 2839,68 zł). Przychód ten zostanie wypłacony za marzec, kiedy umowa, z której go uzyskano, stanowiła tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych;

za maj – raport ZUS RCA – podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 3200 zł. Do opłacenia będzie jedynie składka zdrowotna od przychodu z tytułu pierwszej umowy zlecenia. Jest to składka należna za okres, kiedy pierwsza umowa zlecenia stanowiła już tylko tytuł do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Przychód ten należy jednak rozliczyć w raporcie ZUS RCA (a nie ZUS RZA). Tytuł do ubezpieczeń społecznych trwa (druga umowa zlecenia), a jedynie brakuje przychodu stanowiącego podstawę do naliczenia składek na te ubezpieczenia. Dlatego jako ich podstawę trzeba wpisać 0 zł.

Tabela. Podstawa wymiaru składek za zleceniobiorcę w rozbiciu na okres od kwietnia do czerwca 2012 r.

Umowa, którą zleceniobiorczyni wskazała jako tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, trwa od 1 kwietnia do końca czerwca br. Tym samym od 1 lipca br. pierwsza umowa zlecenia znów stanie się jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

Zgłoszenie i wyrejestrowanie umowy

Jeśli z jedną osobą zostają zawarte dwie umowy zlecenia i druga jest zgłaszana na formularzu ZUS ZZA tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, ZUS zaleca składanie wyrejestrowania zleceniobiorcy z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA dopiero po rozwiązaniu lub wygaśnięciu ostatniej z nich. Jednak, zdaniem niektórych ekspertów, w takiej sytuacji, gdy „wracamy” do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych z tytułu pierwszej zawartej umowy (bo nie ma już innego tytułu), aby zachować przejrzystość w podleganiu przez ubezpieczonego poszczególnym rodzajom ubezpieczeń w określonych okresach, z chwilą wygaśnięcia umowy zlecenia wybranej jako tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych należy ponownie wyrejestrować ubezpieczonego na formularzu ZUS ZWUA, a następnie ponownie zgłosić go na ZUS ZUA z tą samą datą zarejestrowania z tytułu ostatniej obowiązującej umowy zlecenia.

CO NA TO URZĄD?

Odnosząc się do zapytania dotyczącego zasad składania dokumentów ubezpieczeniowych oraz rozliczenia składek za osoby wykonujące jednocześnie dwie umowy zlecenia (w których zakres wykonywania czynności jest różny) z tym samym podmiotem wyjaśniamy:

Osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy.

Osoba spełniająca warunki do objęcia obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z dwóch lub więcej takich umów jest objęta obowiązkowo ubezpieczeniami z tego tytułu, który powstał najwcześniej. Może ona jednak dobrowolnie, na swój wniosek, być objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi także z pozostałych umów, wszystkich lub wybranych lub zmienić tytuł ubezpieczeń.

(art. 13 pkt 2 w związku z art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 12 ust. 1 i art. 9 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych)

Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego natomiast rodzi każda umowa zlecenia albo inna umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Każda osoba podlegająca obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Natomiast każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń.

Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego osób powstaje i wygasa w terminach określonych w przepisach o ubezpieczeniach społecznych.

W związku z powyższym, w przypadku gdy z daną osobą płatnik zawiera więcej niż jedną umowę zlecenia, osoba ta podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym wyłącznie z jednej umowy. Decyduje data powstania danego tytułu, tj. dzień oznaczony w danej umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania. Ubezpieczony może zmienić tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń. Zmiana ta nie może jednak nastąpić z datą wsteczną.

(Podstawa prawna: ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych)

Tak więc, w stanie faktycznym, w którym ubezpieczony wykonuje pierwszą umowę zlecenia, np. od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r., oraz drugą w okresie od 1 do 30 kwietnia 2012 r. płatnik składek powinien dokonać zgłoszenia zleceniobiorcy do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu zawarcia pierwszej umowy na formularzu ZUS ZUA z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi „04”. Z kolejnej umowy – o ile z tytułu jej wykonywania osoba ta nie przystąpi do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, płatnik powinien zgłosić tę osobę tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA. Rozliczenia należnych składek z tytułu wszystkich umów płatnik składek powinien dokonywać w jednym imiennym raporcie miesięczny ZUS RCA (z uwzględnieniem sumy podstaw wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne). Po ustaniu drugiej umowy płatnik powinien złożyć wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA.

W przypadku wskazania przez ubezpieczonego drugiej umowy jako tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń wymagane jest wyrejestrowanie z ubezpieczeń danej osoby z tytułu wykonywania pierwszej umowy i ponowne dokonanie zgłoszenia z tej umowy tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA oraz złożenie kolejnego zgłoszenia z tytułu zawarcia drugiej umowy do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA. Tryb rozliczania składek w takim przypadku jest analogiczny do trybu wskazanego powyżej.

