Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest zobowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadających różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych; DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.; zwanej dalej ustawą o rehabilitacji).
Przepisy ustawy o rehabilitacji przewidują jednak kilka wyjątków od powyższej zasady. Mianowicie, mimo nieosiągania 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych z wpłat zwolnieni są pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Ta grupa pracodawców została całkowicie zwolniona z obowiązku osiągania odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
Natomiast pracodawcy, którzy muszą dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON z tytułu niezatrudniania odpowiedniej liczby osób niepełnosprawnych, mogą obniżyć wysokość kwoty podlegającej wpłacie. Możliwość taką przewiduje art. 22 ustawy o rehabilitacji, który określonej grupie pracodawców przyznaje prawo do udzielania ulg we wpłatach na PFRON. Aby tak się stało, należy spełnić kilka warunków określonych w ustawie.
Wpłaty na PFRON ulegają obniżeniu z tytułu zakupu usługi (z wyłączeniem handlu) lub produkcji pracodawcy zatrudniającego co najmniej 25 pracowników, który osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych będących:
- osobami niepełnosprawnymi w stopniu znacznym lub
- osobami niewidomymi, psychicznie chorymi lub upośledzonymi umysłowo lub osobami z całościowymi zaburzeniami rozwojowymi lub epilepsją – zaliczonymi do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności – w wysokości co najmniej 30%.
Z brzmienia tego przepisu wynika, że podmiot uprawniony do udzielania ulg wcale nie musi posiadać statusu pracodawcy prowadzącego zakład pracy chronionej. A zatem pracodawcy niezapewniający warunków pracy chronionej po osiągnięciu powyższego wskaźnika zatrudnienia ogółem oraz osób niepełnosprawnych mogą udzielać ulg we wpłatach na PFRON swoim kontrahentom.
Osiąganie odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest tylko jednym z warunków, które należy spełnić, aby móc udzielać ulg we wpłatach. Kolejnym jest to, aby nabywca wywiązał się ze swojego obowiązku i terminowo uregulował należność za zrealizowaną produkcję lub usługę. Termin ten powinien być wskazany na fakturze. Przepisy zobowiązują sprzedającego do tego, aby wystawił nabywcy fakturę jako potwierdzenie dokonania sprzedaży usługi lub produkcji, gdyż dopiero terminowe opłacenie faktury przez nabywcę umożliwi sprzedającemu wystawienie informacji o kwocie obniżenia wpłaty. Wystawienie przedmiotowej informacji powinno nastąpić niezwłocznie po otrzymaniu wpłaty.
Przepisy ustawy o rehabilitacji wskazują, w jaki sposób należy wyliczyć kwotę ulgi. Do wyliczenia kwoty obniżenia wykorzystuje się następujący wzór:
Pk/Po x Wnzu/ZON x (ZON – 0,06 x ZOG),
gdzie:
Pk – przychód ze sprzedaży własnych usług, z wyłączeniem handlu, lub produkcji sprzedającego, realizowanych w danym miesiącu na rzecz pracodawcy zobowiązanego do wpłat,
Po – rzychód ogółem uzyskany w danym miesiącu ze sprzedaży własnej produkcji lub usług (z wyłączeniem handlu),
Wnzu – kwota wynagrodzeń wszystkich pracowników niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności pomniejszona o należne od nich składki na ubezpieczenia społeczne,
ZON – stan zatrudnienia wszystkich pracowników niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,
ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Powyższy wzór odwołuje się do pojęcia „własnej usługi lub własnej produkcji”. Problemy pracodawców z definiowaniem tego pojęcia w poszczególnych przypadkach wyjaśniło Biuro Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych w swoich stanowiskach. Pracodawcy udzielający ulg powinni pamiętać, że wykonanie usługi przez inne podmioty (podwykonawców) nie będzie stanowić usługi własnej, a tym samym nie da pracodawcy możliwości udzielenia ulgi. Natomiast w przypadku korzystania z pracowników innej firmy przy wykonywaniu usługi lub produkcji takie działanie nie wyłącza możliwości wystawienia kontrahentowi ulgi. Należy jednak pamiętać o tym, że kwoty wynagrodzeń tych osób nie są uwzględniane przy obliczaniu kwoty obniżenia, a zatem nie wpływają na wysokość kwoty ulgi, bez względu, czy sytuacja dotyczy pracowników tymczasowych czy też osób skierowanych do pracy w ramach niekwalifikowanego leasingu pracowników.
Ponadto BON w stanowisku z 30 kwietnia 2012 r. (sygn. BON-I-5231–136–2-LK/2012) wyraziło następującą opinię „w sytuacji zaistnienia okoliczności wpływających na wysokość kwoty ulgi (...), które nastąpiły po jej naliczeniu, należy dokonać korekty wystawionej informacji o wysokości obniżenia”. Jeśli nabywca wykorzystał całą ulgę w zawyżonej kwocie, wówczas zdaniem BON, również ma obowiązek dokonania korekty deklaracji wpłat na PFRON oraz uiścić kwotę stanowiącą różnicę między kwotą wpłaty należnej do zapłaty po dokonaniu obniżenia w ostatecznie ustalonej kwocie uwzględniającej o wysokości ulgi a kwotą wpłaty należnej do zapłaty po dokonaniu obniżenia we wstępnie ustalonej kwocie.
Przepisy art. 22 ustawy o rehabilitacji ograniczają możliwość wykorzystania przysługującej ulgi w pewnych sytuacjach. W przypadku gdy kwota obniżenia przewyższa 80% kwoty obowiązkowej wpłaty w danym miesiącu, wówczas różnicę zalicza się na poczet następnych miesięcy. Co ważne, pracodawca ma 12 miesięcy od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia na wykorzystanie przysługującej mu kwoty obniżenia. Ponadto w sytuacji gdy kwota obniżenia jest wyższa niż wartość realizowanej usługi lub produkcji, obniżenie przysługuje jedynie do wysokości kwoty wskazanej na fakturze.
Instytucja udzielania ulg we wpłatach na PFRON jest niejako alternatywą dla pracodawców, którzy są zobowiązani do dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON z tytułu nieosiągania odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. A jednocześnie wspiera tych pracodawców, którzy przez zatrudnianie osób niepełnosprawnych spełniają warunki określone w art. 22 ustawy o rehabilitacji w zakresie udzielania ulg. Dzięki temu zwiększa się atrakcyjność ich usług i produktów na rynku.