Zawierając umowę-zlecenie z własnym pracownikiem, płatnik nie zgłasza jej do ZUS na odrębnym formularzu. Wynagrodzenie z tytułu takiej umowy jest traktowane jak wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę. W celu rozliczenia z ZUS sumuje się oba wynagrodzenia i wykazuje na jednym raporcie ZUS RCA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX.

Załóżmy, że z pracownicą zatrudnioną na umowę o pracę na czas nieokreślony została zawarta dodatkowo umowa-zlecenie na okres od 30 maja 2011 r. do 2 września 2011 r. Przedmiotem umowy miały być prowadzone zajęcia warsztatowe – w sumie 8 godzin (2 godz. w maju, 2 godz. w czerwcu, 2 godz. w lipcu i 2 godz. we wrześniu). Całość wynagrodzenia za wykonanie zlecenia została wypłacona dopiero we wrześniu. Pracownica wykonywała zlecenie w maju, czerwcu oraz pierwszego lipca. Natomiast od 4 lipca 2011 r. przebywała na zwolnieniu lekarskim. 14 sierpnia 2011 r. pracownica ta urodziła dziecko. Dwie pozostałe godziny zlecenia wykonała, przebywając już na zasiłku macierzyńskim. Umowa-zlecenie nie została odrębnie zgłoszona do ZUS jako umowa zawarta z własnym pracownikiem.

Dokumentacja rozliczeniowa za pracownika–zleceniobiorcę

W komplecie dokumentacji rozliczeniowej za ubezpieczonego uwzględnia się należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy, stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Podstawę wymiaru składek stanowi zatem wynagrodzenie faktycznie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika (a nie wynagrodzenie należne). W związku z tym wypłacone we wrześniu wynagrodzenie z tytułu umowy-zlecenia należy wykazać w dokumentacji rozliczeniowej za wrzesień.

Płatnik powinien złożyć:

• raport ZUS RCA z kodem 01 10 XX i podstawą wymiaru składek w kwocie uzyskanego we wrześniu przychodu (z umowy-zlecenia, a także z umowy o pracę – jeżeli przychód taki zostanie wypłacony),
• raport ZUS RCA z kodem 12 40 XX i podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowane przez budżet państwa w kwocie wypłaconego zasiłku macierzyńskiego,
• raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego), okresem przebywania na urlopie macierzyńskim oraz kwotą wypłaconego zasiłku macierzyńskiego.