Wyjaśnienia ZUS z 6 kwietnia 2012 r. w sprawie dokumentacji składanej za ubezpieczonego realizującego dwie równoległe umowy zlecenia u jednego płatnika

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 13 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu podlegają osoby fizyczne w następujących okresach:

1) pracownicy – od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku;

2) osoby wykonujące pracę nakładczą oraz zleceniobiorcy – od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy;

2a) (uchylony);

3) członkowie spółdzielni – od dnia rozpoczęcia wykonywania pracy na rzecz spółdzielni do dnia zakończenia jej wykonywania;

4) osoby prowadzące pozarolniczą działalność – od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności zostało zawieszone na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej;

5) osoby współpracujące – od dnia rozpoczęcia współpracy przy prowadzeniu pozarolniczej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej albo umowy zlecenia do dnia zakończenia tej współpracy;

6) posłowie i senatorowie – od dnia nabycia prawa do uposażenia do dnia utraty tego prawa;

7) stypendyści sportowi – od dnia spełnienia warunków, o których mowa w art. 8 ust. 12, do dnia zaprzestania spełniania tych warunków;

8) osoby wykonujące odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania – od dnia rozpoczęcia wykonywania pracy do dnia zakończenia wykonywania tej pracy;

9) bezrobotni – od dnia nabycia prawa do zasiłku, świadczenia integracyjnego lub stypendium do dnia utraty prawa do nich;

9a) osoby, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 9a – od dnia nabycia prawa do stypendium do dnia utraty prawa do niego;

9b) osoby, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 9b – od dnia nabycia prawa do stypendium do dnia utraty prawa do niego;

10) duchowni – od dnia przyjęcia do stanu duchownego do dnia wystąpienia z tego stanu, a w przypadku alumnów seminariów duchownych, nowicjuszów, postulantów i juniorystów – od dnia ukończenia 25 lat;

11) żołnierze niezawodowi w służbie czynnej oraz osoby odbywające służbę zastępczą – od dnia powołania lub skierowania do tej służby do dnia zwolnienia z tej służby;

12) osoby, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 18a – od dnia nawiązania stosunku służby do dnia zwolnienia ze służby;

13) osoby pozostające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego – od dnia spełnienia warunków, o których mowa w art. 9 ust. 6, do dnia zaprzestania spełniania tych warunków;

14) osoby, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 20 – od dnia nabycia prawa do świadczenia socjalnego, zasiłku socjalnego, wynagrodzenia przysługującego w okresie świadczenia górniczego lub w okresie stypendium na przekwalifikowanie do dnia utraty tego prawa;

15) pobierający stypendium słuchacze Krajowej Szkoły Administracji Publicznej – od dnia uzyskania statusu słuchacza do dnia utraty tego statusu;

16) osoby, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 21 – od dnia nabycia prawa do świadczenia szkoleniowego do dnia utraty tego prawa.

Zwrot płatnikowi nadpłaconych składek

Nadpłata składek powstaje, gdy płatnik opłaci je w wyższej wysokości niż zobowiązują go do tego przepisy i niż zadeklaruje w dokumentacji rozliczeniowej. Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot (art. 24 ust. 6a ustawy systemowej). W przypadku braku płatnika składek (lub jego następcy prawnego) ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek zawiadamia również ubezpieczonego. Zawiadomienie dotyczy wówczas należności składkowej w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i nadpłata jest zwracana na jego wniosek.

Zwrot składek po zawiadomieniu przez ZUS

O zwrot nadpłaty można ubiegać się po otrzymaniu z ZUS zawiadomienia o kwocie nienależnie opłaconych składek. ZUS powinien zawiadomić płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że ich kwota nie przekracza wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.

Jeżeli płatnik nie otrzymał takiego zawiadomienia, a stwierdza nadpłatę we własnym zakresie, również może wnioskować o jej zwrot. W takiej sytuacji zwrot nadpłaty zostanie poprzedzony postępowaniem wyjaśniającym i rozliczeniem konta. Dopiero gdy ZUS potwierdzi, że nadpłata faktycznie widnieje na koncie płatnika, zwróci mu nadpłaconą kwotę.

ZAPAMIĘTAJ

Granicą czasową ubiegania się o zwrot nadpłaconych składek jest obecnie jedynie termin ich przedawnienia.

Wniosek o zwrot nadpłaty płatnik składa we właściwej – ze względu na miejsce prowadzenia działalności – terenowej jednostce organizacyjnej ZUS.

Informacja o stanie rozliczeń nie może być udzielona ani przez telefon, ani osobie nieupoważnionej.

Korekta dokumentów

ZUS odmówi zwrotu nadpłaty z tytułu składek, jeśli płatnik wnioskujący o zwrot nie złoży, mimo wezwania, prawidłowych dokumentów korygujących. Jest to spowodowane tym, że dokumentacja rozliczeniowa odzwierciedla faktyczny stan rozliczeń płatnika z ZUS i bez jej złożenia nie można stwierdzić nadpłaty, a co za tym idzie – dokonać jej zwrotu. Jeżeli zatem płatnik złoży wniosek o zwrot nadpłaty bez skorygowanych dokumentów, ZUS wezwie go, by to zrobił w terminie 7 dni. Dopiero gdy przedsiębiorca skoryguje stwierdzone nieprawidłowości, ZUS rozliczy konto i odda mu nadpłacone pieniądze. W przeciwnym razie ZUS wydaje decyzję o odmowie zwrotu składek. Jeżeli w dokumentacji rozliczeniowej – raportach lub deklaracji rozliczeniowej – zostaną stwierdzone nieprawidłowości, płatnik ma 7 dni na ich skorygowanie przez złożenie prawidłowego kompletu dokumentów rozliczeniowych (art. 41 ust. 6 i 7a i art. 47 ust. 3 ustawy systemowej).

Część składek do zwrotu ubezpieczonemu

Składki opłacone nienależnie, a sfinansowane przez ubezpieczonego (np. opłacone po przekroczeniu progu, tzw. 30-krotności), należy zwrócić ubezpieczonemu w części, w której zostały sfinansowane z jego przychodu. Niezależnie od tego, czy firma skieruje do ZUS wniosek o zwrot składek, powinna rozliczyć się z pracownikiem ze składek, które niesłusznie potrąciła z jego wynagrodzenia.

