Dodatkowe składniki wynagrodzenia – zasady przyznawania i wypłaty

Na wynagrodzenie pracownika składają się zarówno elementy obowiązkowe, jak i o charakterze fakultatywnym. W przypadku tych pierwszych obowiązek ich przyznania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy (m.in. Kodeksu pracy, rozporządzenia urlopowego) i są to np. dodatki za godziny nadliczbowe i nocne, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy lub ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. Natomiast w odniesieniu do składników dobrowolnych, zasady ich przyznawania i wypłacania zawarte są w umowach o pracę, regulaminach (wynagradzania, premiowania) czy układach zbiorowych pracy funkcjonujących u danego pracodawcy. Są to np. premie, nagrody, prowizje oraz dodatki (funkcyjny, stażowy, wyrównawczy, zmianowy, za pracę w warunkach szkodliwych, za znajomość języków obcych itp.).

Przyznanie i wypłatę niektórych ze składników wynagrodzenia mogą regulować także pragmatyki służbowe. Dotyczy to m.in. dodatków stażowych dla nauczycieli i pracowników samorządowych.

WAŻNE!

Firmy, które chcą wypłacać nieobowiązkowe składniki wynagrodzenia, mogą zawrzeć postanowienia o ich wypłacaniu w umowach o pracę, układach zbiorowych bądź innych aktach wewnątrzzakładowych.

1. Etapy przyznawania pracownikom nieobowiązkowych składników wynagrodzenia

Wprowadzenie dodatkowego składnika wynagrodzenia jest swobodną decyzją zakładu pracy. Powinna być ona poprzedzona gruntowną analizą specyfiki prowadzonej działalności, aby jak najlepiej dobrać określony składnik do obowiązującego systemu wynagrodzeń (np. prowizja w firmie handlowej). Niejednokrotnie prawo do określonych składników płacowych jest wynikiem negocjacji i kompromisu między pracodawcą a związkiem zawodowym lub przedstawicielem załogi.

1.1. Zmiany aktu (dokumentu), w którym zostanie przyznane prawo do określonego składnika

W zależności od wielkości zakładu pracy i działających związków zawodowych zasady wynagradzania pracowników dodatkowymi składnikami powinny być zawarte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowach o pracę. Możliwe są również kompleksowe uregulowania dotyczące określonych świadczeń pieniężnych, takich jak np. premia w odrębnym, równolegle obowiązującym regulaminie, np. premiowania.

Prawo do dodatkowych składników płacowych może być wprowadzone do już funkcjonujących aktów wewnątrzzakładowych przez ich zmianę przy zachowaniu ustanowionej prawem procedury.

Pracodawcy objęci układem zbiorowym pracy

Pracodawcy, którzy zamierzają wprowadzić zmiany do układu zbiorowego pracy, na mocy których nastąpi podjęcie wypłaty danego składnika wynagrodzenia, muszą uzgodnić je z zakładową lub ponadzakładową organizacją związkową. Zmiany, o których mowa:

• wprowadza się w drodze tzw. protokołów dodatkowych, które należy zarejestrować w odpowiednim rejestrze układów zakładowych bądź układów ponadzakładowych, prowadzonych odpowiednio przez właściwego okręgowego inspektora pracy albo ministra ds. pracy,
• wchodzą w życie w terminie uzgodnionym przez strony układu, jednak nie wcześniej niż z dniem zarejestrowania (art. 241⁹ i art. 241¹² k.p.).

Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym, tworzący regulaminy wynagradzania

Zmiany regulaminu wynagradzania w treści dotyczącej przyznania określonego składnika wynagrodzenia dokonuje się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Gdy u pracodawcy nie ma związków zawodowych, podejmuje on w tym zakresie samodzielną decyzję. Jeżeli w zakładzie funkcjonuje więcej niż jeden związek zawodowy, wówczas, w razie nieprzedstawienia w terminie 30 dni wspólnie uzgodnionego stanowiska przez związki zawodowe w sprawie zmian regulaminu wynagradzania, pracodawca sam decyduje o ich zakresie, po uprzednim rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

WAŻNE!

Korzystne dla zatrudnionych zmiany w regulaminie wynagradzania wchodzą w życie z upływem 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy.

W piśmiennictwie prezentowane jest również stanowisko, w myśl którego także zmiany korzystne dla pracowników powinny być wprowadzane w drodze porozumienia (aneksu) do umowy o pracę lub wypowiedzeń warunków płacy. Jednak taka forma pożądana jest głównie w przypadku ustanawiania niekorzystnych dla zatrudnionych zapisów w regulaminie wynagradzania.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników

Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania (zatrudniają mniej niż 20 pracowników) i u których nie funkcjonuje układ zbiorowy pracy, fakultatywne składniki pensji przyznają na podstawie stosownych zmian w treści umowy o pracę lub aktu wewnątrzzakładowego.

1.2. Ustanowienie zasad obliczania i wypłacania dodatkowego składnika

Reguły przyznawania pracownikom dodatkowych dobrowolnych składników wynagrodzenia, np. premii, prowizji, dodatku funkcyjnego, powinny być ustalone w taki sposób, aby zatrudnieni dokładnie wiedzieli, po spełnieniu jakich warunków mogą je otrzymać. Nie dotyczy to jednak nagród, w przypadku których z uwagi na całkowicie uznaniowy charakter tego świadczenia należy ograniczyć się ewentualnie do wskazania możliwości nabycia do niego prawa.

Mimo że swoboda w kształtowaniu fakultatywnych elementów wynagrodzenia jest bardzo duża, nie uprawnia to pracodawców ani do stosowania całkowitej dowolności, ani do nadużywania kompetencji i dyskryminowania pracowników. Ograniczenia, o jakich mowa, wynikają z obowiązku stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy.

WAŻNE!

Jeżeli zasady przyznawania pracownikom dodatkowego składnika wynagrodzenia regulują jednocześnie umowa o pracę i inne akty wewnątrzzakładowe, należy stosować zapisy korzystniejsze dla zatrudnionych.

