Warunkiem wykorzystania funduszu jest dokonywanie wydatków z niego w sposób celowy i oszczędny, z uwzględnieniem optymalnego doboru metod i środków realizacji w stosunku do zakładanych efektów (§ 4a rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych – DzU nr 245, poz. 1810 ze zm. – zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zfron).
Przepis ten koresponduje z art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DzU nr 157, poz. 1240 ze zm.), który wskazuje, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
- uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
- optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.
Obowiązek stosowania tytułowej triady zasad dotyczy wszystkich środków zgromadzonych na zakładowym funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (zfron), niezależnie od tego, czy zostały one przeznaczone na pomoc indywidulaną, Indywidulane Programy Rehabilitacji (IPR), czy pozostają w tzw. puli dużego zfron. Na konieczność stosowania się do powyższych zasad nie ma także wpływu fakt, czy wydatek został zaklasyfikowany jako pomoc de minimis.
Środki z zfron są wydatkowane w sposób celowy wówczas, gdy są przeznaczane na cele określone w art. 33 ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.), zwanej dalej ustawą o rehabilitacji. Zgodnie z jego brzmieniem środki funduszu rehabilitacji są przeznaczane na finansowanie rehabilitacji zawodowej, społecznej i leczniczej, w tym na indywidualne programy rehabilitacji osób niepełnosprawnych opracowywane przez komisje rehabilitacyjne powołane przez pracodawców oraz ubezpieczenie osób niepełnosprawnych. Cele z ustawy są sprecyzowane w rozporządzeniu w sprawie zfron oraz każdorazowo przez pracodawcę w zakładowym regulaminie wykorzystania środków funduszu. Celowość więc oznacza zgodność zarówno z przepisami ustawy o rehabilitacji, jak i rozporządzenia w sprawie zfron oraz postanowieniami regulaminu funduszu. Taki sposób interpretacji pojęcia celowości potwierdziło stanowisko Biura Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych (BON) z 23 lipca 2010 r., sygn. BON-I-5232–29-PM/10.
Warto w tym miejscu pamiętać o sankcji, jaką przewidział ustawodawca dla pracodawców, którzy nie przestrzegają zasady celowości. Pracodawca zostanie zobowiązany do zwrotu 100% nieprawidłowo wydanych środków na rachunek zfron oraz dodatkowo będzie musiał dokonać wpłaty w wysokości 30% tych środków na konto PFRON (art. 33 ust. 4a ustawy o rehabilitacji). Podkreślić również trzeba, że jak wskazuje art. 33 ust. 4b ustawy o rehabilitacji, zapłata 30% „kary” na PFRON nie może nastąpić ze środków zfron. Czynności tych pracodawca musi dokonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło ujawnienie niezgodnego z ustawą przeznaczenia środków zfron. Przez pojęcie „ujawnienie”, zgodnie z wyjaśnieniami wskazanymi w stanowisku BON z 3 lipca 2008 r., sygn. BON-I-52311–117-IKW/08, należy rozumieć zarówno ujawnienie nieprawidłowości przez organ w trakcie kontroli, jak i ujawnienie przez samego pracodawcę. W wyżej wymienionym stanowisku BON podkreśliło także, że obowiązujące przepisy nie nakładają na pracodawców, którzy dopuścili się naruszenia art. 33 ust. 4 ustawy o rehabilitacji, obowiązku naliczenia i zapłaty odsetek od niewłaściwie wydatkowanych kwot. Odsetki zaczną być naliczane dopiero wówczas, gdy pracodawca nie dokona wpłaty do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło ujawnienie niezgodnego z ustawą przeznaczenia środków zfron.
Szczególnych kłopotów przysparza podmiotom gospodarującym środkami zfron użyte w § 4a rozporządzenia w sprawie zfron pojęcie „oszczędności”. Przede wszystkim powstała wątpliwość, czy oszczędny jest tylko taki wydatek, który został dokonany na najtańszą usługę lub produkt. Stanowisko BON z 3 lipca 2008 r. wyjaśniło, że wydatek oszczędny nie jest tożsamy z wydatkiem najtańszym. Każdorazowy wybór oferty najtańszej mógłby pociągać za sobą uszczerbek dla jakości produktu lub usługi, a w konsekwencji także dla rehabilitacji osoby niepełnosprawnej. Oszczędność w tym przypadku należy rozumieć jako angażowanie możliwie jak najmniejszej kwoty ze środków zfron, która pozwoli na osiągnięcie założonego celu. Jednocześnie jest wskazane, aby takie oszczędne wydatkowanie środków pozwoliło na zachowanie standardów wynikających ze szczególnych potrzeb osób z niepełnosprawnością. Warto więc przy dokonywaniu wydatku ze środków zfron dokonać analizy, która pozwoli ustalić, czy rezultat, który chcemy osiągnąć, można otrzymać mniejszym nakładem środków lub czy wydatkując takie same środki można osiągnąć jeszcze lepszy rezultat.
Zasada efektywności przy wydatkowaniu środków zfron jest zrealizowana, gdy pracodawca dokonuje optymalnego doboru metod i środków realizacji w stosunku do zakładanych efektów swoich działań. Zgodnie z definicją słownikową zwrot „optymalny” oznacza najlepszy w jakichś warunkach. Wydatkując środki zfron, należy więc wybrać sposób działania oraz użyć takich środków, które najszybciej, najpełniej i najkorzystniej pozwolą pracownikowi uzyskać zaplanowany efekt w obszarze rehabilitacji.
Konsekwencją nieprzestrzegania zasad celowości, oszczędności oraz efektywności w sytuacji, gdy poniesiony wydatek kwalifikuje się jako przysporzenie dla pracodawcy, będzie także odmowa wydania przez uprawniony do tego organ zaświadczenia o pomocy de minimis. Odmowa wydania zaświadczenia powinna nastąpić w formie postanowienia, na które pracodawcy służy zażalenie. Postanowienie powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne. W ramach toczącego się postępowania dowodowego pracodawca, który wnioskował o wydanie zaświadczenia, może przedstawiać wszelkie dokumenty, które potwierdzają, że dokonał wydatku ze środków zfron w sposób celowy, oszczędny i efektywny. Także organ udzielający pomocy może wezwać z własnej inicjatywy pracodawcę do okazania dowodów potwierdzających dokonanie wydatków z uwzględnieniem celowości, oszczędności i efektywności.
Dział tworzony jest przy współpracy z Polską Organizacją Pracodawców Osób Niepełnosprawnych