Płatnik również może odzyskać nadpłatę. W tym celu musi przede wszystkim skorygować dokumenty rozliczeniowe złożone za pracownika, którego dotyczy nadpłata. Korekta dotyczy nie tylko podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale również składki na ubezpieczenie zdrowotne (która została zaniżona przez obniżenie podstawy jej wymiaru o nienależne składki emerytalno-rentowe).

ZAPAMIĘTAJ

Płatnik musi zwrócić ubezpieczonemu nienależnie opłacone składki sfinansowane z jego wynagrodzenia, niezależnie od tego, czy sam występuje do ZUS z wnioskiem o zwrot nadpłaty.

Przepisy nie określają terminu, w którym płatnik może złożyć do ZUS wniosek o zwrot nadpłaty. Po otrzymaniu zawiadomienia z ZUS płatnik składek może wnioskować o zwrot składek w dowolnym terminie – ograniczonym jedynie terminem przedawnienia należności. Ten stan prawny obowiązuje od 20 lipca 2011 r. Przed tą datą płatnicy mieli tylko 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia z ZUS na złożenie wniosku o zwrot nadpłaconych składek. Po tym terminie nadpłata mogła być „zwrócona” tylko w formie zaliczenia jej na poczet bieżących lub przyszłych składek.

Zmiana w okresach przedawnienia

Od 1 stycznia 2012 r. w przypadku nienależnie opłaconych składek (podobnie jak należności z tytułu składek nieopłaconych) stosuje się 5-letni okres przedawnienia. Poprzednio obowiązujący był 10-letni okres przedawnienia. Dlatego przepisy przewidują szczególne uregulowania dla okresu przejściowego.

Początek biegu terminu przedawnienia składek opłaconych nienależnie rozpoczyna się:

• od dnia, w którym zainteresowany został zawiadomiony przez ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek, a w przypadku braku takiego zawiadomienia
• od dnia opłacenia nienależnych składek.

Pięcioletni termin przedawnienia nienależnie opłaconych składek dotyczy nie tylko składek opłaconych po 31 grudnia 2011 r., ale również nienależnie opłaconych przed 1 stycznia 2012 r. W tym drugim przypadku bieg 5-letniego terminu przedawnienia rozpoczął się 1 stycznia 2012 r. Jeżeli przedawnienie nienależnie opłaconych składek rozpoczęte przed 1 stycznia 2012 r. nastąpiłoby, zgodnie z dotychczasowymi przepisami, wcześniej niż po 5 latach, to przedawnienie następuje z upływem tego wcześniejszego terminu.

PRZYKŁAD

Krzysztof W. od 1999 r. jest przedsiębiorcą i opłaca z tego tytułu składki wyłącznie na własne ubezpieczenia. W listopadzie 2011 r. przez pomyłkę dwukrotnie wpłacił na rachunek bankowy ZUS kwotę składek na ubezpieczenia należnych za październik. ZUS nie zawiadomił go o kwocie nienależnie opłaconych składek. Należność ta ulegnie przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od 1 stycznia 2012 r. Nastąpi to zatem 1 stycznia 2017 r. (art. 31 ustawy systemowej w zw. z art. 12 § 4 ordynacji podatkowej).

Bieg terminu przedawnienia nienależnie opłaconych składek ulega zawieszeniu:

• w przypadku wydania przez ZUS decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek – od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna,
• jeżeli wydanie decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd – do dnia, w którym decyzja innego organu stała się ostateczna lub orzeczenie sądu uprawomocniło się, nie dłużej jednak niż na okres 2 lat,
• od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy,
• w przypadku wydania przez ZUS decyzji stwierdzającej brak obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym lub decyzji obniżającej podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia – od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna.

Nienależnie opłacone składki powinny zostać zwrócone w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku płatnika o zwrot nadpłaty (art. 24 ust. 6d ustawy systemowej). ZUS jednak stoi na stanowisku, że w przypadku przekroczenia górnego pułapu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe 30-dniowy termin na zwrot nadpłaty należy liczyć dopiero od dnia otrzymania przez ZUS korekty dokumentacji rozliczeniowej – imiennego raportu korygującego za ubezpieczonego oraz deklaracji rozliczeniowej korygującej (taka wykładnia przepisów została opublikowana na oficjalnej stronie www.zus.pl).

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 23 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

1. Od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

1a. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł.

2. Wyegzekwowane odsetki za zwłokę od składek, o których mowa w art. 22 ust. 3, są, proporcjonalnie do wysokości składek, odprowadzane do otwartego funduszu emerytalnego oraz ewidencjonowane na subkoncie, o którym mowa w art. 40a.

3. (uchylony).

4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do składek opłacanych ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Składki od kwoty dofinansowania wakacyjnego wypoczynku pracowników

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są wyłączone świadczenia:

• finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs,
• wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs,
• urlopowe, wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; dalej: ustawa o zfśs) – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie (§ 2 ust. 1 pkt 19–21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.; dalej: rozporządzenie składkowe).

---

Kiedy pracodawca musi tworzyć zfśs

Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mają ci pracodawcy, którzy 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jedynie pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą zfśs bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o zfśs). Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają możliwość utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub wypłacania świadczenia urlopowego (art. 3 ust. 3 ustawy o zfśs).

Świadczenie urlopowe

W sytuacji gdy pracodawca 1 stycznia danego roku zatrudnia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, wypłaca świadczenie urlopowe. Taki pracodawca może również wprowadzić do przepisów wewnątrzzakładowych postanowienie o niewypłacaniu świadczenia urlopowego.

Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi, który korzysta w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wypłata nie może nastąpić później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego w takim wymiarze. Ustawa o zfśs określa maksymalną wysokość, w jakiej pracownikowi może przysługiwać świadczenie urlopowe. Nie może ono przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zatem w 2012 r. nie może być wyższe niż kwota odpisu podstawowego na zfśs.

Tym samym maksymalna wysokość świadczenia urlopowego w 2012 r. wynosi:

• dla pracownika zatrudnionego na pełny etat – 1093,93 zł (37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej pomniejszonego o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe obowiązujące w II półroczu 2010 r., tj. 2917,14 zł – jest to ta sama kwota, która obowiązywała przy ustalaniu wysokości odpisu na fundusz w 2011 r.),
•  dla pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze zatrudnionego na pełny etat – 1458,57 zł (50% ww. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego),
• dla pracownika młodocianego: w I roku nauki – 145,86 zł, w II roku nauki – 175,03 zł, w III roku nauki – 204,20 zł (odpowiednio 5%, 6%, 7% ww. przeciętnego wynagrodzenia).

Wysokość świadczenia urlopowego dla pracownika i pracownika zatrudnionego w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Ustalone w powyższy sposób świadczenie urlopowe nie podlega oskładkowaniu. W razie wypłaty tego świadczenia w kwocie wyższej, od nadwyżki ponad kwotę świadczenia ustalonego zgodnie z przepisami ustawy o zfśs należy naliczyć składki ubezpieczeniowe.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu. Nie wykonuje pracy w szczególnych warunkach, nie jest też pracownikiem młodocianym. Z tytułu udzielonego w maju 2012 r. urlopu w wymiarze 14 dni kalendarzowych pracodawca przyznał mu świadczenie urlopowe w wysokości 1500 zł. Oznacza to, że:

od kwoty 820,45 zł nie musi opłacać składek ZUS, gdyż tyle powinno wynieść świadczenie urlopowe w przeliczeniu na 3/4 etatu (1093,93 zł x 75% = 820,45 zł),

od kwoty nadwyżki ponad wskazaną w ustawie o zfśs kwotę świadczenia urlopowego, czyli w przedstawionym przypadku od 679,55 zł (1500 zł – 820,45 zł) należy naliczyć i opłacić składki ZUS.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na pełny etat. Pracodawca wypłacił mu świadczenie urlopowe w kwocie 1093,93 zł. Jednocześnie pracownik ten jest zatrudniony w drugim zakładzie na 1/2 etatu. Zakład ten wypłacił mu świadczenie urlopowe w kwocie 546,97 zł, tj. ustalone proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Od wypłaconych pracownikowi kwot obaj pracodawcy nie naliczają składek na ubezpieczenia.

Dofinansowanie wypoczynku z zfśs

Pracodawcy, którzy dofinansowanie wypoczynku pracowników finansują z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, muszą pamiętać, że kwota takich świadczeń nie podlega oskładkowaniu po spełnieniu ściśle określonych warunków. O tym, czy wartość takiego świadczenia należy wliczyć do podstawy wymiaru składek, decyduje przede wszystkim prawidłowo ustalone kryterium jego przyznawania. Musi być ono zgodne z ustawą o zfśs.

Dofinansowanie powinno być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej pracownika, a zatem z zastosowaniem kryterium socjalnego. Zasady, kryteria i warunki przyznawania takiej pomocy oraz cele i rodzaje działalności socjalnej powinien precyzyjnie określić pracodawca w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Regulamin zfśs jest ustalany w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania ich interesów, jeśli w danym zakładzie pracy nie ma organizacji związkowej. Zostają w nim określone takie elementy, jak podstawa prawna tworzenia i działania funduszu, krąg osób uprawnionych do świadczeń, rodzaj świadczeń, które mogą zostać z nich sfinansowane. W regulaminie można również uściślić kryteria przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pamiętając jednak, że podstawowym spośród nich zawsze pozostaje kryterium socjalne. Regulamin zfśs w żaden sposób nie może ograniczać stosowania tej zasady. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2009 r. (I UK 121/09, niepublikowane).

ZAPAMIĘTAJ

Jeśli regulamin zfśs nakłada konieczność uwzględniania przy przyznawaniu świadczeń socjalnych sytuacji materialno-bytowej pracownika, to świadczenia te są zwolnione ze składek ZUS.

PRZYKŁAD

Pracodawca wypłaca dofinansowanie do tzw. wczasów pod gruszą wszystkim pracownikom, którzy zgłoszą zamiar skorzystania z urlopu w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych. Nie bada on przy tym sytuacji materialnej i rodzinnej wnioskodawcy, np. przez ustalenie liczby osób w gospodarstwie domowym i wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny. Takiego rodzaju dofinansowanie nie podlega zwolnieniu ze składek ZUS. Należy je uwzględnić w postawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Ustawa o zfśs nie określa, w jaki sposób pracodawca może uzyskać od pracownika informację na temat jego sytuacji rodzinnej i materialnej. W celu ustalenia sytuacji materialno-bytowej pracownika pracodawcy często korzystają z opracowanych przez siebie oświadczeń. W wyroku z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/2001, OSNP 2004/6/99) Sąd Najwyższy wskazał, że w art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs „jest (...) zawarta zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z funduszu według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym, tj. uzależnionych co do zasady i wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Z tego zaś punktu widzenia nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny”. Pracodawca ma zatem prawo (a nawet obowiązek) żądania od pracownika przedłożenia informacji koniecznych do ustalenia i oceny jego sytuacji materialno-bytowej.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

1. Fundusz tworzą, z zastrzeżeniem ust. 2, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

1a. (uchylony).