2. Zasady obliczania i wypłacania dodatkowych składników wynagrodzenia

2.1. Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych (w tym za pracę w niedziele i święta)

Za pracę w godzinach nadliczbowych niezrekompensowaną czasem wolnym, oprócz normalnego wynagrodzenia pracownikowi przysługują dodatki w wysokości:

• 100% wynagrodzenia – gdy godziny nadliczbowe:
  – przypadają w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy albo w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
  – wynikają z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, z wyjątkiem sytuacji, gdy przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy ponad normę dobową zrekompensowaną dodatkiem lub czasem wolnym,
• 50% wynagrodzenia – gdy godziny nadliczbowe przypadają w innych okolicznościach niż wymienione powyżej (art. 151¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Za pracę w wolną sobotę:

• za 8 pierwszych godzin pracy należy wypłacić normalne wynagrodzenie łącznie ze 100% dodatkiem,
• za każdą następną godzinę pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie łącznie z 50% dodatkiem, a jeżeli te godziny przypadały w nocy – dodatek w wysokości 100%.

Za pracę w wolną niedzielę lub święto pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz jeden dodatek w wysokości 100% (potwierdza to uchwała SN z 15 lutego 2006 r., II PZP 11/05, OSNP 2006/11–12/170). W literaturze prawa pracy oraz wśród ekspertów prezentowany jest także pogląd, że pracownikowi w przypadku takiej pracy należy wypłacić dwa 100% dodatki – za pracę w niedzielę lub święto oraz z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.

WAŻNE!

Orzecznictwo SN potwierdza, że za pracę nadliczbową w wolną niedzielę lub święto pracownik ma prawo tylko do jednego dodatku w wysokości 100%.

Przez pojęcie „normalne wynagrodzenie”, które przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych, należy rozumieć wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. Jest to więc zarówno wynagrodzenie wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania pracownika, jak również inne składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma do nich prawo (wyrok SN z 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86, OSNC 1987/9/140). Tymi składnikami mogą być m.in. premie regulaminowe, dodatek stażowy, funkcyjny, zmianowy, za znajomość języków obcych, za pracę w warunkach szkodliwych i uciążliwych.

Inaczej jest z podstawą obliczenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. W tym przypadku należy przyjąć wyłącznie wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a więc jedynie wynagrodzenie zasadnicze (por. wyrok SN z 3 kwietnia 2007 r., II PZP 4/07, OSNP 2007/21-22/307). Jeżeli przy określaniu warunków wynagradzania pracownika nie została wyodrębniona płaca zasadnicza (np. w systemie prowizyjnym), do podstawy wymiaru dodatku należy przyjąć 60% wynagrodzenia obliczonego zgodnie z zasadami ustalania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

W celu obliczenia dodatku za jedną godzinę nadliczbową należy:

• ustalić podstawę liczenia dodatku:
  – ze składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości – stawkę tę należy podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. W przypadku nadgodzin z przekroczenia średniotygodniowego, stawkę wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę godzin do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego (część ekspertów prawa pracy uważa, że w tym przypadku godziny nadliczbowe średniotygodniowe z poszczególnych miesięcy dzielimy przez liczbę godzin do przepracowania w miesiącu, w którym te nadgodziny wystąpiły),
  – ze zmiennych składników płacowych – wynagrodzenie ustalone według zasad naliczania wynagrodzenia urlopowego należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie;
• tak obliczoną kwotę należy pomnożyć przez stawkę procentową dodatku oraz liczbę nadgodzin.

PRZYKŁAD

Pracownik wynagradzany 20% prowizją od sprzedaży przepracował w październiku br. 8 nadgodzin, za które należy mu się 50% dodatek. Prowizja za 3 miesiące poprzedzające miesiąc wystąpienia pracy nadliczbowej wyniosła łącznie 15 480 zł. W okresie od 1 lipca do 30 września 2010 r. pracownik przepracował 528 godz. Dodatek za nadgodziny wyniósł 70,40 zł, zgodnie z poniższymi obliczeniami:

• podstawa obliczenia dodatku: 15 480 zł x 60% = 9288 zł,
• stawka dodatku za 1 godzinę: 9288 zł : 528 godz. = 17,59 zł; 17,59 zł x 50% = 8,80 zł,
• kwota dodatku: 8,80 zł x 8 godz. = 70,40 zł.

  ---

2.2. Dodatek za pracę w nocy

Za każdą godzinę pracy w porze nocnej pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2011 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 1386 zł; w 2011 r.). W celu obliczenia dodatku, minimalną płacę należy podzielić przez nominalną liczbę godzin pracy w danym miesiącu i tak otrzymany wynik pomnożyć przez 20%. Tak ustaloną stawkę należy pomnożyć przez liczbę przepracowanych godzin nocnych.

Pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00. Decyzję w sprawie wyznaczenia pory nocnej w podanym przedziale czasowym pracodawca podejmuje samodzielnie.

WAŻNE!

Pracodawcy mogą wprowadzać korzystniejsze zasady wynagradzania za pracę w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych niż zawarte w Kodeksie pracy.

2.3. Premia

Premia jest składnikiem periodycznym, wypłacanym w różnych odstępach czasu (np. miesięcznych lub kwartalnych) w formie kwotowej lub procentowej, najczęściej jako uzupełnienie płacy zasadniczej. Może ona występować we wszystkich systemach wynagrodzeń funkcjonujących u danego pracodawcy.

W praktyce najczęściej występują premie regulaminowe i uznaniowe. Różnice między nimi wynikają ze stopnia swobody pracodawcy przy ich przyznawaniu.

Premia regulaminowa

Jednym z najbardziej popularnych dodatkowych składników wynagrodzenia o charakterze roszczeniowym jest premia regulaminowa. Pracodawcy ustalają jej wysokość kwotowo albo procentowo.

Zasady przyznawania premii regulaminowej powinny znaleźć się w postanowieniach układu zbiorowego pracy, w wewnątrzzakładowych aktach normatywnych (np. w regulaminie wynagradzania albo premiowania) lub bezpośrednio w umowie o pracę.

