Zasadą ogólną jest, że w momencie utraty statusu zakładu pracy chronionej (zpchr) pracodawca ma obowiązek dokonać wpłaty do PFRON niewykorzystanych środków zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (zfron), a także kwoty odpowiadającej kwocie wydatkowanej ze środków zfron na nabycie, wytworzenie lub ulepszenie środków trwałych w związku z modernizacją zakładu, utworzeniem lub przystosowaniem stanowisk pracy dla osób niepełnosprawnych, budową lub rozbudową bazy rehabilitacyjnej, wypoczynkowej i socjalnej oraz na zakup środków transportu – w części niezamortyzowanej. Natomiast na podstawie art. 33 ust. 7b ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm. – zwanej dalej ustawą o rehabilitacji), jeżeli pracodawca po utracie statusu zpchr osiąga stan zatrudnienia ogółem w wysokości co najmniej 15 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy oraz wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 25%, wówczas zachowuje środki zfron. Pracodawca, który mimo utraty statusu zpchr zachował zfron, ma obowiązek wydatkować te środki zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zmiany nastąpią z kolei w zakresie możliwości zasilania zfron.
Zfron tworzy się w szczególności:
- ze środków pochodzących ze zwolnień podatkowych oraz zwolnień z opłat, o których mowa w art. 31 ust. 1 ustawy o rehabilitacji, które przysługują zakładom pracy chronionej,
- z części zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z odrębnymi przepisami,
- z wpływów z zapisów i darowizn,
- z odsetek od środków zgromadzonych na rachunku zfron,
- ze środków pochodzących ze zbycia środków trwałych zakupionych ze środków zfron, w części niezamortyzowanej (art. 33 ust. 2 ustawy o rehabilitacji).
Przepis art. 33 ust. 2 wymienia przykładowe sposoby zasilania rachunku zfron. Należy zauważyć, że nie ze wszystkich wskazanych powyżej sposobów może korzystać pracodawca, który utracił status zpchr. Dotyczy to zwolnień z podatków i opłat wskazanych w art. 31 ust. 1 ustawy o rehabilitacji. Wynika to z tego, że wymienione w tym przepisie zwolnienia przysługują jedynie pracodawcom legitymującym się statusem zpchr. A zatem utrata statusu zpchr automatycznie oznacza również brak zwolnienia z podatków i opłat wskazanych w tym przepisie.
Po utracie statusu zpchr zmieniają się również zasady odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy zatrudnianych pracowników od ich wynagrodzeń. Pracodawcy będący zpchr odprowadzają zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2012 r. poz. 361 – zwanej dalej ustawą o podatku dochodowym). A więc zaliczki na podatek od wynagrodzeń wszystkich pracowników pracodawca wpłaca w wysokości 40% do PFRON, a 60% przekazuje na rachunek zfron.
Z kolei pracodawcy, którzy utracili status zpchr, lecz zachowali zfron, odprowadzają zaliczki na podstawie art. 38 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym. Z przepisu tego wynika, że pracodawcy stosują się do jego dyspozycji jedynie w odniesieniu do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników zatrudnionych w zakładzie. Natomiast zaliczki od pełnosprawnych pracowników odprowadzane są do właściwego urzędu skarbowego na zasadach ogólnych. Z przepisu tego wynika również, że kwota zaliczek na podatek od wynagrodzeń tych pracowników, jaką pracodawca ma obowiązek przekazać na zfron, jest uzależniona od osiąganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
Pracodawca przekazuje:
- 25% zaliczek na zfron, jeśli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi od 25 do 30%, a pozostałą część do urzędu skarbowego;
- 50% zaliczek na zfron, jeśli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi od 30% do 35%, a pozostałą część do urzędu skarbowego;
- 75% zaliczek na zfron, jeśli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi od 35% do 40%, a pozostałą część do urzędu skarbowego;
- 100% zaliczek na zfron, jeśli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 40%.
Pracodawca odprowadza zaliczki zgodnie z art. 38 ust. 2a jedynie przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym pracodawca utracił status zpchr, pod warunkiem osiągania wymaganego w ustawie o rehabilitacji wskaźnika zatrudnienia ogółem oraz osób niepełnosprawnych. Z powyższego wynika również, że po utracie statusu zpchr pracodawca jest zwolniony z dokonywania wpłat zaliczek na podatek do PFRON.
Natomiast tak samo jak i w czasie posiadania statusu zpchr zfron może być zasilany środkami pochodzącymi z zapisów i darowizn, z odsetek od środków zgromadzonych na rachunku, ze środków pochodzących ze zbycia środków trwałych zakupionych z zfron, w części niezamortyzowanej.
Zasady wydatkowania zfron określają przepisy ustawy o rehabilitacji, a także rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (DzU nr 245, poz. 1810 ze zm. – zwanego dalej rozporządzeniem). Z przepisów tych wynika, że środki zfron nie mogą być wydatkowane na dowolne cele. Przepisy wskazują rodzaje wydatków, jakie mogą być finansowane z zfron – tj. rehabilitacja zawodowa, społeczna i lecznicza oraz ubezpieczenie osób niepełnosprawnych. Wydatki, które nie spełniają powyższego warunku, nie mogą być poniesione ze środków zfron.
Należy podkreślić, że zasady wydatkowania środków zfron po utracie statusu zpchr są identyczne do tych, jakie obowiązują pracodawców prowadzących zpchr. Oznacza to, że nadal ma obowiązywać zakładowy regulamin wykorzystania środków zfron, te same wydatki objęte są limitem pomocy de minimis, pracodawca nadal musi prowadzić ewidencję środków zfron, dokonywać płatności bezpośrednio z rachunku zfron (wyjątek stanowi pomoc indywidualna, gdzie istnieje możliwość wypłaty z rachunku zfron gotówki do kasy zfron, z której następnie wypłacana jest pomoc indywidualna). Ponadto nadal co najmniej 15% środków ma być przeznaczonych na indywidualne programy rehabilitacji, a co najmniej 10% na pomoc indywidualną. Pracodawców obowiązuje 7-dniowy termin na przekazanie uzyskanych środków na rachunek zfron.