1b. (uchylony).

2. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

3. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z zastrzeżeniem ust. 2, mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4–6.

3a. Pracodawcy, o których mowa w ust. 3, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

3b. U pracodawców, o których mowa w ust. 3, zatrudniających co najmniej 20 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania; art. 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

4. Wysokość świadczenia urlopowego, o którym mowa w ust. 3, nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 – odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

5. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

5a. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, o którym mowa w ust. 5.

6. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników.

7. (uchylony).

Wysokość zasiłku w pierwszym miesiącu kalendarzowym ubezpieczenia

Zasiłek i wynagrodzenie za czas choroby przysługują ubezpieczonemu po upływie tzw. okresu wyczekiwania. Długość okresu wyczekiwania jest uzależniona od tego, czy ubezpieczony podlega ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo czy dobrowolnie. Okres wyczekiwania wynosi:

● 30 dni w razie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo w przypadku pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych oraz osób odbywających służbę zastępczą,
● 90 dni w razie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu dobrowolnie, np. w przypadku zleceniobiorców, osób wykonujących pracę nakładczą czy prowadzących działalność gospodarczą.

Ubezpieczony, który zachoruje przed upływem okresu wyczekiwania, może w szczególnych sytuacjach nabyć prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku. Zatem od pierwszego dnia podlegania ubezpieczeniu chorobowemu prawo do świadczeń przysługuje:

• absolwentom szkół lub szkół wyższych, którzy zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym lub przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych,
• jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy,
• obowiązkowo ubezpieczonym, którzy mają wcześniejszy, co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego,
• posłom i senatorom, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji.

Podstawa wymiaru świadczenia chorobowego dla pracownika

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy. Za wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego uważa się przychód pracownika, stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (11,26%) oraz na ubezpieczenie chorobowe (2,45%), finansowanych ze środków pracownika (łącznie składki wynoszą 13,71%).

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającą łącznie do 14/33 dni w ciągu roku kalendarzowego, wypłacane ze środków pracodawcy, oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego (art. 92 § 2 kodeksu pracy).

ZAPAMIĘTAJ

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Jeżeli niezdolność do pracy pracownika powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, do podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie za ten miesiąc uzupełnione do kwoty, jaką pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc (art. 37 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm., dalej: ustawa zasiłkowa). W takim przypadku podstawę wymiaru zasiłku stanowi:

• wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy – jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości,
• wynagrodzenie miesięczne obliczone przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które ubezpieczony będący pracownikiem był zobowiązany przepracować w tym miesiącu, jeżeli przepracował choćby 1 dzień – gdy mamy do czynienia z wynagrodzeniem zmiennym (np. akordowym, prowizyjnym), a pracownik osiągnął wynagrodzenie za przepracowane dni,
• kwota zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacona za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy – gdy mamy do czynienia z wynagrodzeniem zmiennym, a pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.

W przypadku gdy w okresie, za który przyjmuje się wynagrodzenie do podstawy wymiaru zasiłku, pracownik nie osiągnął wynagrodzenia lub osiągnął niższe wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, to do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie za ten miesiąc uzupełnione do kwoty, jaką pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy.

ZAPAMIĘTAJ

Za usprawiedliwioną nieobecność w pracy uznaje się nieobecność spowodowaną m.in. chorobą, koniecznością sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, urlopem macierzyńskim, wychowawczym czy bezpłatnym.

Uzupełnianie wynagrodzenia w stałej wysokości

Jeśli pracownik zachorował przed upływem pierwszego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia, a przysługuje mu stałe miesięczne wynagrodzenie, uzupełnienie tego wynagrodzenia polega na przyjęciu wynagrodzenia określonego w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy. Przyjąć należy pełny miesięczny przychód pracownika pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne, które zostałyby potrącone, gdyby pracownik przepracował pełny miesiąc.

PRZYKŁAD

Pracownik w wieku 52 lat, zatrudniony od 1 sierpnia br., zachorował 7 sierpnia. Otrzymuje on wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 3100 zł. Bezpośrednio przed podjęciem tego zatrudnienia, przez 3 lata był zatrudniony u innego pracodawcy, u którego wykorzystał w tym roku 14 dni zwolnienia lekarskiego. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego będzie stanowiło wynagrodzenie za sierpień br. przyjęte w wysokości określonej w umowie o pracę, tj. 3100 zł, a po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 2674,99 zł, tj. 3100 zł – 425,01 zł (13,71%).

Uzupełnianie wynagrodzenia zmiennego

Sposób ustalania kwoty pełnego wynagrodzenia zmiennego, jeżeli niezdolność do pracy powstała w pierwszym kalendarzowym miesiącu zatrudnienia, zależy od tego, czy pracownik osiągnął w tym miesiącu wynagrodzenie, czy nie.

Jeżeli pracownikowi w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy określono, że będzie otrzymywał wynagrodzenie miesięczne zmienne i jeżeli przepracował on w danym miesiącu choćby 1 dzień, podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie uzupełnione do wysokości, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował pełny miesiąc.

W tym celu osiągnięte wynagrodzenie należy podzielić przez liczbę dni roboczych, w których zostało ono osiągnięte, i tak otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek w tym miesiącu przepracować.