Otrzymanie premii regulaminowej powinno być uzależnione od spełnienia przez pracownika określonych (sprawdzalnych) warunków, które powinny zostać ustalone przez pracodawcę tak, aby były możliwie jak najbardziej zrozumiałe i czytelne (por. wyroki SN z 29 czerwca 2005 r., I PK 272/04, Wokanda 2006/3/29 oraz z 6 grudnia 2005 r., III PK 91/05, OSNP 2006/21–22/316). Jasność reguł odnoszących się do uzyskania premii ma zapobiegać ewentualnym sporom i dowolności w jej rozdzielaniu między uprawnionych pracowników.

Przesłanki premiowania należy zatem zdefiniować w sposób:

• szczegółowy i obiektywny,
• umożliwiający kontrolę,
• wykluczający uznaniowość.

Wysokość premii regulaminowej jest w większości przypadków uzależniona od pracowitości, zaangażowania osób zatrudnionych lub od poziomu zysku wypracowanego przez firmę.

W umowie o pracę lub w aktach normatywnych zakładu pracy mogą być zawarte zarówno postanowienia pozytywne (przyznające premię), jak i negatywne (wykluczające nabycie prawa do premii). Dozwolone są również zapisy mówiące o sytuacjach skutkujących obniżeniem premii.

WAŻNE!

Spełnienie wskazanych przez pracodawcę przesłanek warunkujących otrzymanie premii regulaminowej uprawnia pracownika do roszczenia o jej wypłatę.

Premia uznaniowa

Świadczeniem uzależnionym tylko i wyłącznie od swobodnej decyzji pracodawcy jest premia uznaniowa.

W doktrynie prawa pracy przyjmuje się, że premia uznaniowa, którą pracownik otrzymuje jedynie na podstawie swobodnej oceny pracodawcy, jest w istocie rodzajem nagrody, a tym samym nie ma charakteru składnika roszczeniowego.

WAŻNE!

Premia uznaniowa, której przyznanie zależy od swobodnej decyzji pracodawcy, jest rodzajem nagrody.

Jeżeli zasady wypłaty i kryteria niezbędne do uzyskania premii uznaniowej zostaną szczegółowo określone w umowie o pracę, w regulaminie pracy lub w innym akcie wewnątrzzakładowym, składnik taki może zostać uznany za premią regulaminową o statusie roszczeniowym.

WAŻNE!

O charakterze premii nie decyduje jej nazwa, lecz sposób uregulowania w aktach wewnątrzzakładowych bądź w umowie o pracę.

Nagroda

Świadczeniem nieroszczeniowym, przyznawanym pracownikowi według uznania pracodawcy, jest nagroda. Nie jest ona składnikiem wynagrodzenia. Ten rodzaj gratyfikacji zatrudniony otrzymuje zwykle za wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy (np. usprawnienie obiegu dokumentów) oraz podnoszenie jej jakości i wydajności.

WAŻNE!

Pracodawca może przyznawać pracownikom nagrody nawet wtedy, gdy w aktach normatywnych lub w umowie o pracę nie ma wzmianki o tego typu gratyfikacjach.

Pracodawcy powinni unikać definiowania określonych postanowień warunkujących nabycie prawa do nagrody, ograniczając się do ogólnych wskazań możliwości jej otrzymania. W innym przypadku zatrudnieni mogliby dochodzić wypłaty nagrody.

2.4. Prowizja

Prowizja jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia, którego wysokość zależy od wyników pracy zatrudnionego. Zwykle jest wyrażona w określonym procencie od uzyskanych efektów pracy, np. od wartości zawartych przez pracownika transakcji handlowych. Szczegółowe uregulowania dotyczące zasad wypłacania prowizji powinny znaleźć się w umowie o pracę lub w wewnętrznych przepisach płacowych zatrudniającego. Pracodawca powinien w nich m.in. precyzyjnie określić np. cele sprzedażowe, po osiągnięciu których pracownik będzie miał prawo do prowizji. Cele te mogą być określone dla całej firmy, poszczególnych pionów czy działów lub indywidualnie dla każdego pracownika. Ustalone np. pułapy sprzedażowe powinny uwzględniać czas potrzebny na dokonanie określonej transakcji lub wykonanie usługi oraz uwzględniać specyfikę wyrobu lub usługi będącej przedmiotem tej transakcji.

WAŻNE!

Pracodawca może uzależnić wypłacenie prowizji od uregulowania przez kontrahenta należności za towar bądź wykonaną usługę.

2.5. Dodatek stażowy

U niektórych pracodawców, w szczególności w sferze budżetowej, dodatek stażowy jest obligatoryjnym elementem wynagrodzenia. U pozostałych zatrudniających ma on charakter dobrowolny i określenie zasad jego przyznawania jest ich swobodną decyzją.

Wysokość dodatku stażowego jest zwykle ustanawiana jako procent płacy zasadniczej i różnicowana w zależności od przekroczenia określonych okresów zatrudnienia w danym zakładzie lub w danej branży. Okresy te powinny zostać odpowiednio udokumentowane (np. świadectwem pracy).

Pracownikom samorządowym dodatek stażowy przysługuje po 5 latach pracy w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1% za każdy kolejny rok pracy aż do osiągnięcia 20% miesięcznej płacy zasadniczej. Wypłaty dodatku stażowego dla pracowników samorządowych dokonuje się w terminie wypłaty wynagrodzenia:

• począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do dodatku lub wyższej stawki dodatku, jeżeli nabycie tego prawa nastąpiło w ciągu miesiąca,
• za dany miesiąc, jeżeli nabycie prawa do dodatku lub wyższej stawki dodatku nastąpiło pierwszego dnia miesiąca.

Dodatek stażowy przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które otrzymuje zasiłek.

Do okresów pracy pracownika samorządowego uprawniających go do dodatku stażowego wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia we wszystkich zakładach pracy oraz inne udowodnione okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (np. okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych, okres prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego). Przy równoległym zatrudnieniu dodatkowym, do stażu pracy, od którego zależy wysokość tego dodatku, nie wliczamy okresu zatrudnienia podstawowego.

