Telepraca nie zastępuje klasycznego stosunku pracy, stanowi raczej jego uzupełnienie, jako szczególny sposób wykonywania pracy. Kodeks pracy wskazuje, że telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach telepracy i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 675 § 2 k.p.).
Telepracownik jest pracownikiem w pełnym tego słowa znaczeniu i dlatego mają do niego zastosowanie wszystkie przepisy prawa pracy, w szczególności Kodeksu pracy, a także wszelkie unormowania odnoszące się do pracowników.
W związku z powyższym w zakresie kosztów pracy ponoszonych przez pracodawcę z tytułu np. ubezpieczeń społecznych czy też rozliczeń podatkowych telepraca nie różni się od zwykłej formy wykonywania pracy.
Jeżeli więc pracodawca zatrudnia pracownika na zasadzie telepracy, wówczas ma wobec niego takie same zobowiązania jak każdy inny pracodawca. Dotyczy to w szczególności obowiązku wypłaty wynagrodzenia za pracę oraz opłacenia wszystkich składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek dochodowy.
Telepracownikowi przysługuje bowiem wynagrodzenie za pracę na zasadach określonych dla innych zatrudnionych. W taki sam sposób jest on rozliczany – odprowadzane są takie same składki ZUS i zaliczki podatkowe jak w przypadku innych zatrudnionych.
Do telepracowników, mimo niewykonywania pracy „w zakładzie”, odnoszą się wszystkie przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy – jeżeli jest on zobowiązany do ich wydania. W szczególności dotyczy to zasad organizacji pracy, zawartych w regulaminie pracy (zwłaszcza godzin rozpoczęcia i zakończenia czynności służbowych), oraz wynagrodzeń określonych w regulaminach wynagradzania.
Obowiązkowe koszty po stronie pracodawcy
Obecnie unormowania dotyczące telepracy nakładają na pracodawcę dodatkowe obowiązki w przypadku zatrudnienia pracownika.
I tak, zgodnie z art. 6711 § 1 k.p. pracodawca jest zobowiązany:
- dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający odpowiednie wymagania techniczne, wskazane w przepisach bhp, m.in. w art. 215–219 k.p.,
- ubezpieczyć sprzęt,
- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
- zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.
Należy jednak zaznaczyć, że strony mogą określić inne zasady telepracy w odrębnej umowie.
Powyższe oznacza, że pracodawca jest przede wszystkim zobowiązany zapewnić, aby stosowane w telepracy maszyny i urządzenia techniczne (art. 215 k.p.):
- zapewniały bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczały pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy,
- uwzględniały zasady ergonomii.
Dotyczy to nie tylko komputerów (laptopów, netbooków, tabletów), ale i smartfonów, telefonów komórkowych oraz innych urządzeń peryferyjnych, typu drukarki, faksy, skanery czy urządzenia wielofunkcyjne (wieloczynnościowe drukarki, mające też funkcję skanera i kserokopiarki, niekiedy też zastępujące faks).
Niedopuszczalne jest przekazywanie do użytkowania telepracownikowi sprzętu, który nie spełnia wymagań technicznych, dotyczących zwłaszcza oceny zgodności określonych w odrębnych przepisach. Odnosi się to w szczególności do komputerów i telefonów komórkowych.
Wszystkie użytkowane przez telepracownika sprzęty powinny mieć odpowiednie certyfikaty techniczne i być dopuszczone do obrotu w Polsce.
PRZYKŁAD
Spółka X zatrudnia w formie telepracy 2 przedstawicieli handlowych, działających w 4 województwach. Do ich zadań należy praca z klientami i przekazywanie im ofert. Poza zwrotem kosztów używania prywatnych samochodów do celów służbowych (spółka podpisała stosowne umowy) spółka wyposażyła ich również w niezbędny w telepracy sprzęt: netbooki, przenośne drukarki oraz telefony komórkowe. Koszt jednego z takich „zestawów” wyniósł łącznie 2000 zł. Ponadto spółka ponosi także koszty wyposażenia komputerów w stosowne oprogramowanie i zapewnienie serwisu technicznego. Koszt oprogramowania i usług informatycznych związanych z instalacją sprzętu wyniósł 2500 zł od jednego pracownika. Tym samym pracodawca na sprzęt musiał ponieść koszty wynoszące łącznie 4500 zł na jednego telepracownika.
Umowa z telepracownikiem o użytkowanie własnego sprzętu
Istnieje oczywiście możliwość obniżenia takich kosztów przez wykorzystanie sprzętu komputerowego i telefonu należącego do telepracownika. W takim wypadku pracodawca musi podpisać z telepracownikiem stosowną umowę określającą zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika. Sprzęt używany przez telepracownika musi jednak odpowiadać przyjętym w naszym kraju standardom technicznym. Pracodawca powinien więc zapewnić sobie możliwość skontrolowania sprzętu i ewentualnego polecenia jego wymiany bądź serwisowania we wskazanym przez pracodawcę serwisie technicznym. Koszty takiego dostosowania sprzętu, a w szczególności właściwego oprogramowania, powinien ponosić pracodawca.
Możliwe oszczędności
Pracodawca, zatrudniając telepracowników, może uzyskać następujące oszczędności:
- pozostawienie tej samej powierzchni biura, a nawet jej zmniejszenie przy równoczesnym zwiększeniu liczby zatrudnionych,
- zmniejszenie zużycia prądu i sprzętów w firmie,
- brak konieczności urządzania kolejnych stanowisk pracy (np. zakup mebli, komputerów, przyborów do pisania i innych materiałów biurowych),
- możliwość zatrudniania osób w różnych miejscach kraju (a nawet za granicą) bez konieczności tworzenia i urządzania nowych biur czy placówek.
Podstawa prawna:
- art. 675, art. 6711 § 1, art. 215–219 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 2).