PRZYKŁAD

Pracownik (47 lat) zatrudniony od 2 lipca br. stał się niezdolny do pracy z powodu choroby od 23 lipca do 5 sierpnia br. W poprzednim zakładzie pracy, w którym był zatrudniony do 22 czerwca br., wykorzystał 33 dni wynagrodzenia za czas choroby. Wynagrodzenie pracownika jest zmienne, dlatego podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi uzupełnione wynagrodzenie pracownika za lipiec br. W lipcu pracownik miał obowiązek przepracować 22 dni robocze, a przepracował 15 dni i osiągnął z tego tytułu przychód w kwocie 2270 zł. Z tego przychodu pracodawca potrącił składki na ubezpieczenia społeczne (13,71%) w kwocie 311,22 zł. Wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował cały lipiec, wynosi:

2270 zł – 311,22 zł = 1958,78 zł,

1958,78 zł : 15 (dni przepracowane) = 130,59 zł,

130,59 zł x 22 (dni obowiązujące w tym miesiącu) = 2872,98 zł.

Uzupełnione wynagrodzenie w kwocie 2872,98 zł stanowi podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi za okres od 23 lipca do 5 sierpnia br.

Jeżeli natomiast pracownik otrzymujący zmienne wynagrodzenie zachorował przed upływem pierwszego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia i nie osiągnął w tym miesiącu żadnego wynagrodzenia, to do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego należy przyjąć kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego świadczenia te przysługują.

PRZYKŁAD

Pracownica zatrudniona od 2 sierpnia br., której w umowie o pracę określono wynagrodzenie akordowe, w pierwszy dzień w drodze do pracy uległa wypadkowi komunikacyjnemu i od tego dnia przedłożyła pracodawcy zwolnienie lekarskie na 35 dni. Wypadek został uznany za wypadek w drodze z domu do pracy i z tego tytułu pracownica nabyła prawo do wynagrodzenia chorobowego za okres 33 dni, tj. od 2 sierpnia do 3 września br., oraz do zasiłku chorobowego od 4 do 5 września br. Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie z sierpnia br. W tym miesiącu pracownica nie osiągnęła żadnego wynagrodzenia, gdyż nie przepracowała ani jednego dnia. Dlatego podstawę wymiaru świadczenia chorobowego stanowi kwota wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacona za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, tj. za sierpień br., pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku. Pracownica została zatrudniona w charakterze szwaczki i na takim stanowisku u tego pracodawcy pracę wykonują jeszcze 3 pracownice, które osiągnęły miesięczny przychód w sierpniu br. w wysokości: 2330 zł, 2182 zł, 2460 zł. Przeciętna wysokość wynagrodzenia zmiennego osiągnięta za sierpień br. (za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy) przez pracownice zatrudnione na takim samym stanowisku, po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne (13,71%), wynosi 2005,38 zł, zgodnie z wyliczeniem:

(2330 zł – 319,44 zł) + (2182 zł – 299,15 zł) + (2460 zł – 337,27 zł) = 6016,14 zł,

6016,14 zł : 3 (pracownice) = 2005,38 zł.

Kwota ta stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego dla pracownicy.

Uzupełnianie składników stałych i zmiennych

Pracownikowi, który otrzymuje wynagrodzenie stałe miesięczne oraz składniki wynagrodzenia w wysokości zmiennej, np. premie, nagrody, które są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, a których wysokość jest zmniejszana proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego należy uwzględnić wynagrodzenie stałe miesięczne w wysokości wynikającej z umowy o pracę lub z innego aktu nawiązującego stosunek pracy. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia należy uzupełnić w taki sposób, jak się uzupełnia wynagrodzenie zmienne. Jeżeli pracownik nie osiągnął żadnego wynagrodzenia, ponieważ nie przepracował ani jednego dnia, to w podstawie wymiaru zasiłku uwzględniamy wynagrodzenie miesięczne w wysokości wynikającej z umowy o pracę. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia (premie) należy przyjąć w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconej za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy.

PRZYKŁAD

Pracownik (56 lat) zatrudniony od 6 sierpnia br., z powodu zawału serca stał się niezdolny do pracy od 6 sierpnia do 19 września br. Pracownik posiada 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia społecznego. Z tego tytułu nabył prawo do 14 dni wynagrodzenia chorobowego od 6 do 19 sierpnia, a od 20 sierpnia do 19 września do zasiłku chorobowego. W umowie o pracę pracownik ma określone wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 2530 zł oraz premię miesięczną, która jest pomniejszana proporcjonalnie za czas choroby. Na podobnym stanowisku pracę wykonuje jeszcze 2 pracowników, którzy w sierpniu br. otrzymali premie w wysokości 380 zł i 480 zł. Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego stanowi kwota pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne (13,71%):

wynagrodzenia zasadniczego określonego w umowie o pracę, tj. 2183,14 zł (2530 zł – 346,86 zł),

premii w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconej za sierpień br. pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku, tj. 371,05 zł, zgodnie z wyliczeniem:

(380 zł – 52,10 zł) + (480 zł – 65,81 zł) = 742,09 zł,

742,09 zł : 2 (pracownicy zatrudnieni na podobnym stanowisku) = 371,05 zł.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego dla pracownika stanowi kwota 2554,19 zł, tj. 2183,14 zł + 371,05 zł.

Wynagrodzenie przyjmowane do wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy uzupełnić jedynie wówczas, gdy nieobecność pracownika w pracy nastąpiła z przyczyn usprawiedliwionych. W przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć wynagrodzenie uzyskane za ten miesiąc bez uzupełniania jego wysokości.