PRZYKŁAD

Wojciech S. jest od 25 lat nauczycielem wychowania fizycznego w gminnej szkole podstawowej. Jednocześnie od 1 lutego 2003 r. podjął pracę w urzędzie gminy w niepełnym wymiarze czasu pracy. W szkole Wojciech S. otrzymuje dodatek stażowy w wysokości 20% płacy zasadniczej, natomiast w urzędzie gminy za wysługę lat przysługuje mu dodatek w wysokości 7% wynagrodzenia zasadniczego. W tej sytuacji nie ma znaczenia, że pracodawcą w obu przypadkach jest gmina.

2.6. Dodatek funkcyjny

Składnikiem wynagrodzenia przysługującym pracownikowi pełniącemu funkcje kierownicze związane z zarządzaniem grupą osób (np. działem lub zespołem) jest dodatek funkcyjny. Pracodawcy sektora prywatnego mogą go przyznawać również za sprawowanie innych funkcji. Składnik ten jest ściśle związany z zajmowanym stanowiskiem, a prawo do niego pracownik zwykle nabywa z chwilą objęcia danej funkcji.

Dodatek funkcyjny przysługuje wtedy, gdy podstawą jego wypłacania są pragmatyki służbowe (np. dotyczące pracowników sfery budżetowej, prokuratorów i sędziów), akty wewnątrzzakładowe bądź umowa o pracę. Obligatoryjnie dodatek funkcyjny przysługuje pracownikom samorządowym zatrudnionym na podstawie wyboru i powołania (art. 37 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o pracownikach samorządowych). Pracownicy samorządowi zatrudnieni na podstawie umowy o pracę mogą również go otrzymywać, ale tylko na podstawie regulaminu wynagradzania funkcjonującego w danej jednostce.

Zasady przyznawania oraz sposób ustalania wysokości dodatku funkcyjnego zależą od przepisów szczególnych bądź zapisów w umowach o pracę i/lub zapisów w zakładowych aktach normatywnych. Jest on określany kwotowo lub procentowo w stosunku do płacy zasadniczej. Zwykle wypłaca się go w odstępach miesięcznych i często pomniejsza w przypadku nieobecności w pracy (proporcjonalnie lub w inny sposób). Absencje w pracy mogą, ale nie muszą wpływać na jego wysokość.

PRZYKŁAD

Tomasz M. otrzymuje co miesiąc dodatek funkcyjny w kwocie 600 zł, który zgodnie z regulaminem wynagradzania jest pomniejszany proporcjonalnie za czas absencji chorobowej. Ponieważ Tomasz M. chorował w październiku 2010 r. przez 5 dni, jego pracodawca musi dokonać przeliczenia dodatku na takich samych zasadach, jak ustala się wysokość płacy zasadniczej:

• 600 zł : 30 dni = 20 zł (wysokość potrącenia za 1 dzień zwolnienia lekarskiego),
• 20 zł x 5 dni zwolnienia lekarskiego = 100 zł (potrącenie za dni zwolnienia lekarskiego),
• 600 zł – 100 zł = 500 zł (wysokość dodatku funkcyjnego).

  ---

2.7. Dodatek za znajomość języków obcych

Dodatek za posługiwanie się językiem obcym jest zaliczany do kategorii składników przyznawanych za szczególne umiejętności. Co do zasady, jest on przyznawany tym, którym znajomość języków obcych jest niezbędna przy wypełnianiu ich obowiązków służbowych. Taka umiejętność powinna zostać potwierdzona np. dyplomem, zaświadczeniem z uczelni lub certyfikatem. Dodatek ten jest zazwyczaj ustalany w stałej miesięcznej kwocie lub procencie od wynagrodzenia zasadniczego. Z reguły przysługuje on od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik przedłoży dokumenty potwierdzające znajomość danego języka, choć wewnętrzne regulacje zakładowe mogą inaczej normować te kwestie.

2.8. Dodatek za pracę w warunkach szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych

Uzyskanie prawa do dodatku za pracę, której rodzaj lub warunki jej wykonywania wpływają negatywnie na stan psychofizyczny pracownika, zależy od postanowień umowy o pracę, regulacji zakładowych bądź podlegania danej grupy zatrudnionych pragmatykom zawodowym, w których przewidziano takie świadczenie.

Przykładem mogą być nauczyciele, którym przysługuje dodatek za pracę w warunkach trudnych lub uciążliwych w wysokości do 50% otrzymywanego wynagrodzenia zasadniczego. Wysokość dodatku za warunki pracy dla nauczyciela ustala dyrektor szkoły, a dla dyrektora szkoły – organ prowadzący szkołę.

Gdy dodatek, o którym mowa, nie wynika z pragmatyk służbowych, szczegółowe zasady jego przyznawania i obliczania powinny zostać ustalone przez podmiot zatrudniający. Pracodawca powinien m.in. określić:

• grupy szkodliwości i uciążliwości oraz wykaz prac niebezpiecznych (pomocne mogą być załączniki do rozporządzenia z 29 listopada 2002 r. w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy),
• liczbę godzin, jaką pracownik musi przepracować w określonych warunkach, aby nabył prawo do dodatku,
• wysokość dodatku (czy będzie to stała stawka miesięczna, czy np. procent stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia),
• kwestie ewentualnego pomniejszania dodatku w razie nieobecności pracownika w pracy.

WAŻNE!

Prawo do dodatku za pracę w warunkach szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych ustaje z chwilą zaprzestania wykonywania przez pracownika pracy, dla której dodatek ten został przewidziany.

2.9. Dodatek zmianowy

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie ustanawiają żadnych dodatków za pracę zmianową, którą należy rozumieć jako wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni (art. 128 Kodeksu pracy). Występowanie dodatku zmianowego w zakładowym systemie wynagrodzeń może przewidzieć pracodawca organizujący pracę wielozmianową. Reguły dotyczące przyznawania pracownikom tego dodatku mogą zostać ustalone dowolnie przez pracodawcę.

Dodatku za pracę w nocy nie należy zastępować dodatkiem zmianowym, ponieważ są to zupełnie odrębne świadczenia.

