Przepisy ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm. – zwanej dalej ustawą o rehabilitacji) nakładają na pracodawcę legitymującego się statusem zakładu pracy chronionej (zpchr) obowiązek utworzenia zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (zfron). Każdy pracodawca dysponujący środkami zgromadzonymi na zfron ma obowiązek utworzyć zakładowy regulamin wydatkowania środków zfron, w którym powinny zostać szczegółowo określone zasady dysponowania środkami tego funduszu.
Zgodnie z § 5 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (DzU z 2007 r. nr 245, poz. 1810 ze zm. – zwanego dalej rozporządzeniem) treść regulaminu ustala pracodawca w uzgodnieniu z osobami, zapewniającymi doraźną i specjalistyczną opiekę medyczną, poradnictwo i usługi rehabilitacyjne na rzecz niepełnosprawnych pracowników tego zakładu oraz z działającymi w zakładzie związkami zawodowymi lub, w przypadku ich braku, przedstawicielami wybranymi przez niepełnosprawnych pracowników. Środki zgromadzone na zfron powinny być wydatkowane zgodnie z ustanowionym regulaminem, który należy podać do wiadomości pracowników zakładu przez jego ogłoszenie w miejscu ogólnie dostępnym. Przepisy art. 33 ust. 3 pkt 5 ustawy o rehabilitacji zobowiązują pracodawcę do przeznaczania co najmniej 10% środków zfron na pomoc indywidualną dla niepełnosprawnych pracowników i byłych niepełnosprawnych pracowników tego zakładu. Szczegółowe zasady udzielania pomocy, tryb i warunki wnioskowania o jej udzielenie oraz wydatki możliwe do sfinansowania w ramach pomocy indywidualnej powinny zostać uregulowane w regulaminie.
Przepisy § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia zawierają katalog wydatków możliwych do sfinansowania ze środków zfron w ramach pomocy indywidualnej. Zakładowy regulamin także musi zawierać katalog wydatków, jakie pracodawca może sfinansować pracownikom w ramach pomocy indywidualnej. Katalog ten nie może obejmować wydatków innych niż te, które zostały określone w przepisach rozporządzenia. W katalogu wydatków pomocy indywidualnej znajdującym się w regulaminie nie muszą znaleźć się wszystkie wydatki określone w przepisach rozporządzenia. Najważniejsze jest, aby nie było ich więcej niż w rozporządzeniu. W związku z powyższym lepiej jest, jeśli regulamin zawiera wszystkie wydatki określone w rozporządzeniu, wówczas pracodawca uniknie sytuacji, w której będzie chciał przyznać pomoc, a nie będzie mógł ze względu na to, że dany wydatek nie zostałby uwzględniony w zakładowym regulaminie, a byłby możliwy do sfinansowania ze środków zfron na podstawie przepisów rozporządzenia.
Zakładowy regulamin musi zawierać szczegółowe zasady przyznawania pomocy indywidualnej.
Regulamin powinien też zawierać katalog osób uprawnionych do ubiegania się o udzielenie pomocy indywidualnej, do których należą:
- osoby niepełnosprawne zatrudnione w zakładzie na podstawie stosunku pracy lub umowy o pracę nakładczą, w tym przebywające na urlopach bezpłatnych oraz urlopach wychowawczych; osoby niepełnosprawne będące uczniami odbywającymi praktyczną naukę zawodu w tym zakładzie; osoby niepełnosprawne – niepracujący byli pracownicy tego zakładu (na finansowanie wydatków związanych z ich rehabilitacją społeczną i leczniczą),
- rodzice lub prawni opiekunowie dzieci przebywających na koloniach, obozach oraz turnusach rehabilitacyjnych.
Pomocy indywidualnej udziela się na wniosek. A zatem w regulaminie należy także określić treść wniosku, który powinien zawierać:
- imię i nazwisko,
- nr PESEL, a w razie jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- cel, kwotę oraz formę wnioskowanej pomocy,
- uzasadnienie udzielenia pomocy – warto tutaj zwrócić uwagę, aby wpisywane uzasadnienia faktycznie wskazywały na zasadność poniesienia danego wydatku przez wnioskodawcę; wpisanie w uzasadnieniu jedynie sformułowania „refundacja zakupu leków” może zostać uznane przez organy przeprowadzające kontrolę za niewystarczające; uzasadnienie powinno być szczegółowe,
- oświadczenie o dochodzie i liczbie członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym.
Pracodawca może załączyć do regulaminu wzór wniosku o udzielenie pomocy – takie rozwiązanie z pewnością ułatwi zarówno pracodawcy rozpatrywanie takiego wniosku, jak i pracownikom ubieganie się o udzielenie pomocy. Ani przepisy ustawy, ani rozporządzenia nie zobowiązują pracodawcy do powoływania osobnej komisji do rozpatrywania wniosków o przyznanie pomocy indywidualnej. W związku z powyższym kwestia jej istnienia, składu i sposobu powoływania powinna być ustalona w regulaminie wydatkowania środków zfron.
Pomoc indywidualna może zostać udzielona w formie pomocy bezzwrotnej albo nieoprocentowanej pożyczki, która następnie może zostać częściowo lub całkowicie umorzona w przypadku, gdy została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem. Dlatego w regulaminie mogą znaleźć się zapisy wskazujące warunki, jakie należy spełnić, aby pożyczka mogła zostać umorzona.
W regulaminie należy także określić warunki przyznania pomocy oraz jej wysokość. Przepisy rozporządzenia przewidują, że wysokość przyznanej pomocy zależy od sytuacji materialnej i losowej wnioskodawcy. Pracodawca może ustanowić warunek, że pomoc nie może być przyznana tej samej osobie więcej niż 2 razy w ciągu roku kalendarzowego. Nie może natomiast uzależniać udzielenia pomocy np. od wymiaru zatrudnienia. Taki zapis byłby sprzeczny z obowiązującymi przepisami.
Wszelkie wydatki ponoszone z zfron powinny być udokumentowane, a zatem także pomoc indywidualna, w tym również pożyczki. W związku z powyższym warto określić w regulaminie, na podstawie których dokumentów pomoc indywidualna może zostać udzielona, np. faktury, rachunki, umowy sprzedaży. Na wypadek kontroli lepiej mieć udokumentowane wszelkie wydatki finansowane ze środków zfron, w tym także pomoc indywidualną, niż narazić się na ryzyko zarzutu ze strony organów przeprowadzających kontrolę.
Pracodawcy dysponujący środkami zfron mają obowiązek ustanowić zakładowy regulamin wydatkowania zfron. Dlatego warto, aby oprócz jego obligatoryjnej treści (określonej przepisami ustawy o rehabilitacji oraz rozporządzenia) znalazły się w nim również zapisy, które ułatwią pracodawcy przyznawanie pomocy indywidualnej oraz w sposób precyzyjny określają zasady ubiegania się o nią przez osoby niepełnosprawne.