ZAPAMIĘTAJ

Nie należy uzupełniać wysokości wynagrodzenia o dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

W przypadku gdy do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych, przy uzupełnianiu wynagrodzenia za ten miesiąc, w liczbie dni, którą pracownik był zobowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

PRZYKŁAD

Pracownica (24 lata) została zatrudniona na umowę o pracę od 1 sierpnia br. Poprzednia umowa o pracę, trwająca 4 lata, została rozwiązana 26 lipca br. Zgodnie z umową otrzymuje ona wynagrodzenie zmienne. Pracownica stała się niezdolna do pracy z powodu choroby od 14 do 23 sierpnia br. Od pierwszego dnia ma prawo do zasiłku chorobowego, ponieważ 33 dni wynagrodzenia chorobowego wykorzystała w okresie zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi uzupełnione wynagrodzenie za sierpień br. W tym miesiącu obowiązują 22 dni robocze. Za przepracowane 9 dni pracownica osiągnęła wynagrodzenie w wysokości 1230 zł, a po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne (13,71%) – wynagrodzenie wyniosło 1061,37 zł. W tym miesiącu pracownica ma 1 dzień nieobecności nieusprawiedliwionej. Kwotę wynagrodzenia przyjętą do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za sierpień należy uzupełnić przez podzielenie wynagrodzenia przez liczbę dni roboczych, w których zostało ono osiągnięte, i tak otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek w tym miesiącu przepracować, pomniejszając o dzień nieobecności nieusprawiedliwionej. Zatem, uzupełnienie wynagrodzenia do pełnego miesiąca będzie następujące:

1061,37 zł : 9 dni (liczba dni przepracowanych) = 117,93 zł,

117,93 zł x 21 dni (liczba dni roboczych obowiązująca w sierpniu pomniejszona o dzień nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, 22 dni – 1 dzień) = 2476,53 zł.

Uzupełnienie wynagrodzenia w stawce godzinowej

Wynagrodzenie określone w umowie o pracę w stałej stawce godzinowej jest wynagrodzeniem stałym. Wahanie się wysokości tego wynagrodzenia w kwotach miesięcznych wynika z różnicy w liczbie przepracowanych godzin w poszczególnych miesiącach (tj. zależy od nominalnego czasu pracy).

Tego rodzaju zmienność nie powoduje, że takie wynagrodzenie należy uzupełniać w sposób określony dla wynagrodzenia zmiennego. Zatem, przy uzupełnianiu wynagrodzenia godzinowego należy obliczyć przychód, jaki uzyskałby pracownik, gdyby przepracował wszystkie obowiązujące w danym miesiącu dni robocze.

Uzupełnienie wynagrodzenia polega na przyjęciu do podstawy wymiaru zasiłku wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę. W umowie o pracę podana jest stawka godzinowa, dlatego uzupełnienia wynagrodzenia dokonujemy przez pomnożenie stawki godzinowej przez liczbę godzin obowiązujących pracownika do przepracowania w danym miesiącu (stawka godzinowa x nominalny czas pracy).

PRZYKŁAD

Pracownikowi zatrudnionemu od 1 sierpnia br. w umowie o pracę określono wynagrodzenie w wysokości 22,50 zł/godz. Nabył on prawo do wynagrodzenia chorobowego za okres od 9 sierpnia do 3 września br. Podstawę jego wymiaru stanowi uzupełnione wynagrodzenie pracownika za sierpień 2012 r. W tym miesiącu w zakładzie pracy obowiązywały 22 dni robocze (176 godzin), natomiast pracownik przepracował 6 dni, uzyskując wynagrodzenie w wysokości 1080 zł (48 godzin x 22,50 zł), a po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika – 931,93 zł. Gdyby pracownik przepracował wszystkie obowiązujące w sierpniu br. dni robocze, jego przychód wyniósłby 3960 zł. Kwota ta po pomniejszeniu o kwotę odpowiadającą 13,71% wynosi 3417,08 zł (3960 zł – 542,92 zł). Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi wynagrodzenie w wysokości 3417,08 zł.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego dla zleceniobiorcy

Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia, podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, mogą przystąpić na swój wniosek do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Jeżeli zostaną spełnione warunki do otrzymania zasiłku, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu zleceniobiorcą stanowi przychód za okres 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Uwzględnieniu w podstawie wymiaru podlega przychód z nieprzerwanego okresu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Jeżeli nieprzerwany okres podlegania ubezpieczeniu chorobowemu trwa krócej niż 12 miesięcy kalendarzowych, podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętny miesięczny przychód z faktycznego okresu ubezpieczenia, za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia.

Jeżeli niezdolność do pracy zleceniobiorcy powstanie w pierwszym miesiącu kalendarzowym ubezpieczenia chorobowego, to istotne jest, czy dla tej osoby ustalono najniższą podstawę wymiaru składek, czy nie. Do osób podlegających dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu nie mają zastosowania zasady, na jakich uzupełnia się wynagrodzenie wchodzące do podstawy wymiaru zasiłku dla pracowników, dlatego nie ma podstaw do uwzględniania w podstawie wymiaru zasiłków uzupełnionego wynagrodzenia.