2.10. Dodatki wyrównawcze

Dodatek wyrównawczy jest świadczeniem pieniężnym należnym pracownikom w szczególnych przypadkach określonych w przepisach prawa pracy. Jego wypłata ma na celu wyrównanie wysokości otrzymywanego wcześniej wynagrodzenia za pracę, które osoba zatrudniona utraciła na skutek przeniesienia na inne stanowisko z niższym wynagrodzeniem.

Osoby uprawnione

Pracownice w ciąży lub karmiące dziecko piersią (art. 179 § 4 Kodeksu pracy). Pracodawca zatrudniający pracownicę (w ciąży lub karmiącą dziecko piersią) przy pracy, która jest dla niej wzbroniona na mocy rozporządzenia z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet, ma obowiązek przenieść ją do innej pracy. Jeżeli jest to niemożliwe, musi ją zwolnić na czas niezbędny z obowiązku świadczenia pracy. W razie zatrudniania pracownicy karmiącej lub w ciąży przy pozostałych pracach wymienionych w przytoczonym wyżej rozporządzeniu pracodawca musi dostosować warunki pracy do wymagań określonych w tym rozporządzeniu, a tym samym ograniczyć czas pracy tak, aby wyeliminować zagrożenia dla zdrowia i/ lub bezpieczeństwa pracownicy. Jeżeli pracodawca nie może tego zrobić, powinien zwolnić pracownicę z obowiązku świadczenia pracy. Gdyby którekolwiek z powyższych działań pracodawcy spowodowało obniżenie wynagrodzenia pracownicy, wówczas przysługuje jej dodatek wyrównawczy.

Pracownicy przesunięci czasowo do innej pracy ze względów zdrowotnych (art. 230 § 2 i art. 231 Kodeksu pracy). Pracownikom przeniesionym do innych prac w związku:

• ze stwierdzeniem objawów wskazujących na powstawanie choroby zawodowej lub
• niezdolnością do wykonywania dotychczasowej pracy wskutek wypadku przy pracy bądź choroby zawodowej (co nie spowodowało uznania ich za niezdolnych do pracy w rozumieniu przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych),

należy się dodatek wyrównawczy przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy, jeśli przeniesienie spowoduje obniżenie ich wynagrodzenia.

Pracownicy szczególnie chronieni (art. 5 ust. 6 oraz 10 ust. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych). Dodatek wyrównawczy przysługuje także:

• określonym grupom pracowników (m.in. w wieku przedemerytalnym, pracownicom w ciąży, członkom zarządu związku zawodowego) – do końca okresu, w którym korzystaliby ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy, jeżeli w ramach przeprowadzonych w zakładzie zwolnień grupowych otrzymali wypowiedzenia warunków pracy i płacy, obniżające im wynagrodzenie,
• pracownikom, którym w ramach zwolnień indywidualnych wręczono wypowiedzenia zmieniające zmniejszające płacę, a których stosunek pracy podlega z mocy odrębnych przepisów szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem – przez okres do 6 miesięcy. W tym przypadku prawa do dodatku wyrównawczego nie mają osoby przebywające na urlopach wypoczynkowych, a także nieobecne w pracy z innych usprawiedliwionych przyczyn, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania z nimi umowy o pracę w trybie bez wypowiedzenia.

Sposób obliczania dodatku

Dodatek wyrównawczy stanowi różnicę między dotychczas osiąganym wynagrodzeniem a wynagrodzeniem obniżonym. Obliczając jego wysokość należy stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że w podstawie tego dodatku należy uwzględnić:

• stałą stawkę wynagrodzenia zasadniczego z miesiąca poprzedzającego nabycie prawa do dodatku,
• sumę zmiennych składników z 3 miesięcy (lub z 12 przy znacznych ich wahaniach) poprzedzających nabycie prawa do dodatku, z pominięciem m.in. nagród jubileuszowych, dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz nagród z zakładowego funduszu nagród.

Aby obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego, należy wynagrodzenie z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik został przeniesiony, podzielić przez liczbę dni przepracowanych, za które podwładnemu przysługiwało wynagrodzenie w wysokości przed przeniesieniem. W przypadku kiedy pracownik otrzymuje składniki wynagrodzenia za okres dłuższy niż 1 miesiąc (np. premie kwartalne, roczne), składniki te w kwocie wypłaconej w okresie 12 miesięcy poprzedzających przeniesienie należy podzielić przez liczbę dni, za które pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie w wysokości przed przeniesieniem. Następnie od kwoty będącej iloczynem wynagrodzenia za 1 dzień i liczby dni w okresie miesięcznym, za które pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie przed przeniesieniem, należy odjąć wynagrodzenie należne pracownikowi po przeniesieniu.

PRZYKŁAD

Sebastian W. zatrudniony na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy został przeniesiony od 1 października 2010 r. na inne stanowisko ze względu na objawy choroby zawodowej. Przed przeniesieniem na jego pensję składało się wynagrodzenie według stawek akordowych oraz kwartalna premia regulaminowa, która w okresie 12 miesięcy poprzedzających przeniesienie wyniosła łącznie 5500 zł za 253 dni pracy. Sebastianowi W. po zmianie stanowiska pracy przysługuje wynagrodzenie według stawki godzinowej w wysokości 20 zł/godz., a w okresie 3 miesięcy poprzedzających przeniesienie wypłacono mu wynagrodzenie akordowe w łącznej kwocie 9150,50 zł za 66 dni pracy. Wysokość dodatku wyrównawczego należy obliczyć w następujący sposób:

Krok 1. Ustalenie wynagrodzenia za 1 dzień z okresu poprzedzającego przeniesienie ze składników wypłacanych za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc:

9150,50 zł : 66 dni = 138,64 zł.

Krok 2. Ustalenie wynagrodzenia za 1 dzień z okresu poprzedzającego przeniesienie ze składników wypłacanych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc:

5500 zł : 253 dni = 21,74 zł.

Krok 3. Ustalenie wysokości wynagrodzenia za październik przed przeniesieniem:

(138,64 zł + 21,74 zł) x 21 dni = 3367,98 zł.

