Ogólne zasady wprowadzania telepracy

Warunki stosowania telepracy określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami (art. 67⁶ § 1 k.p.). Oznacza to, że w przypadku istnienia kilku organizacji pracodawca musi zawrzeć de facto wielostronne porozumienie, gdzie po stronie związkowej musi również zaistnieć konsensus.

Brak konsensusu wśród wszystkich związków skutkuje możliwością zawarcia porozumienia wyłącznie z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi (art. 67⁶ § 2 k.p.). Zasadnicze cechy reprezentatywnej organizacji związkowej zawiera art. 241^25a k.p.

Całkowity brak porozumienia ze związkami zawodowymi również nie blokuje wprowadzenia telepracy w zakładzie. Jeśli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia, pracodawca określa warunki stosowania telepracy w regulaminie telepracy, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia (art. 67⁶ § 3 k.p.).

W piśmiennictwie przyjmuje się, że porozumienie w sprawie warunków stosowania telepracy jest w hierarchii wyższe niż regulamin wynagradzania. Z kolei regulamin telepracy będzie hierarchicznie niżej usytuowany od regulaminu wynagradzania. Stanowi więc swego rodzaju zestaw przepisów szczególnych (lex specialis) na szczeblu zakładowym.

Wprowadzenie telepracy przy braku organizacji związkowych

Jeżeli w danym zakładzie pracy nie działają związki zawodowe, pracodawca może samodzielnie wprowadzić telepracę w regulaminie telepracy. Jednak warunkiem wprowadzenia takiego regulaminu jest jego konsultowanie z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

W przepisach Kodeksu pracy brak uregulowań dotyczących trybu wyłaniania takiego przedstawicielstwa. Jednak wobec ogólnego sformułowania, nakazującego pracodawcy jedynie skonsultowanie spraw związanych z wprowadzeniem telepracy, należy uznać, że w zakładach, w których funkcjonują rady pracowników, ten właśnie organ przedstawicielski może być stroną takich konsultacji (art. 13 ust. 1 pkt 3 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji).

Wprowadzenie telepracy nie jest uzależnione od zgody rady pracowników czy przedstawiciela załogi. Kodeks pracy nakazuje jedynie przeprowadzenie konsultacji. Ewentualny sprzeciw pracowników wobec wprowadzenia telepracy nie ma w tym wypadku znaczenia prawnego.

Regulamin telepracy

Podstawowe zasady wykonywania zatrudnienia w formie telepracy muszą być zawarte w przepisach zakładowych – regulaminie telepracy, który może przybrać formę porozumienia pracodawcy i związków zawodowych, albo „zwykłego” regulaminu, wprowadzonego w zakładzie jednostronną decyzją pracodawcy.

Porozumienie ze związkami zawodowymi ma charakter porozumienia normatywnego, będącego źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 k.p. Z takiego porozumienia mogą bowiem płynąć określone obowiązki, ale i uprawnienia telepracowników.

Regulamin telepracy należy uznać za regulamin odrębny od regulaminu pracy. Jest to istotne dlatego, że chociaż materia obydwu zbiorów przepisów jest zbliżona, to w przypadku regulaminu telepracy występuje znacząca różnica w zakresie treści i sposobu wprowadzenia.

Regulamin telepracy wprowadza pracodawca niezależnie od liczby pracowników. Jedynym warunkiem wprowadzenia regulaminu jest zamiar zatrudnienia telepracowników.

Należy zauważyć, że telepraca jest wykonywana w sposób zdalny, a komunikacja pracownika z pracodawcą odbywa się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Odpada więc kwestia zapewnienia właściwych warunków bhp w miejscu pracy (np. pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia odpowiednich pomieszczeń – najczęściej pracownik wykonuje zadania we własnym domu, gdzie zakres kontroli pracodawcy jest znacznie ograniczony.

Regulamin telepracy powinien określać:

• czas pracy,
• zasady kontaktowania się przełożonego z pracownikiem; pracodawca powinien też ustalić kierunek przekazywania danych w razie nieobecności pracownika odpowiedzialnego za odbiór danych od telepracownika,
• kwestie techniczne dotyczące np. używania poczty elektronicznej, dostępu do intranetu,
• zasady przekazywania, przechowywania i konsekwencji ujawnienia poufnych danych przekazywanych telepracownikowi.

Kodeks nie zawiera ograniczenia, z którego wynika, że np. pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu telepracy. Z drugiej strony, jeżeli nawet duży pracodawca zatrudniający kilkuset pracowników nie zatrudnia ani nie zamierza zatrudniać telepracowników, to nie ma obowiązku sporządzania regulaminu telepracy.

Umowa z pracownikiem

Po wprowadzeniu przepisów zakładowych regulujących telepracę pracodawca może zawrzeć stosowne umowy lub aneksy do umów z telepracownikami. Uzgodnienia te mogą być wprowadzone od razu w umowie o pracę albo w formie aneksu do istniejącej już umowy o pracę.

W przypadku zmiany sposobu wykonywania pracy w trakcie zatrudnienia jedynym sposobem na wprowadzenie telepracy jest porozumienie stron zmieniające umowę o pracę.

Na podstawie art. 67⁹ oraz art. 67⁷ § 4 k.p. nie jest dopuszczalne wprowadzenie telepracy w drodze wypowiedzenia zmieniającego ani też czasowego powierzenia innej pracy na okres nie dłuższy niż 3 miesiące. Takie wypowiedzenie jest sprzeczne z Kodeksem pracy i w razie rozwiązania umowy o pracę pracownikowi będzie przysługiwało prawo do żądania przywrócenia do pracy albo odszkodowania za bezprawne wypowiedzenie.

Podstawa prawna:

• art. 9, art. 67⁶, art. 67⁷ § 4, art. 67⁹, art. 241^25a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 2),
• art. 13 ust. 1 pkt 3 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550, ost. zm. DzU z 2008 r. nr 120, poz. 778).