Jeżeli zachoruje zleceniobiorca, dla którego jest określona najniższa podstawa wymiaru składek, to podstawę wymiaru zasiłku stanowi najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe za miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku, po odliczeniu 13,71% tej podstawy wymiaru (art. 49 pkt 1 ustawy zasiłkowej). Dotyczy to:

• ubezpieczonych wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, deklarujących dochód do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe,
• osób współpracujących z osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Jeżeli zachoruje zleceniobiorca, dla którego nie określono najniższej podstawy wymiaru składek, to podstawę wymiaru zasiłku, po odliczeniu 13,71%, stanowi:

• kwota przychodu określona w umowie zlecenia przypadająca na pierwszy miesiąc kalendarzowy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli odpłatność za wykonywanie umowy zlecenia określono kwotowo (art. 49 pkt 2 ustawy zasiłkowej);

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca zawarł umowę zlecenia z firmą na okres od 1 sierpnia do 15 października br., gdzie od pierwszego dnia przystąpił do ubezpieczenia chorobowego. Za zleconą pracę zleceniobiorca zgodnie z umową miał otrzymać 6300 zł płatne po kolejnych etapach pracy. Zleceniobiorca od 8 do 31 sierpnia br. przedłożył zwolnienie lekarskie. Posiada 90-dniowy okres ubezpieczenia chorobowego, gdyż bezpośrednio przed umową zlecenia był zatrudniony przez 2 lata na umowę o pracę. Podstawą wymiaru zasiłku chorobowego dla zleceniobiorcy jest kwota przychodu określona w umowie, przypadająca na pierwszy miesiąc kalendarzowy ubezpieczenia po odliczeniu składek finansowanych przez ubezpieczonego:

6300 zł : 76 dni (liczba dni trwania umowy) = 82,89 zł (dzienna stawka),

82,89 zł x 31 dni (liczba dni trwania umowy w sierpniu br.) = 2569,59 zł,

2569,59 zł – 352,29 (13,71%) = 2217,30 zł.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi kwota 2217,30 zł.

• kwota przeciętnego miesięcznego przychodu dla innych ubezpieczonych, z którymi płatnik składek zawarł takie same lub podobne umowy z miesiąca, w którym powstało prawo do zasiłku, jeżeli odpłatność za wykonywanie umowy określono w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie (art. 49 pkt 3 ustawy zasiłkowej).

---

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca zawarł umowę zlecenia, gdzie odpłatność została ustalona w stawce akordowej. Umowę tę wykonuje od 3 sierpnia br. i podlega z tego tytułu dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Do 31 lipca br. przez 3 lata był zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Zleceniobiorca jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 12 sierpnia br. W związku z tym, że prawo do zasiłku chorobowego powstało w pierwszym kalendarzowym miesiącu ubezpieczenia, a u zleceniodawcy na takich samych warunkach jak zleceniobiorca pracę wykonują jeszcze 2 osoby, do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć ich przychód za sierpień, po pomniejszeniu o 13,71%. Przychód ten wyniósł:

(2689 zł – 368,66 zł) + (2590 zł – 355,09 zł) = 4555,25 zł,

4555,25 zł : 2 (zleceniobiorców) = 2277,63 zł.

Kwota 2277,63 zł stanowi podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego zleceniobiorcy od 12 sierpnia br.

Jeżeli zleceniobiorca, dla którego w wyniku formy zawartej umowy nie została określona najniższa podstawa wymiaru składek, zachoruje w pierwszym miesiącu kalendarzowym ubezpieczenia, a u płatnika składek nie ma innych ubezpieczonych, których przychód powinien zostać przyjęty do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku, podstawę wymiaru zasiłku stanowi przychód osiągnięty przez ubezpieczonego.

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca, zgodnie z umową, od 1 sierpnia br. miał wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, w której odpłatność została ustalona w formie prowizyjnej. Z umowy tej podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Przed podjęciem pracy na podstawie umowy zlecenia był zatrudniony na umowę o pracę od 1 lutego 2011 r. do 28 lipca br. Zleceniobiorca zachorował 3 sierpnia i przedłożył zwolnienie lekarskie. U zleceniodawcy nie ma innych osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia, których przychód mógłby zostać przyjęty w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za sierpień br., dlatego podstawę wymiaru zasiłku stanowi przychód osiągnięty przez ubezpieczonego. Zleceniobiorca za przepracowane 2 dni otrzymał przychód w wysokości 104 zł:

104 zł – 14,26 zł (13,71%) = 89,74 zł.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego dla zleceniobiorcy wynosi 89,74 zł.

Podstawa wymiaru zasiłku dla osób prowadzących działalność

Podstawą wymiaru zasiłku chorobowego dla osób prowadzących pozarolniczą działalność jest kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% podstawy wymiaru składki na to ubezpieczenie.

Jeżeli niezdolność do pracy powstała w pierwszym miesiącu kalendarzowym ubezpieczenia chorobowego, to ponieważ dla tej grupy ubezpieczonych została określona najniższa podstawa wymiaru składek, podstawę wymiaru zasiłku stanowi właśnie ta najniższa podstawa wymiaru składek za miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku chorobowego.

PRZYKŁAD

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą została objęta ubezpieczeniami społecznymi, w tym również dobrowolnym chorobowym od 16 lipca br. Przed rozpoczęciem działalności ubezpieczony przez 3 lata – do 7 lipca br. był zatrudniony na umowę o pracę. Ubezpieczony stał się niezdolny do pracy z powodu choroby od 31 lipca br. W jego przypadku podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ubezpieczony zgłosił się do ubezpieczeń społecznych z kodem 05 70 xx. Przysługujący zasiłek chorobowy zostanie ustalony przez ZUS z najniższej podstawy wymiaru składki obowiązującej w miesiącu zachorowania, a więc w lipcu 2012 r., tj. 450 zł, a po pomniejszeniu o składki 13,71% w wysokości 388,30 zł.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 37 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa

1. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi:

1) wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości;

2) wynagrodzenie miesięczne obliczone przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które ubezpieczony będący pracownikiem był obowiązany przepracować w tym miesiącu, jeżeli przepracował choćby 1 dzień;

3) kwota zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacona za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy, jeżeli ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął żadnego wynagrodzenia.