Krok 4. Ustalenie wysokości wynagrodzenia za październik po przeniesieniu:

20 zł × 168 godzin w październiku = 3360 zł.

Krok 5: Ustalenie wysokości dodatku wyrównawczego:

3367,98 zł – 3360 zł = 7,98 zł.

W związku z tym, że dodatek wyrównawczy ma za zadanie rekompensować obniżenie pensji, powinien być pomniejszany za każdy dzień, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie po powierzeniu nowej pracy.

Jeśli w trakcie miesiąca pracownik otrzyma świadczenie w razie choroby i/lub macierzyństwa, wówczas kwotę dodatku należy podzielić przez 30, a wynik pomnożyć przez liczbę dni, za które pracownikowi przysługiwałoby to świadczenie. Tak otrzymaną kwotę należy odjąć od wysokości dodatku wyrównawczego. Jeżeli wynagrodzenie za dany miesiąc nie przysługiwałoby z innych przyczyn niż choroba i/lub macierzyństwo, kwotę dodatku należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentowy (w 2011 r. – 21 ustalony dla pracowników zatrudnionych od poniedziałku do piątku w podstawowym systemie czasu pracy), a następnie pomnożyć przez liczbę dni, za które dodatek nie przysługuje. Otrzymany wynik należy odjąć od dodatku wyrównawczego przysługującego za cały miesiąc.

2.11. Nagroda jubileuszowa

Składnikiem z zasady wyrażonym w procencie, wypłacanym pracownikom z tytułu ich wieloletniego zatrudnienia, jest nagroda jubileuszowa. Wobec niektórych kategorii pracowników (np. pracowników samorządowych) obowiązek wypłacenia takiej gratyfikacji po przepracowaniu określonej liczby lat wynika z pragmatyk służbowych. Do okresów pracy uprawniających pracowników sfery budżetowej do „jubileuszówki” wlicza się okresy pracy według reguł obowiązujących np. przy ustalaniu wysokości dodatku stażowego.

W firmach sektora prywatnego wprowadzenie takiego świadczenia zależy od swobodnej decyzji pracodawcy, wobec czego zasady przyznawania nagrody jubileuszowej może on kształtować według własnego uznania. „Jubileuszówka” jest świadczeniem, które zwykle oblicza się na takich samych zasadach jak ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

3. Terminy płatności składników obowiązkowych i dodatkowych

Pracodawcy mają bezwzględny obowiązek terminowego wypłacania wynagrodzenia za pracę. Wypłaty wynagrodzenia pracodawca powinien dokonywać co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry uzgodnionym terminie. Termin wypłaty powinien być precyzyjnie określony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę (jak również w informacji dodatkowej, sporządzanej w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę).

WAŻNE!

Wynagrodzenie za dany miesiąc pracodawca ma obowiązek wypłacić niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Jeżeli ustalony w firmie dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie należy wypłacić w dniu poprzedzającym.

Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premie kwartalne), wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach wewnątrzzakładowych.

Pewna odrębność występuje przy nagrodzie jubileuszowej, która powinna zostać wypłacona niezwłocznie po nabyciu do niej prawa przez pracownika, jeśli wewnętrzne przepisy płacowe nie zawierają bardziej korzystnych postanowień w tym zakresie.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wypłacać wynagrodzenie pracownikom częściej niż raz w miesiącu (np. co tydzień). Dopuszczalne są również sytuacje, w których pewne składniki wynagrodzenia (np. premie lub nagrody) pracodawca wypłaca w różnych terminach.

W przyjętym w zakładzie pracy terminie wypłat pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za wszystkie przepracowane w danym miesiącu godziny, łącznie z ewentualnymi dodatkami z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych oraz z innymi przysługującymi mu za dany miesiąc dodatkowymi składnikami pensji.

Dodatki za godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia średniotygodniowego, które nie zostały w pierwszej kolejności zrekompensowane czasem wolnym, pracodawca powinien wypłacić razem z wynagrodzeniem za pracę na koniec okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły te przekroczenia.

WAŻNE!

Wynagrodzenie za pracę nadliczbową musi być wypłacone z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym miała miejsce ta praca, a dodatki za tę pracę – na koniec okresu rozliczeniowego.

Wypłaty niektórych świadczeń pracodawca powinien dokonać w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika. Chodzi tu przede wszystkim o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, odprawę emerytalną, rentową lub odprawę pieniężną z tytułu zwolnień grupowych.

Opóźnienie pracodawcy w wypłacie wynagrodzeń i należnych świadczeń ze stosunku pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone m.in. karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

4. Składniki obowiązkowe i dodatkowe w podstawie wymiaru urlopu wypoczynkowego i okolicznościowego

W podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy uwzględnić składniki wynagrodzenia:

• stałe (np.: miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, miesięczna premia, określony w stałej kwocie dodatek funkcyjny, stażowy, zmianowy, za warunki szkodliwe) – w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu oraz
• zmienne, przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc (np.: wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne, premia procentowa, wynagrodzenie za pracę w nocy, za dyżury, godziny nadliczbowe) – w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadku znacznych wahań ich wysokości w poszczególnych miesiącach – z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu.

WAŻNE!

W przypadku obliczania wynagrodzenia za urlop okolicznościowy średnią wysokość składników wynagrodzenia wchodzących do podstawy tego wynagrodzenia należy ustalać z miesiąca, w którym wystąpił płatny okres niewykonywania pracy.

Do podstawy urlopowej nie należy wliczać m.in. składników należnych za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (np. premia roczna), nagród jubileuszowych oraz składników zmiennych, których wypłaty pracodawca zaprzestał.

