Należy jak najszybciej wyjaśnić ze zleceniobiorcą, czy faktycznie podjął studia, jakiego rodzaju i kiedy został wpisany na listę studentów. Przekazane Państwu informacje powinien potwierdzić pisemnie. Następnie – w razie potwierdzenia, że zleceniobiorca jest studentem – należy wyrejestrować go z ZUS od dnia rozpoczęcia studiów. Jeżeli rozliczyli Państwo w ZUS składki za okres, kiedy zleceniobiorca nie podlegał już ubezpieczeniom, należy przed wyrejestrowaniem złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych, a ubezpieczonemu zwrócić kwotę składek nienależnie potrąconych z jego wynagrodzenia.
UZASADNIENIE
Umowa zlecenia, co do zasady, jest tytułem do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. Wyjątek od tej reguły stanowi m.in. zlecenie zawarte ze studentem (także uczniem szkoły ponadpodstawowej) przed ukończeniem przez niego 26. roku życia. Taka umowa nie stanowi dla studenta (ucznia) tytułu do objęcia ubezpieczeniami społecznymi oraz ubezpieczeniem zdrowotnym – ani obowiązkowo, ani dobrowolnie.
Studentem jest osoba kształcąca się na studiach pierwszego stopnia (np. licencjackie, inżynierskie) lub drugiego stopnia (uzupełniające studia magisterskie), a także na jednolitych studiach magisterskich.
Za studenta uznaje się osobę od dnia wpisania na listę studentów (najczęściej jest to 1 października danego roku, ale nie jest to regułą) do momentu ukończenia przez nią studiów lub skreślenia z listy studentów. Natomiast za dzień ukończenia studiów uważa się datę:
- złożenia przez studenta egzaminu dyplomowego,
- złożenia przez studenta ostatniego wymaganego planem studiów egzaminu – w przypadku kierunków lekarskich, lekarsko-dentystycznych i weterynarii,
- zaliczenia przez studenta ostatniej przewidzianej w planach studiów praktyki – w przypadku kierunku farmacja.
Do celu ustalenia obowiązku ubezpieczeniowego za studenta nie uważa się uczestnika studiów trzeciego stopnia (studiów doktoranckich) a także słuchacza studiów podyplomowych.
WAŻNE!
Za studenta nie uważa się uczestnika studiów doktoranckich ani słuchacza studiów podyplomowych.
W przedstawionej sytuacji muszą Państwo jak najszybciej potwierdzić informację o rozpoczęciu studiów przez zleceniobiorcę i uzyskać od niego pisemne oświadczenie w tej sprawie. Jeżeli ubezpieczony nie ukończył jeszcze 26 lat, wówczas od dnia rozpoczęcia studiów nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu.
To na płatniku składek ciąży obowiązek zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS oraz wyrejestrowania go, gdy umowa zlecenia przestała być tytułem do ubezpieczeń. Do płatnika należy również obliczanie, potrącanie z dochodu zleceniobiorcy, rozliczanie i opłacanie należnych za niego składek. Aby prawidłowo wypełniać te obowiązki, płatnik potrzebuje informacji dotyczących m.in. innych tytułów do ubezpieczeń posiadanych przez zleceniobiorcę, uprawnień do emerytury lub renty, faktu kształcenia w szkole ponadpodstawowej lub wyższej. Zleceniobiorca udziela płatnikowi tych informacji składając oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej (art. 271 Kodeksu karnego). Jest zatem odpowiedzialny za prawdziwość informacji zawartych w tym oświadczeniu. Gdy zmienią się te dane (np. zleceniobiorca utraci status studenta, podejmie pracę, rozpocznie działalność pozarolniczą itp.), ma obowiązek poinformować o tym zleceniodawcę.
Ze względu na obowiązki spoczywające na płatniku w pełni uzasadnione jest również domaganie się od zleceniobiorcy przedstawienia zaświadczenia z uczelni o podjęciu kształcenia na studiach wyższych. Dobrą praktyką jest również okresowe weryfikowanie informacji przekazanych w oświadczeniach przez zleceniobiorców (nie tylko studentów). Płatnik musi pamiętać, że jeżeli wskutek nieaktualnych informacji powstanie zadłużenie z tytułu składek, to tylko on będzie odpowiedzialny przed ZUS za jego spłatę. Nie powinien zatem poprzestawać na jednorazowym poinformowaniu zleceniobiorcy o konieczności aktualizowania danych w składanym oświadczeniu. Okresowa weryfikacja tych informacji zapobiegnie powstaniu zadłużenia (lub przynajmniej ograniczy jego wielkość), a ponadto może stanowić dowód na dochowanie przez płatnika należytej staranności w wykonywaniu obowiązków – w razie sporu przed sądem.
ZAGROŻENIE (–)
Za niedopełnienie obowiązków wobec ZUS, związanych z zatrudnianiem zleceniobiorcy, zawsze w pierwszej kolejności odpowiada płatnik, a nie ubezpieczony.
Za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przepisy przewidują dotkliwe sankcje. ZUS może np. wnioskować do sądu o ukaranie nierzetelnego płatnika karą grzywny w wysokości do 5000 zł (art. 98 ust. 1 ustawy systemowej). W Państwa sytuacji jest to jednak bardzo mało prawdopodobne. Jeżeli niezgłaszanie ubezpieczonych nie jest w Państwa firmie nagminne, ZUS raczej nie skorzysta z sankcji stosowanych wobec płatników notorycznie uchylających się od wypełniania ustawowych obowiązków.
Po ustaleniu, z jaką datą zleceniobiorca został wpisany na listę studentów, należy wyrejestrować go z ubezpieczeń. Jeżeli od momentu uzyskania przez zleceniobiorcę statusu studenta płatnik złożył już za niego dokumentację rozliczeniową, należy przed wyrejestrowaniem skorygować ją, a następnie oddać zleceniobiorcy składki, uprzednio potrącone z jego wynagrodzenia.
PRZYKŁAD
Zleceniobiorca, który ma 19 lat, zgłoszony z tytułu umowy zlecenia do ZUS, od 1 września 2011 r. podjął naukę w liceum wieczorowym. Dopiero w połowie października br. poinformował o tym fakcie zleceniodawcę, który zdążył już rozliczyć za niego składki ubezpieczeniowe od przychodu uzyskanego z tytułu umowy zlecenia we wrześniu br. Po uzyskaniu informacji dotyczącej rozpoczęcia nauki przez tego zleceniobiorcę płatnik powinien:
- skorygować dokumentację rozliczeniową przez złożenie raportu korygującego ZUS RCA z zerową podstawą wymiaru składek (tzw. „raport zerowy”) oraz korygującej deklaracji ZUS DRA,
- wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń poprzez złożenie dokumentu ZUS ZWUA, z datą wyrejestrowania 1 września 2011 r.
Jeżeli w wyniku niedopełnienia przez zleceniobiorcę obowiązków informacyjnych, zleceniodawca poniesie szkodę (np. będzie musiał opłacić odsetki za zwłokę w opłaceniu składek czy zostanie na niego nałożona kara grzywny), zawsze ma prawo dochodzić odszkodowania od zleceniobiorcy w drodze powództwa cywilnego. Taka droga dochodzenia roszczeń jest kosztowna i czasochłonna, jednak mało efektywna.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 4, art. 9 ust. 1, ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
- art. 2 ust. 1 pkt 20 ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365 ze zm.),
- art. 415 Kodeksu cywilnego,
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).