Pracodawca będzie mógł zawrzeć lub rozwiązać umowę oraz prowadzić dokumentację w wersji elektronicznej. Akta przechowa tylko przez 10 lat.
Firma będzie mogła gromadzić dokumentację pracowniczą w wersji elektronicznej, a nie papierowej. Umowę o pracę zawrze za pośrednictwem e-maila. W tym samym trybie będzie mogła ją wypowiedzieć lub rozwiązać bez wymówienia. To tylko przykładowe propozycje zmian, jakie zawiera rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Realizuje on założenia pakietu dla przedsiębiorców (tzw. pakiet Morawieckiego).
– To bardzo pozytywna i długo oczekiwana zmiana. Na pewno ułatwi prowadzenie działalności przez pracodawców i zatrudnianie na podstawie umów o pracę – podkreśla dr hab. Monika Gładoch, radca prawny z Kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP.
Swoich obaw nie kryją za to związkowcy. Ich zdaniem tak szeroko ujęta zmiana wywoła problemy – w szczególności w zakresie rozwiązywania stosunku pracy.
Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.
Będzie łatwiej
Pierwsze pytanie, jakie nasuwa się w związku z proponowanymi zmianami, dotyczy tego, czy elektroniczną wersję dokumentów będą mogli stosować wszyscy pracodawcy, czy tylko ci, którzy dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z projektem jego posiadanie jest konieczne w przypadku tych akt, w których pracodawca i pracownik składają oświadczenia woli, a także mających istotny wpływ na przebieg zatrudnienia. Podpis będzie więc nieodzowny w razie np. zawierania lub rozwiązywania umowy o pracę za pośrednictwem e-maila. Firma musi jednak także przekazywać pracownikowi wiele informacji dotyczących zatrudnienia. W tych przypadkach podpis nie będzie konieczny. Każdy pracodawca za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie mógł np. przekazywać zatrudnionym informację o warunkach pracy (obejmującą m.in. wskazanie częstotliwości wypłat i wymiaru urlopu), jego rozkładzie czasu pracy, przepisach antydyskryminacyjnych. To duże ułatwienie, ale może wywoływać wątpliwości. Na przykład projekt nie precyzuje wprost, czy przy złożeniu wypowiedzenia lub dyscyplinarki w wersji elektronicznej obie strony mają dysponować podpisem, czy też tylko ta wypowiadająca lub rozwiązująca umowę. W takim przypadku jedna strona nie będzie miała też pewności, że druga zapoznała się z treścią e-maila. To bardzo ważne ze względu na ustalenie, od kiedy biegnie okres wypowiedzenia umowy.
– Tego typu wątpliwości mogłyby zostać usunięte, jeśli przepisy przewidywałyby domniemanie, że pracownik mógł się zapoznać np. z wypowiedzeniem w dniu wysłania e-maila. W przeciwnym razie spory sądowe w sprawie zwolnień poprzedzone byłyby długotrwałymi postępowaniami dowodowymi dotyczącymi terminu złożenia oświadczenia woli – uważa dr hab. Monika Gładoch.
Projekt precyzuje za to sam sposób digitalizacji dokumentacji. Jeśli pracodawca zdecyduje się na prowadzenie akt wyłącznie w wersji elektronicznej, po dokonaniu ich konwersji z formy papierowej (zeskanowaniu) dokumenty w wersji papierowej odda pracownikowi lub je zniszczy. Ze względu na to, że tylko nieznaczna część pracowników dysponuje podpisem elektronicznym, zatrudniający będzie mógł tworzyć dokumenty w wersji papierowej, następnie je digitalizować (skanować), uwierzytelniać kwalifikowanym podpisem i przechowywać na elektronicznym nośniku informacji. Istotne jest to, że dzięki takim rozwiązaniom będzie mógł prowadzić m.in. elektroniczne akta osobowe oraz ewidencję czasu pracy. W takiej formie stworzy też np. plan urlopów oraz wyda świadectwa pracy.
ZUS jak archiwum
Projektowane zmiany mają też duże znaczenie w zakresie ubezpieczeń społecznych. Pracodawcy od dawna krytykowali konieczność wielokrotnego powielania informacji dotyczących pracownika. Dlatego projekt przewiduje wprowadzenie tzw. nowej deklaracji informacyjnej. Przedsiębiorcy dane o pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze będą bezpośrednio przekazywać do ZUS. Organ ma także dysponować dokładnymi danymi o podstawie prawnej oraz przyczynie rozwiązania stosunku pracy, wypadkach przy pracy lub chorobach zawodowych.
Z punktu widzenia przyszłego emeryta najważniejsze będzie jednak to, że także na kontach poszczególnych osób pojawi się kwota przychodu będąca podstawą do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty. Przy czym zmiany nie zwolnią pracodawcy z obowiązku wystawienia świadectwa pracy. I choć szczegóły zostaną zawarte w rozporządzeniu, to już dzisiaj wiadomo, że nowy dokument będzie zawierać m.in. informacje o kwotach oskładkowanych wynagrodzeń (dane te będą przekazane przez pracodawcę w takiej formie, jak obecnie komunikuje się z ZUS). Jednocześnie ubezpieczony będzie mógł weryfikować swoje konto emerytalne na bieżąco za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS.
– I tu mogą się pojawić problemy, bo część pracowników może mieć utrudniony dostęp do swojego konta. Nie wszyscy mają komputery. A przecież ustawowe rozwiązania powinny gwarantować wszystkim jednakowe prawa – zauważa Wiesława Taranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ.
Projekt ustawy zakłada także stworzenie dwóch okresów przechowywania dokumentów. Na nowych zasadach – czyli przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę – będą przechowywane dokumenty dotyczące ubezpieczenia rozpoczętego po 31 grudnia 1999 r. Bez względu na to, czy to jest pierwsza praca, czy kolejna. Osoby, które zaczęły pracę przed 1 stycznia 1999 r. i nadal są zatrudnione, będą mogły spać spokojnie. Ich dokumenty sprzed reformy będą przechowywane przez 50 lat. ⒸⓅ
Polecamy: Kalkulatory
Zasady przechowywania dokumentacji
Etap legislacyjny: Projekt skierowany do konsultacji.