Pełną listę składników wyłączonych z podstawy urlopowej zawiera § 6 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

5. Składniki obowiązkowe i dodatkowe w podstawie ekwiwalentu za urlop

Ustalając wysokość należnego ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy należy uwzględniać:

• składniki wynagrodzenia wliczane do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
• składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy należy uzupełnić wysokość zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących za okres nie dłuższy niż jeden miesiąc w przypadku, gdy pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym nabył prawo do ekwiwalentu. Uzupełnienie podstawy polega na podzieleniu wynagrodzenia faktycznie uzyskanego przez pracownika przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało i pomnożeniu tak otrzymanej kwoty przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Sposób uwzględniania składników w podstawie wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

@RY1@i65/2010/021/i65.2010.021.004.0002.001.jpg@RY2@

@RY1@i65/2010/021/i65.2010.021.004.0002.002.jpg@RY2@

W praktyce dość często dochodzi do zmian dotyczących składników wynagrodzenia (przyznanie lub likwidacja) uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy lub zmian ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru ww. świadczeń. Zmiany, o jakich mowa, niejednokrotnie pracodawcy wprowadzają również przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu lub w miesiącu jego wykorzystywania bądź przed nabyciem prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia tego prawa. W takim przypadku podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu pieniężnego za urlop należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

6. Składniki obowiązkowe i dodatkowe w podstawie wymiaru zasiłków

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych należy uwzględniać stałe i zmienne składniki wynagrodzenia stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe, które nie przysługują za okresy pobierania tych świadczeń.

WAŻNE!

O tym, czy dany składnik płacowy wchodzi do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, decydują zapisy w umowie o pracę, układzie zbiorowym lub w przepisach płacowych obowiązujących u danego pracodawcy.

W razie braku odpowiednich postanowień w tym zakresie należy przyjąć, że składnik ten powinien zostać uwzględniony w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych i macierzyńskich, chyba że pracodawca udowodni fakt wypłacania pracownikowi tego składnika także za okresy pobierania tych świadczeń.

Składniki wynagrodzenia przysługujące zatrudnionym za okres pobierania świadczeń chorobowych i macierzyńskich podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru tych świadczeń za okres po ustaniu tytułu do ubezpieczeń.

Składnik pensji przysługujący (w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy) tylko do określonego terminu, należy wyłączyć z podstawy wymiaru świadczeń chorobowych i macierzyńskich należnych za okres po tym terminie. Ta sama zasada dotyczy składników, co do których pracodawca podjął decyzję o zaprzestaniu ich wypłaty. Reguły tej nie należy stosować w sytuacji, gdy dany składnik zostanie włączony w całości lub części do innego składnika wynagrodzenia bądź zamieniony na inny składnik.

Podstawy wymiaru świadczeń chorobowych nie powinny stanowić także składniki niezależne bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale zależne od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacane bez względu na absencję pracownika, jeżeli wypłata dokonywana jest zarówno za okres wykonywania pracy, jak i za okres pobierania świadczeń chorobowych i macierzyńskich.

Ta sama zasada dotyczy „oskładkowanych” składników wynagrodzenia, na których przyznanie i wypłatę absencja zatrudnionej osoby nie ma żadnego wpływu (np. nagroda za ukończenie studiów).

Wielu pracodawców wypłaca niektóre składniki wynagrodzenia:

• zaliczkowo – wtedy po wypłaceniu pozostałej części danego składnika trzeba wyrównać wysokość świadczenia chorobowego,
• z opóźnieniem – jeśli danego składnika nie wypłacono do czasu sporządzenia listy płac, do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych należy przyjąć składnik wypłacony za okres poprzedni, a gdy również za ten okres pracodawca nie wypłacił tego składnika wynagrodzenia, wówczas po jego wypłacie należy wyrównać kwotę świadczenia chorobowego,
• za okresy roczne i kwartalne – do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego i macierzyńskiego należy przyjąć wynagrodzenie w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi odpowiednio za rok lub 4 kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

WAŻNE!

Składniki płacowe zmniejszane w sposób proporcjonalny w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy pracownika należy uwzględniać w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych po ich uzupełnieniu, a składniki pomniejszane w inny sposób niż proporcjonalnie (np. kwotowo lub procentowo) należy przyjąć w kwocie faktycznej, bez uzupełnienia.

7. Zasady rozliczania pod względem podatkowym i składkowym składników obowiązkowych i dodatkowych

Pracodawca ma obowiązek naliczać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy oraz składki do ZUS od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Co do zasady, dotyczy to wszystkich elementów pensji. Od tej reguły istnieją jednak pewne wyjątki dotyczące zwolnienia ze składek ZUS.

Podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią nagrody jubileuszowe, jeżeli są przyznane na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych – nie częściej niż co 5 lat (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Zwolnienie ze składek ZUS dotyczy również tych składników wynagrodzenia, które:

• w myśl postanowień układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu, przysługują pracownikowi w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego oraz
• są wypłacane za okres pobierania ww. świadczeń.

WAŻNE!

W podstawie wymiaru składek ZUS nie należy uwzględniać tylko tej części danego składnika, która jest wypłacana za okresy pobierania świadczeń chorobowych.

W praktyce powyższe oznacza, iż kwotę podlegającą „oskładkowaniu” ustala się dzieląc wysokość danego składnika przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca, za który przysługuje i mnożąc przez liczbę dni, w których pracownik nie pobierał świadczeń chorobowych.

PRZYKŁAD

Dorota S. w październiku 2010 r. obok wynagrodzenia za pracę otrzymała zasiłek opiekuńczy za okres od 10 do 14 października (za 5 dni) oraz dodatek funkcyjny w pełnej kwocie 620 zł, który jest wypłacany także za okresy pobierania zasiłków. W tej sytuacji w podstawie wymiaru składek należy uwzględnić dodatek w wysokości 520 zł, zgodnie z wyliczeniem: 620 zł : 31 dni października x 26 dni.

Oskładkowaniu nie podlegają też niektóre nagrody przyznawane na podstawie przepisów szczególnych, które dotyczą m.in. specjalnych osiągnięć (np. za wynalazczość oraz za prace badawcze i wdrożeniowe).

8. Zniesienie i zawieszenie wypłaty składników dodatkowych

Zakłady pracy, które przewidziały w swoich systemach wynagrodzeń fakultatywne składniki płacowe, mogą zaprzestać (czasowo bądź stale) ich wypłaty. Aby stało się to możliwe, pracodawcy muszą spełnić określone przepisami wymagania, które w dużej mierze są uzależnione od wielkości przedsiębiorstwa oraz obowiązujących w nim aktów wewnętrznych.

Przy całkowitej likwidacji danego składnika wynagrodzenia należy stosować zasady opisane w rozdziale 1, obowiązujące przy wprowadzaniu w firmie dobrowolnych składników płacowych. Przy czym należy pamiętać, że zmiany układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania dotyczące likwidacji określonego składnika wynagrodzenia należy uznać za niekorzystne dla pracowników i z tego względu pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikom wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy i płacy lub zawarcia z nimi porozumień zmieniających.

Przy wypowiedzeniach zmieniających należy przestrzegać przepisów dotyczących wypowiadania umów. Chodzi tu m.in. o okresy wypowiedzenia czy niektóre regulacje zapewniające szczególną ochronę stosunku pracy (np. osobom, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego).

8.1. Reguły zawieszania wypłaty dodatkowych składników płacy

Pracodawcy objęci układem zbiorowym pracy

Przedstawiony w rozdziale 1. tryb wprowadzania zmian do układu zbiorowego dotyczy także porozumienia o czasowym zawieszeniu wypłaty określonych składników wynagrodzenia, z tym jednak zastrzeżeniem, iż nie ma w tym przypadku wymogu dokonywania wypowiedzeń warunków umów o pracę ani podpisywania porozumień zmieniających. W zakresie i przez czas oznaczony w podpisanym porozumieniu zawieszonych składników nie wypłaca się z mocy prawa.

Podstawą tego porozumienia musi być zła kondycja finansowa pracodawcy. Oceny stanu finansów podmiotu zatrudniającego dokonują strony porozumienia. Nie podlega ona kontroli sądowej (por. wyrok SN z 6 grudnia 2005 r., III PK 91/05, OSNP 2006/21-22/316).

Protokół dodatkowy, zawieszający wypłatę danego składnika płacy, musi wskazywać okres obowiązywania, po upływie którego ten składnik znów będzie należny. Okres ten powinien obejmować jedynie czas niezbędny do poprawy sytuacji finansowej firmy i nie może trwać dłużej niż 3 lata.

Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym tworzący regulamin wynagradzania

Firmy mające trudności finansowe mogą skorzystać z możliwości zawieszenia (w całości lub w części) na czas nieprzekraczający 3 lat postanowień regulaminu wynagradzania po uzgodnieniu tego z organizacją związkową reprezentującą pracowników. Jeśli w zakładzie pracy taka organizacja nie działa, wówczas porozumienie w tej sprawie zawiera się z przedstawicielstwem pracowników, wyłonionym w trybie przyjętym w danej firmie (art. 9¹ § 2 Kodeksu pracy).

Zawarte porozumienie należy przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Przy zawieszeniu wypłaty określonego składnika płacowego nie ma obowiązku zmiany treści umowy o pracę.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników

W odniesieniu do firm nieobjętych układem zbiorowym pracy, ze stanem zatrudnienia poniżej 20 pracowników, porozumienie o okresowym stosowaniu mniej korzystnych warunków płacy następuje według procedury zawieszania postanowień regulaminowych (art. 23^1a Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Bez względu na okoliczności, niemożliwe jest zawieszenie przepisów powszechnie obowiązujących (np. regulacji ustawowych) nawet wtedy, gdy strony stosunku pracy wyrażają taką wolę.

9. Zasady dokonywania potrąceń z obowiązkowych i dodatkowych składników wynagrodzenia

Zmienne i stałe elementy wynagrodzenia o charakterze obowiązkowym i dobrowolnym (np. premie, dodatki, nagrody, prowizje) podlegają, podobnie jak płaca zasadnicza, potrąceniom ustawowym (np. zajęciom komorniczym lub alimentacyjnym) oraz umownym, dokonywanym za zgodą pracownika.

WAŻNE!

Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym otrzymał dodatkowe składniki za okresy miesięczne bądź dłuższe (np. premia kwartalna), należy dokonać od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki.

W razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych potrącenia nie mogą przekroczyć wysokości 3/5 wynagrodzenia, a w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – 1/2 wynagrodzenia.

Kwotą wolną od potrąceń jest minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2011 r. – 1386 zł) lub jego odpowiedni procent po odliczeniach składkowo-podatkowych. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwotę wolną od potrąceń należy zmniejszyć proporcjonalnie do wymiaru etatu.

W celu wyznaczenia granicy potrąceń, z uwzględnieniem kwoty wolnej w przypadku kilku terminów wypłat różnych składników płacowych, należy sumować kwoty netto tych wypłat. Dokonanie np. dwóch wypłat w jednym miesiącu w różnych terminach powoduje, że tylko w przypadku pierwszej wypłaty można uwzględnić kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek oraz koszty uzyskania przychodu. Dlatego, aby dokonać potrącenia, należy rozliczyć obie wypłaty oddzielnie i zsumować kwoty netto na koniec miesiąca.

Świadczenia ze stosunku pracy niebędące składnikami płacowymi, np. odprawy emerytalne, odprawy z tytułu zwolnień grupowych czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, należy potraktować odrębnie, pamiętając, że one także podlegają ochronie przed potrąceniami komorniczymi na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Podstawa prawna:

• art. 9¹, art. 23^1a, art. 42, art. 77¹–77², art. 84–87¹, art. 91, art. 94 pkt 5, art. 151¹–151², art. 151⁷, art. 151⁸, art. 179 § 4, art. 230 § 2, art. 231, art. 241⁹, art. 241¹², art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy,
• art. 37 ust. 1 pkt 4–5, art. 38 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458),
• art. 36-37, art. 41–42 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512),
• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 5 ust. 6, art. 10 ust. 4 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. Nr 90, poz. 844 ze zm.),
• § 4, § 7–11 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289 ze zm.),
• § 6–9, § 14–19 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 24 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• § 7–8 rozporządzenia z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. Nr 50, poz. 398 ze zm.).